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Es de todos conocido, que la gran mayoría de cosas que realizamos en nuestra vida, necesitan seguir unas pautas, tenemos que pensar en las actividades que vamos a realizar, en lo que necesitamos para realizarlas, en el tiempo que invertiremos, en las fechas que las tendremos, y a veces, en lo que nos costaran. Para alguna de ellas, tomaremos nuestras propias decisiones, pero en muchas ocasiones, tendremos que consultar antes de realizarlas.
Dependiendo de la dificultad de lo que tengamos que realizar, a lo mejor, nos vale con mantenerlo en nuestra cabeza o apuntarlo en un papel, si la cosa se complica, utilizaremos un documento o una hoja de cálculo para tenerlo más organizado, pero en muchas ocasiones, podremos optar por una herramienta específica para gestionar proyectos.
Lo curioso es, cuando ves en una empresa a gente hablando sobre sus actividades de memoria, algunos las muestran dibujadas en un papel, otros en documentos, y los más avanzados, en hojas de cálculo con sus gráficos. Por supuesto, que muchos utilizan herramientas para gestionar proyectos, bueno, más que utilizar, intentan utilizarlas, ya que nadie les ha capacitado para sacar el máximo provecho a dicha herramienta. Pero también existen, los que están muy bien organizados, bien capacitados, bien culturizados en gestión de proyecto, y que gracias una buena gestión de su PMO, consiguen el éxito en sus proyectos.
Tenemos que tener en cuenta, que una buena gestión de nuestra PMO, tiene que estar soportada por una herramienta, que nos ayude a controlar todo el ciclo de vida de nuestro proyecto, desde que arranque la idea hasta que lo cerremos, por supuesto, pasando por todas las fases y etapas, y adaptándola, para que se realicen todos los procesos que creamos necesarios.
Si queremos conseguir el éxito, en la implementación de nuestra herramienta, tenemos que hacerlo poco a poco, y adaptándolo a nuestra madurez en gestión de proyectos, para ello vamos a desglosarla en dos módulos:
• Módulo 1: Implementación Gestión de proyectos, Gestión de recursos e informes.
• Módulo 2: Implementación Gestión del portafolio e informes.
Sé que muchos de vosotros, pensaréis que me he equivocado en el orden, pero no, no vamos a empezar la casa por el tejado. Cuando tenemos que implementar, hay que hacerlo paso a paso y de abajo a arriba:
Proyecto –> Tareas –> Recursos
Ideas –> Iniciativas.
Aquí está mi recomendación de 5 pasos, para que la herramienta implementada, sea exitosa para gestionar nuestra PMO:
Paso 1 – Gestión de proyectos
Sería un gran éxito, poder tener una herramienta, en la que visualizásemos una consolidación de proyectos, y que viésemos la realidad y desviaciones de todas las fechas de comienzo y fin.
• Podremos controlar tres variables muy importantes: Comienzo, Fin y Duración.
• Solamente entrarán en juego los Gerentes de proyecto y Directivos.
• Lo conseguiremos con la implementación del Módulo 1 – Gestión de proyectos
Paso 2 – Gestión de recursos (Los recursos no participan)
Cuando seamos lo suficientemente maduros, gestionando nuestros proyecto y tareas, podremos pensar en agregar los recursos a las tareas, pero importante, estos recursos todavía no entrarán a la herramienta.
A veces nos interesará, solo tener recursos genéricos y no personalizados.
• Empezaremos a controlar una variable nueva: Trabajo.
• Hablaremos con los recursos y nosotros agregaremos su esfuerzo a la herramienta.
• Entrarán en juego los Gerentes de recursos, pero no los recursos.
• Lo conseguiremos con la implementación del Módulo 1 – Gestión de recursos.
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