El éxito de un proyecto no siempre depende de entregar un resultado dentro del cronograma y del presupuesto. En verdad, su éxito es medido por cuanto su resultado es efectivamente aprovechado. El caso de la farmacéutica americana Fox-Meyer Drug nos ayudará a entender por qué. Ella invirtió US$65 millones en la implementación de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). Los problemas generados afectaron la continuidad del negocio, al punto que no logró mantener un nivel mínimo de desempeño y fue declarada en bancarrota. Una inversión de US$65 millones en un nuevo sistema, generó una destrucción de una empresa que valía US$40 mil millones. Los gerentes de proyecto podrían argumentar que todo fue ejecutado de acuerdo con lo planeado, atendiendo todos los requisitos de tiempo, costo, calidad, etc. Pero los ejecutivos argumentarían que, a pesar de bien ejecutado, no generó el valor esperado para el negocio.
Nadie adelgaza por usar ropas deportivas.
Estamos de acuerdo en que nadie adelgaza por usar ropas deportivas. Adelgazar exige que el individuo vista las ropas y las use para ejercitarse. De forma similar, vestir la empresa con nuevos sistemas y/o procesos, no garantiza resultados. Las personas y la organización necesitan ser movilizadas para aprovechar el resultado del proyecto, haciendo las cosas de forma diferente. Este es un verdadero desafío para el gestor, pues esta preparación puede ser tan difícil como movilizar miles de personas para hacer deporte. ¿Cómo puede el gestor preparar las personas y la organización para aprovechar los resultados de sus proyectos? La respuesta está en la aplicación de metodologías formales de gestión de cambios.
La gestión de cambios complementa la gestión de proyectos aumentando las chances de apropiación del resultado y administrando los factores que podrían impedir su adopción. Esto puede significar preparar los funcionarios para adoptar nuevos sistemas, nuevos procesos, nuevos paradigmas o desarrollar una nueva cultura corporativa. Los ciudadanos pueden ser preparados para una nueva forma de hacer las cosas, adoptar nuevos comportamientos, como usar el cinturón de seguridad o hacer tramites vía internet. Es tan importante aplicar la gestión del cambio para garantizar resultados, que Ministerio de la Tecnología de la Información e de las Telecomunicaciones del gobierno colombiano, incluyó la gestión de cambio entre sus políticas. ¿Cómo podemos introducir la gestión de cambios en los proyectos? Comenzaremos ilustrando un concepto importante.
El gestor que quiera potencializar sus resultados necesita tener presente, siempre y en todo momento, que la personas no hacen las cosas porque alguien los obliga. Las personas hacen las cosas por sus propios motivos. La premisa aquí es abandonar la motivación extrínseca, donde la motivación viene de afuera, para la motivación intrínseca, en donde la motivación viene de adentro. En lugar de ordenar y mandar, se ofrecen motivos para que cada individuo se motive a actuar.
Cuando se trata motivar para hacer las cosas de forma diferente, nos encontraremos con un problema común en los proyectos: la resistencia. Debido al miedo natural de los seres humanos a salir de su zona de conforto, los individuos tienden a actuar en dirección contraria a la del proyecto. Veamos los tips para ayudar a los individuos a adquirir los motivos para hacer la transición desde su zona de conforto para un nuevo escenario.
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