Il pourrait également être utile de nommer 3 « gardiens » :
Un gardien du temps : son rôle est de garder un œil sur le temps, de déterminer le temps consacré à chaque point et de s'assurer que la réunion finisse dans les temps.
Un gardien de la mémoire : son rôle est de garder des traces de la réunion, qu’il s'agisse d’un compte-rendu, d’une mindmap, de photos, etc., tout format jugé utile par le groupe.
Un gardien du cœur : son rôle est d’être attentif à l’énergie et aux dynamiques de groupe, de signaler les baisses d'énergie du groupe et la nécessité d’y remédier, de mettre dans le visible les tensions et autres problèmes qui pourraient émerger et affecter le bon fonctionnement du groupe.
Le contenu de la réunion :
Vous pourriez prévoir plusieurs points pendant la réunion :
• Faire connaissance, découvrir les motivations de chacun et leurs rêves pour l’initiative de Transition
• Vous accorder sur ce qu’est la Transition
• Déterminer les domaines dans lesquels vous souhaitez agir avec votre initiative
• Découvrir les compétences et les talents de chacun, ainsi que des autres groupes auxquels vous pourriez être liés.
• Comprendre la façon dont chacun gère le stress ou la pression : voir @notre activité
• En cas d'événements déjà prévus, proposer aux personnes de donner un coup de main. Agir et travailler ensemble, c’est la meilleure façon de voir comment vous fonctionnez en équipe
• Faire évoluer activement le groupe, vos relations, vos objectifs communs, votre façon de fonctionner ensemble
Prenez du temps pour apprendre à vous connaître. C’est la qualité des liens que vous nouez qui déterminera la façon dont vous vous sortirez des périodes plus difficiles, des moments de désaccords ou d'échecs. Jetez un œil à nos fiches d'activités de « @Transition intérieure pour les réunions» qui proposent certains exercices assez géniaux et concrets pour amener un peu plus de profondeur et d'énergie à vos réunions.
Clôture : Prenez du temps pour débriefer la réunion
Il est bon de prendre l’habitude de s’accorder du temps à la fin de chaque réunion pour parler de la façon dont celle-si s’est déroulée, ce qui a bien marché et moins bien marché. Que pourriez-vous améliorer pour la fois suivante ? Si vous oubliez cette étape, vous n'avez aucun moyen de savoir si des personnes se sont senties exclues, frustrées ou perdues. Vous ouvrez également un espace qui permet de remercier les personnes qui ont fait en sorte que la réunion se passe bien (voir ci-dessus les « étapes de la vie d’un groupe »)
Vous pourriez également avoir besoin de :
Thé, biscuits/gâteaux, flipchart et marqueurs, un ordinateur pour prendre note, un moyen de gérer le temps.
ACTIVITÉ
17