Журнал "Компетенции" Компетенции руководителя июль 2015 | Page 18
Зачем нужна
фотография рабочего дня
С
отрудник пишет все общими словами и крупными
блоками (2 часа звонил, 3 часа писал коммерческое
предложение). В этом случае просто попросите его
расшифровать подобные записи, наполнить их цифрами и
фактами (сколько именно и кому было сделано звонков,
какие и по какой тематике были подготовлены
предложения и пр.).
Если у сотрудника возникают сложности, и он не может восстановить картину,
возьмите день более близкий к сегодняшнему (например, вчерашний), предложите
то же самое сделать по нему. Если и это не помогает – также более тщательно
проконтролируйте его деятельность.
Фотография рабочего дня
Если метод выборочного отчета показал, что сотруднику тяжело конкретизи-ровать
свои действия, или же вы сразу хотите получить более четкий перечень того, чем он
занимается в рабочее время, имеет смысл проделать хронометраж. По-другому этот
способ называется фотография рабочего дня, то есть поминутное отражение дня с
учетом выполнения всех функций, а также отвлечений, личных дел и т.д.
Фотография рабочего дня позволяет:
• Повлиять позитивно на планирование времени, потому что, концентрируясь на
измерениях, сотрудник автоматически начинает решать задачу экономии времени. •
Выделить основные блоки действий сотрудника, оценить эффективность каждого
блока, сгруппировать или, напротив, разгруппировать их, а также определить вес
каждого (по времени или приоритетам).
• Статистически подсчитать среднее время на выполнение стандартных рабочих
функций, для дальнейшего использования при их нормировании, а также расчете
времени на нестандартные задачи.
• Определить наиболее частые и «весомые» поглотители времени, которыми могут
оказаться личные дела, частые отвлечения и любые другие моменты. Кроме этого,
по результатам анализа фотографии дня часто можно найти способы оптимизации и
непосредственно рабочего времени.
Для того, чтобы сотрудник мог провести фотографию рабочего дня, можно
подготовить специальный бланк в виде таблички (время/действия), или просто
положить рядом чистый листочек. Очень важно донести до сотрудников, что в
фотографию рабочего дня обязательно записывать все действия, в том числе мелкие,
незначимые, и носящие нерабочий характер (выходы в туалет и курилку, чай, ответы
на личные звонки), а для минимизации времени на саму фотографию имеет смысл
пользоваться сокращениями и условными обозначениями.
Для того, чтобы сотрудники вели фотографию близко к реальности, важно их
мотивировать, объяснив, что этот способ поможет прежде всего, им самим стать
эффективнее (ну и желательно проговорив, что по его итогам не будет применено
карательных мер). Желательно делать фотографию рабочего дня рабочую неделю
или две (тогда ее результаты будут самыми высокими), но начать можно и с трех
дней.
Деловой мир, http://delovoymir.biz
Автор: Анна Гулимова