En este sentido, el PMI establece quizás uno de los grupos más numerosos de herramientas (11 en total), arrojando como salida la esencia del producto o servicio que motiva al proyecto: los requisitos documentados, y la matriz de trazabilidad de los requisitos.
La correcta interpretación y ejecución de estos procesos se traduce en la producción de entregables de calidad, en la cantidad justa, dirigidos a los actores clave de cada fase, de manera fluida y constante, minimizando los cambios durante toda la vida del proyecto.
Por el contrario, una incorrecta gestión de los mismos; sobre todo en fase temprana del proyecto, incrementa sustancialmente los riesgos asociados; y en muchos casos, genera condiciones catastróficas.
Una buena gestión de los requisitos del proyecto, generalmente incluye:
1) Clara Identificación de los interesados claves (sobretodo los que alimentan requisitos)
2) Obtención de sus requerimientos (no solo los evidentes) de manera clara y lo mas completa posible; toda ambigüedad debe ser eliminada o minimizada con intensidad.
3) Priorizar los requerimientos obtenidos
4) Retroalimentarlos con todos los interesados del proyecto.
5) Vincular los requisitos obtenidos a la Work Breakdown Structure; y en consecuencia con los listados de entregables.
6) Gestión iterativa de riesgos.