The Essential Guide to Doing Transition. La Guía Esencial para Hacer la Transición. - Page 16

Tu primera reunión

Tu primera reunión es muy importante. Marcará el tono y la cultura de cómo tu grupo trabajará junto. El objetivo es que el grupo comience con un buen pie, acordando para qué están todos aquí, conociéndose, estableciendo cómo van a trabajar juntos, hacerse amigos. Algunos grupos intentan comenzar a hacer cosas muy rápido, pero luego se desmoronan; permitan que estas etapas tempranas tomen su tiempo. Esto te dará cimientos sólidos sobre los que construir.

Tendrás que hacer algunas cosas antes de la reunión:

• Invita a quienes van a asistir: piensa sobre quiénes deberían estar e intenta reunir la máxima diversidad posible dentro de tu comunidad

• Escoge un lugar: un lugar cómodo, que no excluye a nadie (ya sea por accesibilidad, razones culturales o religiosas, o por ser inaccesible para quienes dependen del transporte público)

• Designa a un facilitador: es importante desarrollar el hábito de tener un facilitador. El rol puede rotar, pero en la primera reunión asegúrate de que alguien sabe que estará tomando ese rol

Una de las claves para las buenas reuniones es abrirlas y cerrarlas con éxito. Aquí sugerimos algunas ideas para tu primera reunión, como también algunas sugerencias sobre cómo abrirlas y cerrarlas bien.

Apertura: Comienza con un check-in.

Comienza tu reunión con una ronda en la que cada uno habla, sin interrupción, por un par de minutos. Debería presentarse, hablar sobre cómo está, qué está pasando en su vida. A continuación, también puedes pedir a cada uno que reflexione brevemente sobre algo por lo que está agradecido en el momento o algo que aman sobre el lugar en el que viven. Comenzar así establece una cultura de que nos encontramos como amigos que nos cuidamos, más que como colegas con una agenda por la que debemos correr. Esto realmente marca una diferencia.

It can also be useful to appoint 3 ‘Keepers’:

A Keeper of the Time: whose role is to keep the meeting to time, to allocate times to different items and to make sure everything finishes on time

A Keeper of the Record: who keeps a record of the meeting, whether as minutes, a mindmap, or in whatever format the group feels would be useful

A Keeper of the Heart: whose role is to pay attention to the group’s energy and dynamics, to point out when any intervention might be needed due to low energy levels, underlying tensions or other issues that might emerge and affect the smooth running of the group.

The body of the meeting:

You could do all sorts of things during the meeting itself:

Get to know each other, find out more about why each person is here and their hopes for the Transition group.

Develop a shared understanding of Transition.

Decide what area you want your Initiative to cover.

Find out what skills people have and other groups they may be linked to

Understand each other’s ways of dealing with stress: see our activity here <Link>

If you have a programme of events planned, involve people in helping with these - it’s good to do some things together to find out how you work as a team.

Actively develop the group, its relationships, understanding and ways of working.

Take time to get to know each other. It is the relationships that you form that are a key part of what is going to keep you going through the rough patches, when there are disagreement and things maybe aren’t going very well.

Have a look at our activity sheet 'Inner Transition activities for meetings <Link>' which has some great, very practical exercises for bringing depth and energy to your meetings.

Closing: Make time to reflect on the meeting

It is good to get into the habit of making time at the end of your meeting to reflect on how it went and what worked, as well as what didn’t work? What could be done better next time? Without it, there is no way to pick up if people are feeling excluded, frustrated or confused. It also creates a space to thank those whose good work made the meeting go well (see ‘Stages of Group Life’ above).

You might also need:

Tea

Biscuits/cake

Flipchart paper and pens

A laptop for taking notes

Some way of keeping time

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También puede que necesites:

Té, galletas/pastel, papelógrafo y lápices, un computador para tomar notas, alguna forma de llevar el tiempo.