Zbiór artykułów dla organizatorów imprez fanowskich KONcepcje (2017) | Page 45
Artur „Dzikowy” Olchowy
Trzeba pamiętać, że ludziom też zdarza się „psuć”; odpowiedzialny
koordynator przygotowuje folder z informacjami na wszelki wypadek.
Zostawia na pulpicie plik, a w nim instrukcję, hasła do organizatorskich
skrzynek mailowych albo notatkę, w którym katalogu jest konwentowy
bajzel (to u mnie – ale można też mieć konwentowy porządek),
miejsce, w którym znajdują się dokumenty, wizytówki, PIN do telefonu
z kontaktami itd. Bo kryzysem może być wypadek, któremu ulegnie
koordynator lub jego niedyspozycja z dowolnego innego powodu, co
pociąga za sobą znaczne utrudnienie pracy całego zespołu.
Fakt, że po udanej imprezie idziemy z torbami również można
uznać za pewnego rodzaju kryzys. Szacowanie frekwencji jest łatwe
w przypadku starszych i bardziej stabilnych pod względem rozmiaru
wydarzeń, ale nawet takim może się przytrafić jakaś nieprzewidywalna
okoliczność: może to być katastrofa skutkująca żałobą narodową,
upał zniechęcający uczestników do wyjścia z domów, epidemia
grypy czy cokolwiek innego. W ten sposób impreza jest kilka tysięcy
złotych w plecy. Takiej sytuacji zapobiec można wyłącznie z dużym
wyprzedzeniem, na przykład szukając możliwości skredytowania
ewentualnej straty (zawsze się przyda dla komfortu psychicznego!) lub
po prostu od samego początku ciąć koszty.
Największym problemem jest przewidywanie kryzysów w samym
zespole. Braki kadrowe, brak motywacji i wypalenie, konflikty, inne
obowiązki – rodzinne lub zawodowe – mogą położyć nawet najbardziej
ambitny i najlepiej przygotowany projekt. Takie kryzysy wybuchają
najczęściej przed wydarzeniem, nie w trakcie, zazwyczaj dzieje się
to jednak na tyle późno, że pozostaje łatanie dziur, a nie planowe
modyfikowanie projektu i przesuwanie zasobów. W tym obszarze
konieczna jest asertywność, a także dużo szczerości i uczciwości.
Koordynator jest odpowiedzialny przede wszystkim za ludzi,
a dopiero później za wydarzenie. Jeżeli brakuje ci rąk do pracy,
jeżeli widzisz, że ludzie za dużo się poświęcają, żeby zrealizować
swoje zadania, to rozważ odwołanie imprezy. Im wcześniej się na to
zdecydujesz, tym mniej szkód i zmarnowanej pracy. Jeśli połowa
pionów nie jest obstawiona na początku projektu, to z pewnością nie
skompletujesz zespołu. Poza tym żaden konwent nie jest wart utraty
pracy, rozbicia związku, załamania nerwowego czy zawalenia roku
studiów! Lepiej pomóc w organizowaniu innego wydarzenia ekipie
z innego miasta.
Częstym i groźnym dla imprezy błędem kadrowym jest kluczenie
wokół kogoś, kto się nie wyrabia, nie wykazuje materialnych postępów
45