REVISTA DIRECCIÓN DE PROYECTOS PMI PANAMÁ ENERO 2017 - Page 37

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Como comentamos en artículos anteriores, si queremos conseguir el éxito, en la implementación de una herramienta para gestionar nuestra PMO, tenemos que hacerlo poco a poco, y adaptándolo a nuestra madurez en gestión de proyectos, y para ello, lo deberemos desglosar en dos módulos:

Módulo 1: Implementación Gestión de proyectos, recursos e informes.

Módulo 2: Implementación Gestión del portafolio e informes.

Partiendo de que ya tengamos bien implementado el primer módulo, vamos a ver cómo conseguir el éxito en la implementación del segundo.

Para implementar la Gestión del portafolio e informes, tenemos que tener en cuenta los siguientes requisitos (no vamos a entrar en la parte técnica, solo en la parte funcional)

• Fases y Etapas del flujo de trabajo

• PDPs (Páginas de proyecto)

• Campos obligatorios

• Campos de solo lectura

• Aprobadores de la etapa

• Colaboración en sitio de proyecto

• Documentación en sitio de proyecto

• Objetivos estratégicos

• Análisis del portafolio

• Informes

La toma de requisitos para la Gestión del portafolio, va a depender mucho de la madurez de la PMO, a veces nos encontramos una buena metodología siguiendo los estándares del PMI, otras veces hay una metodología propia de la Organización, y en muchas ocasiones, no hay ni metodología o no se conoce que es una metodología.

Fases y Etapas del flujo de trabajo.

El ciclo de vida de un proyecto está compuesto por Fases, y dentro de cada una de ellas, tenemos que definir la Etapas. Dependiendo de la metodología que estemos utilizando o que queramos utilizar, este ciclo de vida tendrá un flujo de trabajo más o menos complicado.

Por ejemplo, podríamos tener las siguientes Fases:

• Creación

• Selección

• Planificación

• Gestión

• Cierre

Y dentro de la Fase de Creación, por ejemplo, podríamos tener las siguientes Etapas:

• Proponer la idea

• Revisión inicial

• Completar solicitud

• Idea suspendida

• Idea cancelada

PDPs (Páginas de proyecto)

Se utilizan para mostrar o editar, en formato de ficha, información de los diferentes campos empresariales del proyecto. Por cada etapa del flujo de trabajo, se van a definir los PDPs que queramos visualizar.

Campos obligatorios

En los PDPs podemos definir los campos que queramos que sean obligatorios, para que la etapa a la que pertenezcan pueda completarse.

Campos de solo lectura

En los PDPs podemos definir los campos que queramos de solo lectura, para que en la etapa a la que pertenezcan se puedan visualizar, pero no modificar.

Aprobadores de la etapa

Una etapa se puede aprobar, rellenando los campos obligatorios, cumpliendo una condición o por una persona o grupo, que tengan permiso para dar el visto bueno.

Colaboración en sitio del proyecto

A cada proyecto se le puede asociar un sitio de colaboración, para que el equipo del proyecto pueda colaborar, y todos tengan un punto de encuentro para ese proyecto, pudiendo asociarlo con problemas, riesgos, entregables, calendario, reuniones, … y todo lo que se nos ocurra que pueda estar en un sitio web.

Documentación en sitio del proyecto

Es un añadido dentro del sitio del proyecto, para almacenar toda la documentación que se necesite durante el ciclo de vida del proyecto.

Objetivos estratégicos

El punto de inflexión entre la Gestión del portafolio y la Gestión de proyectos es la estrategia, ya que es cuando se tiene que decidir qué iniciativas se van a convertir a proyectos. Esta estrategia se puede definir configurando previamente unos objetivos estratégicos, que luego se van a priorizar dependiendo del impacto que tengan en los diferentes proyectos.

Análisis del portafolio

Podemos crear diferentes escenarios, dependiendo de las prioridades que demos a las iniciativas con los objetivos estratégicos, de esta manera, la herramienta nos ayudará a decidir cuales iniciativas se deberían convertir a proyectos.

Informes

Toda la información de ideas, iniciativas, proyectos, priorizaciones y análisis del portafolio, se puede exportar fácilmente fuera de la herramienta, para mostrar información en otras herramientas.

Y, para terminar, un consejo final:

“Conviene definir bien la metodología que queramos seguir para el ciclo de vida de nuestros proyectos.”

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