Zbiór artykułów dla organizatorów imprez fanowskich KONcepcje (2017) | Page 57
Damian „Lemur” Olszewski
czy konkursy odbywały się przynajmniej jeden raz każdego dnia
konwentu. Dzięki temu zarówno twórcy programu zyskają większą
liczbę odwiedzających, jak i sama impreza zyska w oczach uczestników.
Należy także pamiętać, że priorytetem każdego koordynatora
i organizatora jest zapewnienie uczestnikom bezpieczeństwa. Konieczne
jest zatem wcześniejsze ustalenie z wystawcami, co konkretnie mają
zamiar przedstawiać na swoich stoiskach oraz jakich środków będą do
tego używali. Organizator musi mieć pewność, że wszelkie eksperymenty
i pokazy prowadzone są w sposób bezpieczny i profesjonalny, aby nikomu
nie stała się krzywda.
Wygodną opcją jest połączenie Strefy Stoisk Programowych ze Strefą
Fantastycznych Inicjatyw (to miejsce w zależności od wydarzenia
występuje pod różnymi nazwami), czyli obszarem, gdzie swoją
działalność promują organizacje, konwenty i wydarzenia kulturalne.
Jest to rozwiązanie o tyle wygodne, że dla uczestnika te dwa typy
stoisk pod względem funkcji niewiele się od siebie różnią (w końcu
chodzi tu głównie o promocję działalności), a ze strony logistyki jest
o wiele łatwiejsze do zorganizowania. W praktyce widać wyraźnie,
że odwiedzający stoiska programowe częściej zachodzą także do
tych promujących konwenty i fantastyczne organizacje, dzięki czemu
informacje o inicjatywach docierają do większej liczby osób. Jest
to jednocześnie dobry sposób, by zachęcić stoiska promocyjne do
rezygnacji ze staromodnych form promocji. Rozdawanie ulotek zza
stolika szkolnego nie przyciąga zbyt wielu uczestników; potencjalnego
nowego członka organizacji należy agresywnie zachęcić, podobnie jak
robią to właśnie stoiska programowe. Warto jest zatem wspomnieć
promującym konwent, że ich stoisko znajdzie się w sąsiedztwie takiej
strefy, gdzie będzie dużo atrakcji, dzięki czemu oni również będą mieli
okazję wykazać się kreatywnością w promocji. Malowanie twarzy?
Konkursy? Wspólne sklejanie modeli? Pomysłów oraz sposobów ich
wykonania jest wiele, ale ta część spoczywa przede wszystkim na
barkach samych wystawców.
Trudności może przysporzyć współpraca organizatora stoisk
programowych z innymi działami. Osoba, która podejmuje się
tego zadania, musi pamiętać, że nie jest to praca ściśle związana
z programem. Konieczne jest spisanie atrakcji, które będą miały
miejsce w Strefie, stworzenie tabeli programowej i zebranie
wszelkich opisów do informatora konwentowego, jednak nie jest to
jego jedyne zadanie. Lwia część pracy to przede wszystkim logistyka,
czyli rozmieszczenie stoisk oraz stały kontakt z wystawcami,
57