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Ya sabemos que, si queremos conseguir el éxito, en la implementación de una herramienta para gestionar nuestra PMO, tenemos que hacerlo poco a poco, y adaptándolo a nuestra madurez en gestión de proyectos, y para ello, lo deberemos desglosar en dos módulos:
• Módulo 1: Implementación Gestión de proyectos, recursos e informes.
• Módulo 2: Implementación Gestión del portafolio e informes.
Hoy, nos vamos a centrar, en las necesidades para conseguir el éxito en la implementación del primer módulo, y otro día, hablaremos sobre el segundo.
Una duda que se nos plantea, cuando empezamos a pensar en una implementación, es, ¿Cuánto tiempo va a durar?, la respuesta no es sencilla, todo dependerá del alcance al que queramos llegar, y ese alcance, lo definiremos en la toma de requisitos.
Para implementar la Gestión de proyectos, recursos e informes, tenemos que tener en cuenta los siguientes requisitos (no vamos a entrar en la parte técnica, solo en la parte funcional)
• Seguridad para los usuarios
• Gestión de recursos
• Campos empresariales
• Indicadores gráficos
• Tablas de consulta o búsqueda
• Vistas
• PDPs (Páginas de proyecto)
• EPTs (Tipos de proyecto)
• Colaboración en sitio de proyecto
• Documentación en sitio de proyecto
• Informes
La toma de requisitos será igual, para una implementación con pocos usuarios a nivel local, que, para otra con muchísimos usuarios a nivel multinacional, la diferencia estará en la cantidad y desglose de información que necesitemos en cada uno de los requisitos.
Seguridad para los usuarios:
Quizá, este sea uno de los requisitos más complicados, ya que viene relacionado con los diferentes perfiles de usuarios, y esto está asociado, con lo que puede hacer y ver cada uno de esos usuarios en la herramienta.
En una gestión de proyectos, podemos tener los siguientes perfiles:
• Administrador
• Gerente del portafolio
• Visor del portafolio
• Gerente de proyecto
• Gerente de recursos
• Jefe de equipo
• Miembro de equipo
Gestión de recursos:
Los recursos pueden ser de 3 tipos:
• Trabajo se utiliza para personas y maquinaria, en las que nos interesa tener un control del tiempo trabajado. Ejemplos: un técnico o una máquina de una fábrica.
• Material se utiliza para los suministros consumibles, en los que nos interesa saber el número de unidades. Ejemplos: un ordenador o unos lapiceros.
• Costo se utiliza para costos independientes, que tenemos que asignar a las tareas. Ejemplos: una comida en un restaurante o un pasaje de avión.
Si queremos que un usuario sea recurso de tipo Trabajo, tenemos que asignarle el perfil Miembro de equipo.
Campos empresariales:
En una gestión de proyectos hay muchos campos disponibles, pero la base está en cinco:
• Comienzo se utiliza para indicar la fecha de comienzo de una tarea o proyecto.
• Fin se utiliza para indicar la fecha de finalización de una tarea o proyecto.
• Duración se utiliza para indicar el tiempo laboral, que trascurre desde el Comienzo hasta el Fin, de una tarea o proyecto.
• Trabajo se utiliza para indicar el tiempo que los recursos invierten en una tarea o proyecto.
• Costo se utiliza para indicar el dinero que cuesta un recurso, tarea o proyecto.
A parte de todos los campos disponibles por defecto, podemos configurar otros campos empresariales.
Indicadores gráficos:
Son un tipo de campo especial, que configuramos con una fórmula, para que al cambiar de valor se represente gráficamente, con diferentes indicadores o colores. Se les suele llamar Semáforos, por los colores Rojo, Amarillo y Verde.
Tablas de consulta o búsqueda:
Se utilizan para configurar una relación de valores, que se despliegan en algunos campos empresariales.
Vistas:
Se utilizan para mostrar la información de proyectos, tareas, recursos o asignaciones.
Las configuramos en base a los campos empresariales que se quieran visualizar, y se pueden ordenar o agrupara por los campos que deseemos.
PDPs (Páginas de proyecto):
Se utilizan para mostrar o editar, en formato de ficha, información de los diferentes campos empresariales del proyecto.
EPTs (Tipos de proyecto):
Se utilizan para crear los diferentes tipos de proyecto, y viene asociados con el flujo de trabajo, el cronograma y el sitio de colaboración.
Colaboración en sitio del proyecto:
A cada proyecto se le puede asociar un sitio de colaboración, para que el equipo del proyecto pueda colaborar, y todos tengan un punto de encuentro para ese proyecto, pudiendo asociarlo con problemas, riesgos, entregables, calendario, reuniones, y todo lo que se nos ocurra que pueda estar en un sitio web.
Documentación en sitio del proyecto:
Es un añadido dentro del sitio del proyecto, para almacenar toda la documentación.
Informes:
Toda la información de proyectos, tareas, recursos y asignaciones, se puede exportar fácilmente fuera de la herramienta, para mostrar información en otras herramientas.
Y, para terminar, un consejo final:
“Conviene realizar varias sesiones de toma de requisitos, para dejar muy bien definido el alcance del proyecto.”