Pero para lograr determinar la importancia de que exista una PMO, recordemos primero que según lo establecido por la guía de PMBOK, un proyecto es “un esfuerzo temporal que se lleva a cabo, para crear un producto, servicio o resultado único” (PMBOK, 2008); entonces, la Gestión o Gerencia de Proyectos “consiste en la aplicación de habilidades, conocimientos, herramientas y técnicas según las nueve áreas del conocimiento, en las distintas etapas que conforman un proyecto, para lograr cumplir los objetivos estratégicos del mismo” (PMBOK, 2008), estas definiciones son claras; pero, en palabras de Calderón (2013), lo anterior solo se logra mediante la aplicación e integración de los procesos de dirección de proyectos de inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control, y cierre que son la columna vertebral para una PMO. Ahora, ¿Qué es una PMO?; existen diversas definiciones como la de Chávez (2014); para quien, una PMO (project management office) “es una estructura de dirección que se encarga de estandarizar los procesos de gobierno de los proyectos, maximizar el uso de recursos, proveer metodologías, herramientas y técnicas de dirección de proyectos” o la del Project Management Institute (PMI),(2008)para quienes una Oficina de Administración de Proyectos (PMO), “es una entidad dentro de una organización cuyas responsabilidades van desde el suministro de funciones de soporte para la dirección de proyectos hasta la dirección directa de un proyecto”; bueno y en ultimas ¿Por que se necesita de una PMO?, en palabras de Rodriguez (2000), se debe tener muy en cuenta la demanda por una gerencia eficaz, la multiplicación del número de proyectos, así como la creciente complejidad de los mismos, aspectos que se convierten en una muy buen justifgicación para la implementación de una PMO.
Manteniendo el enfoque de la guía PMBOK (PMI Project Management Institute (2013), se presentan tres tipos de estructuras de PMO en las organizaciones, las cuales dependen del grado de control e influencia que ejercen sobre los proyectos; la primera de ellas es la PMO de apoyo, que desempeña un rol consultivo para los proyectos, suministrando plantillas, mejores prácticas, capacitación, acceso a la información y lecciones aprendidas de otros proyectos. Este tipo de oficina de proyectos sirve como un repositorio de proyectos y ejerce un grado de control reducido. La segunda de ellas es la PMO de control, quienes proporcionan soporte y exigen cumplimiento por diferentes medios, este cumplimiento puede implicar la adopción de marcos o metodologías de dirección de proyectos a través de plantillas, formularios y herramientas específicos, o conformidad en términos de gobierno, ejerce un grado de control moderado y por último se encuentran la oficina de proyectos directivas las cuales ejercen el control de los proyectos asumiendo la propia dirección de los mismos y ejercen un grado de control elevado segun las directrices del (PMI) Project Management Institute (2013).
Y la respuestas clara al ¿porque debe existir una PMO?, se enfoca en sus funciones claves, que según el Project Management Institute (2008), son las siguientes: • Servicio de apoyo administrativo, tales como la definición de políticas, metodologías y plantillas. • Capacitación y asesoría a los directores de proyectos. • Apoyo a los proyectos y establecimiento de lineamientos y capacitación sobre la administración de proyectos y el uso de herramientas. • Alineación del recurso humano del proyecto. • Centralización de la comunicación entre directores de proyecto, patrocinadores, gerentes y otros grupos de interés e igualmente autores como Julca; Cateriano; Morales; Ruiz & Terán (2016) refuerzan su necesidad al afirmar que existen unas claras ventajas de implementar una PMO en las organizaciones como un mejor control sobre la gestión y administración de los recursos, costos y actividades, un soporte para la toma de mejores decisiones, una aplicación de los procesos estandarizados que aseguran fiabilidad en los resultados y aplicaciones, y asignación controlada de recursos; traduciendose en incremento de la eficiencia, reducción del trabajo duplicado y disminución de costos; se propicia una mejor comunicación interna y se garantiza alineación organizacional; se mejora la planeación estratégica, mediante una adecuada gestión de cartera, se logra fomentar el profesionalismo y la madurez en la gestión de proyectos, se incentiva el aprendizaje organizacional, hay una reducción de errores y fallos de proyectos considerando: las lecciones aprendidas, personal mejor capacitado, una atmósfera positiva y respaldo a los gerentes de proyectos, se facilita la administración de proyectos, y se proporciona visibilidad de los proyectos que están siendo gestionados. Aunque igualmetne s epresentan unas desventajas reconocidas tambien ya que puede ser percibida como un ente burocrático, el personal no preparado puede ser un riesgo, puede existir una falta de herramientas de automatización de los procesos, posiblemente puede ser difícil medir el éxito de una PMO y sobre todo la cultura y el cambio pueden convertirse en enemigos para la organización si no se logra manejar e implementar metodicamente.