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En este segundo artículo se profundiza en el dominio Gobierno y las variables que lo conforman.
Dominio Gobierno: se entiende gobierno como el ejercicio del poder y la autoridad. El poder es un atributo intrínseco al nivel jerárquico dentro de la organización; sin embargo todas las personas tienen el poder de decidir si ejecutan o no una tarea. Autoridad es un atributo que se gana; es la recompensa al conocimiento, a la experiencia, a la buena práctica de habilidades blandas como la comunicación, el empoderamiento, el reconocimiento al logro, el ejercicio del liderazgo colectivo. El gerente de PMO debe en lo posible movilizar al equipo vía la autoridad más que con el poder. Debe construir autoridad mediante el ejemplo.
El dominio Gobierno , agrupa las variables: alineamiento estratégico con entregables clave: el plan estratégico de PMO, las políticas, marcos de referencia, estructura y código de gobierno, ética y regulación.
El plan estratégico de PMO está en línea con el plan estratégico de la organización (alineamiento estratégico) y debe contener los siguientes elementos:
• Misión: razón de ser de la PMO. Responde al por qué de la PMO. Su propósito.
• Visión de Futuro: como aspira el equipo a que se vea la PMO en el mediano/largo plazo.
• Análisis interno (variables controlables por la organización) identificación de las fuerzas restrictivas y las fuerzas impulsoras que frenaron/impulsaron los logros de la organización en un período de tiempo determinado.
• Análisis externo (variables no controlables por la organización) identificación de las fuerzas restrictivas y las fuerzas impulsoras que frenaron/impulsaron los logros de la organización desde el entorno y en un período de tiempo determinado.
• Análisis del futuro en términos de oportunidades y amenazas, basados en análisis del entorno, variables macroeconómicas, competidores, innovación.
• EL BSC (Balanced Scorecard) de proyectos que son la conversión de la estrategia en el portafolio de proyectos de corto, mediano y largo plazo.
• El presupuesto: se identifican las fuentes y usos de recursos económicos del BSC.
• Los índices de desempeño del plan.
Las políticas de PMO son las directrices para que todos los interesados dentro de los portafolios/programas/proyectos tengan demarcada la cancha y puedan tomar decisiones ágiles en el marco de la regulación interna. Tener claro lo que no se debe hacer, lo demás queda para que la imaginación vuele. Las políticas generan orden en la PMO.
Marcos de referencia: el alineamiento con marcos de referencia reconocidos internacionalmente tales como ITIL, TOGAF, Scrum, Agile, Cobit 5, Lean, Six Sigma, PMI, es clave para tener un modelo de carácter global, en especial para organizaciones transnacionales. Un modelo de Gobierno & Gestión de PMO alineado con marcos de referencia internacionales le permite al gerente de PMO interactuar con confianza con sus pares en cualquier país del mundo.
Estructura & Código de Gobierno. La estructura de gobierno permite establecer las instancias donde se toman las decisiones. No debe confundirse con la estructura organizacional a la que pertenece la PMO. Es una estructura de toma de decisiones, de soporte a los equipos generadora de directrices, políticas, aprobaciones, facilita la movilización. El código de gobierno de PMO está en línea con el código de buen gobierno institucional y contiene directrices propias para la ejecución de proyectos.
Ética y Regulación. El marco ético es un pilar fundamental en la ejecución de proyectos; PMBOK hace énfasis en el comportamiento ético de los interesados de un portafolio/programa/proyecto; los principios y valores de la organización y los de cada persona deben estar alineados. Si bien es cierto nadie contradice este postulado, es evidente que en infinidad de proyectos el mal comportamiento ético de algunos ha contaminado la imagen del PM en materia grave. Es responsabilidad de los PM, hacer todo lo que este a su alcance por que se reduzca la brecha no ética que ronda sobre todo los megaproyectos donde se ejecutan cuantiosos presupuestos. Igual en proyectos de menor envergadura. La ética no tiene límites salvo que los seres humanos se los pongan.
La regulación aparentemente demarca la cancha de la ética haciendo explícito lo que sí y lo que no se puede hacer desde el ordenamiento legal; sin embargo no todo lo que explícitamente no es legal significa que es legal; es ahí donde la ética cobra mayor relevancia. El dominio Gobierno dentro del modelo, le permite al gerente de PMO alinear a todos los interesados en torno a un marco de referencia propio y único de su organización que lo diferencia de los competidores. Los dominios Gestión y Control complementan el modelo.
Referencias Bibliográficas
PMBOK, 5ª Edición, Project Management Institute.
Productivity Engineering and Management, David Sumanth, David J. Sumanth, Ph. D, McGraw Hill Organizational Culture & Leadership, Edgar H. Shein, Jossey – Bass 2010
Execution, Jack Welch, rh Business Books, 2009
Gerente de PMO: Primeros 100 Días (II)
Alvaro E. Gómez, PMP®