La gestione efficace di nuovi membri e volontari
Una delle preoccupazioni che spesso sentiamo dai gruppi di Transizione è quanto sia difficile gestire i nuovi membri e volontari, che magari partecipano ad alcuni incontri e poi si allontanano dal gruppo. Abbiamo pensato ai motivi per cui questo potrebbe succedere, e così qui vorremmo offrire alcuni suggerimenti su come si potrebbero coinvolgere in maniera efficace.
E' molto utile avere delle risorse (volantini o altro) che spiegano come è fatta la struttura e le procedure di base dell’organizzazione, includendo:
La struttura base dell'organizzazione
• Ruoli e compiti
• Gli aspetti finanziari
• La struttura dell'organizzazione: siamo una Onlus, un'impresa sociale, un'associazione...?
• Come si prendono le decisioni, come
vengono trascritte e implementate
• Informazioni sulle riunioni, come viene fatto l'ordine del giorno, gli accordi di base, i ruoli, le sale usate ecc, e a chi rivolgersi per avere ulteriori informazioni sul gruppo o sulle dinamiche di gruppo.
Questo può davvero aiutare le persone a orientarsi e ad avere chiarezza su come possono contribuire al meglio.
Alcune altre cose che potrebbero aiutare sono:
• Avere una persona il cui ruolo è quello di accogliere e incontrare nuovi volontari e agire come punto di contatto
• Questa persona può rispondere a eventuali domande e spiegare come funzionano le cose, magari in incontri informali fuori dalle grandi riunioni, e sostenere i "nuovi" nel trovare il proprio posto nel gruppo
Quando le nuove persone rivestono nuovi ruoli, può davvero aiutare esplicitare con la massima chiarezza:
• Qual è il ruolo che stanno ricoprendo
• Le competenze e impegno di tempo
• Come avverrà il passaggio di consegne
Se possibile, create un documento che descrive ogni ruolo, che sia volontario o pagato, temporaneo o di lunga durata.
Ecco quello che potrebbe accadere quando qualcuno si dimette o "lascia":
• La persona che detiene il ruolo informa gli altri che vuole dimettersi
• Da tutte le informazioni necessarie sul suo ruolo quando questo accade
• Si possono individuare più persone per sostituire il dimissionario, in modo da dividersi i compiti
• Quindi si invitano nuove persone a coprire il nuovo ruolo in parte o del tutto
É importante ricordare che coinvolgere nuove persone richiede tempo e che nel lungo periodo avere nuovi membri è l'unica cosa che rende un gruppo sostenibile. Inoltre, non fatevi prendere dalla smania di "fare-fare-fare": prendete il tempo per sostenere le persone, perchè possano essere efficaci e soddisfatte.
Transizione Kensal to Kilburn (Londra, UK) la raccolta da alberi da frutta locali. Foto: Jonathan Goldberg.
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La gestione efficace di nuovi membri e volontari
Una delle preoccupazioni che spesso sentiamo dai gruppi di Transizione è quanto sia difficile gestire i nuovi membri e volontari, che magari partecipano ad alcuni incontri e poi si allontanano dal gruppo. Abbiamo pensato ai motivi per cui questo potrebbe succedere, e così qui vorremmo offrire alcuni suggerimenti su come si potrebbero coinvolgere in maniera efficace.
E' molto utile avere delle risorse (volantini o altro) che spiegano come è fatta la struttura e le procedure di base dell’organizzazione, includendo:
La struttura base dell'organizzazione
• Ruoli e compiti
• Gli aspetti finanziari
• La struttura dell'organizzazione: siamo una Onlus, un'impresa sociale, un'associazione...?
• Come si prendono le decisioni, come
vengono trascritte e implementate
• Informazioni sulle riunioni, come viene fatto l'ordine del giorno, gli accordi di base, i ruoli, le sale usate ecc, e a chi rivolgersi per avere ulteriori informazioni sul gruppo o sulle dinamiche di gruppo.
Questo può davvero aiutare le persone a orientarsi e ad avere chiarezza su come possono contribuire al meglio.
Alcune altre cose che potrebbero aiutare sono:
• Avere una persona il cui ruolo è quello di accogliere e incontrare nuovi volontari e agire come punto di contatto
• Questa persona può rispondere a eventuali domande e spiegare come funzionano le cose, magari in incontri informali fuori dalle grandi riunioni, e sostenere i "nuovi" nel trovare il proprio posto nel gruppo
Quando le nuove persone rivestono nuovi ruoli, può davvero aiutare esplicitare con la massima chiarezza:
• Qual è il ruolo che stanno ricoprendo
• Le competenze e impegno di tempo
• Come avverrà il passaggio di consegne
Se possibile, create un documento che descrive ogni ruolo, che sia volontario o pagato, temporaneo o di lunga durata.
Ecco quello che potrebbe accadere quando qualcuno si dimette o "lascia":
• La persona che detiene il ruolo informa gli altri che vuole dimettersi
• Da tutte le informazioni necessarie sul suo ruolo quando questo accade
• Si possono individuare più persone per sostituire il dimissionario, in modo da dividersi i compiti
• Quindi si invitano nuove persone a coprire il nuovo ruolo in parte o del tutto
É importante ricordare che coinvolgere nuove persone richiede tempo e che nel lungo periodo avere nuovi membri è l'unica cosa che rende un gruppo sostenibile. Inoltre, non fatevi prendere dalla smania di "fare-fare-fare": prendete il tempo per sostenere le persone, perchè possano essere efficaci e soddisfatte.