Журнал "Компетенции" Компетенции руководителя июль 2015 | Page 18

Зачем нужна фотография рабочего дня С отрудник пишет все общими словами и крупными блоками (2 часа звонил, 3 часа писал коммерческое предложение). В этом случае просто попросите его расшифровать подобные записи, наполнить их цифрами и фактами (сколько именно и кому было сделано звонков, какие и по какой тематике были подготовлены предложения и пр.). Если у сотрудника возникают сложности, и он не может восстановить картину, возьмите день более близкий к сегодняшнему (например, вчерашний), предложите то же самое сделать по нему. Если и это не помогает – также более тщательно проконтролируйте его деятельность. Фотография рабочего дня Если метод выборочного отчета показал, что сотруднику тяжело конкретизи-ровать свои действия, или же вы сразу хотите получить более четкий перечень того, чем он занимается в рабочее время, имеет смысл проделать хронометраж. По-другому этот способ называется фотография рабочего дня, то есть поминутное отражение дня с учетом выполнения всех функций, а также отвлечений, личных дел и т.д. Фотография рабочего дня позволяет: • Повлиять позитивно на планирование времени, потому что, концентрируясь на измерениях, сотрудник автоматически начинает решать задачу экономии времени. • Выделить основные блоки действий сотрудника, оценить эффективность каждого блока, сгруппировать или, напротив, разгруппировать их, а также определить вес каждого (по времени или приоритетам). • Статистически подсчитать среднее время на выполнение стандартных рабочих функций, для дальнейшего использования при их нормировании, а также расчете времени на нестандартные задачи. • Определить наиболее частые и «весомые» поглотители времени, которыми могут оказаться личные дела, частые отвлечения и любые другие моменты. Кроме этого, по результатам анализа фотографии дня часто можно найти способы оптимизации и непосредственно рабочего времени. Для того, чтобы сотрудник мог провести фотографию рабочего дня, можно подготовить специальный бланк в виде таблички (время/действия), или просто положить рядом чистый листочек. Очень важно донести до сотрудников, что в фотографию рабочего дня обязательно записывать все действия, в том числе мелкие, незначимые, и носящие нерабочий характер (выходы в туалет и курилку, чай, ответы на личные звонки), а для минимизации времени на саму фотографию имеет смысл пользоваться сокращениями и условными обозначениями. Для того, чтобы сотрудники вели фотографию близко к реальности, важно их мотивировать, объяснив, что этот способ поможет прежде всего, им самим стать эффективнее (ну и желательно проговорив, что по его итогам не будет применено карательных мер). Желательно делать фотографию рабочего дня рабочую неделю или две (тогда ее результаты будут самыми высокими), но начать можно и с трех дней. Деловой мир, http://delovoymir.biz Автор: Анна Гулимова