5 SEF em Revista set/out 2014
Sistema de Informação e Gestão Automatizada de Processos
Em termos técnicos, os dados recolhidos e validados no front-office são integrados ao processo de workflow e são registados no sistema de back-office. A integração com o sistema de back-office é realizada através da invocação de serviços disponibilizados numa camada de Web services. Na componente de gestão documental são armazenados os documentos em formato digital e os dados associados aos processos. A gestão documental permite a implementação de funcionalidades como o controlo de acesso aos documentos.
Destinado à gestão dos processos iniciados no front-office, o sistema representa, face ao utilizado anteriormente, um salto qualitativo, significativo, em termos de funcionalidades de interface com o utilizador. Equipamentos de digitalização, scanners de impressões digitais ou equipamento fotográfico são integrados nos processos, de forma a facilitar o trabalho dos funcionários e implementando mecanismos de segurança acrescida da informação. A integração com equipamentos como o quiosque de recolha de dados biométricos permite um aumento assinalável da segurança e correção da informação, bem
como a deteção e prevenção de fraudes.
O SIGAP permite, ainda, manter a informação sobre a legislação aplicável e em vigor, orientando o utilizador nas suas interações com os utentes do serviço. Como resultado de aplicação deste modelo de trabalho, é possível harmonizar a prestação de serviços nos vários locais de atendimento.
Face às características do serviço que o SEF pretende fornecer ao cidadão, a preocupação no desenvolvimento de uma solução centrou-se na validação do cumprimento dos requisitos de negócio (funcionais) e não numa qualquer solução tecnológica. Não obstante, houve naturalmente uma preocupação séria com a tecnologia baseada na solução. Acima de tudo, a preocupação essencial foi a de encontrar uma tecnologia aberta que não só permitisse a implementação de um sistema de informação que respondesse às necessidades identificadas, mas que também permitisse uma evolução segura e certa para responder a necessidades futuras.
O primeiro posto de atendimento do SEF dotado de SIGAP foi inaugurado em
fevereiro de 2008. Hoje o sistema é uma realidade em todo o território nacional, na generalidade dos balcões de atendimento
do SEF.
A implementação do SIGAP refletiu, assim, uma mudança na generalidade dos processos de trabalho, implicando uma alteração em todo o sistema de atendimento, na componente humana, nos equipamentos nos sistemas de comunicação e nos sistemas de informação que o suportam.
Sublinha-se como resultado prático da aplicação efetiva deste sistema de informação no atendimento ao público, uma redução substancial nos tempos médios de espera de atendimento e do tratamento processual, com impacto relevante na vida dos cidadãos que recorrem aos serviços de atendimento do SEF.
"O sistema SIGAP, veio proporcionar uma maior interação e intuição nos procedimentos processuais tramitados em conformidade com a solicitação do utente, em relação a sua permanência em Território Nacional. (…) Veio de um modo geral simplificar os procedimentos relativos à tramitação da concessão e renovação de Autorizações de Residência."
Fátima Teixeira, Diretora Regional do Algarve