Zbiór artykułów dla organizatorów imprez fanowskich KONcepcje (2017)

Klaudia „Foka” Heintze towary na konwentach to ludzie uczciwi, z którymi współpraca przebiega nienagannie, jednak jak wszędzie, także i w tej materii zdarzają się wyjątki. Istnieje ryzyko, iż nieuzgodniony barter potraktowany zostanie jako okazja do wietrzenia magazynów i pozbycia się towarów, które zalegają w nich od lat; − − podział barteru: decydując się na wymianę barterową, warto zaplanować nie tylko liczbę potrzebnych nagród, lecz także ich podział. Barter gamingowy niekoniecznie sprawdzi się jako nagroda w konkursie literackim. I odwrotnie; − − pielęgnuj relacje: pamiętajmy, że wystawcy to nie tylko klienci imprezy, lecz także jej partnerzy – często wywierający duży wpływ na koloryt i atmosferę konwentu. Po zakończeniu imprezy warto podziękować za współpracę (osobiście lub mailowo) i zaprosić na kolejną edycję. Uwagi końcowe Budżet konwentu to złożony i dynamiczny system. Planując go, trzeba być przygotowanym na korekty i przesunięcia środków. Mimo tego warto zaplanować go starannie i możliwie dokładnie. Nie tylko dlatego, że planowanie pozwala uniknąć deficytów i niedoszacowań, lecz także dlatego, że wczesne planowanie pozwala na rozpoznanie rynku, wybór najlepszej oferty i oszczędności wynikające ze zniżek za wcześniejsze zamówienie (na przykład druku czy biletów). Pozwala również zaplanować transport i, co w przypadku imprezy kulturalnej jest nie bez znaczenia, poszukanie znajomości i sprzymierzeńców. Znalezienie instytucji i firm sprzymierzonych chętnych do partnerskiej współpracy daje szansę na załatwienie wielu kwestii bez nakładów finansowych. Jeśli partnerem i współorganizatorem jest dom kultury – pozwala to na darmową lokalizację, jeśli uniwersytet – na wynajęcie lokali po bardzo niskiej cenie. Ale na tym nie koniec. Beznakładowo lub dzieląc się kosztami można załatwić smycze i torby, jeśli oprócz logo imprezy znajdzie się na nich logo sponsora/partnera. Można beznakładowo wykarmić wolontariuszy i organizatorów, przyjmując ustaloną ilość jedzenia w zamian za prawo do postawienia punktu zamówień jedzenia na telefon na terenie konwentu. Bezkosztowo, w zamian za promocję, zorganizować można projekcję w kinie lub wycieczkę dla uczestników. Koszt sprowadzenia gości można w całości lub częściowo przerzucić na wydawnictwa. Koszt noclegów ograniczyć – na przykład jeśli gość zgodzi się zapozować do zdjęcia w hotelowych wnętrzach. Możliwości jest mnóstwo – zazwyczaj wystarczy zapytać. 13

Zbiór artykułów dla organizatorów imprez fanowskich KONcepcje (2017) | Page 13