REVISTA DIRECCIÓN DE PROYECTOS PMI PANAMÁ DICIEMBRE 2016 - Page 59

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Ya sabemos que, si queremos conseguir el éxito, en la implementación de una herramienta para gestionar nuestra PMO, tenemos que hacerlo poco a poco, y adaptándolo a nuestra madurez en gestión de proyectos, y para ello, lo deberemos desglosar en dos módulos:

• Módulo 1: Implementación Gestión de proyectos, recursos e informes.

• Módulo 2: Implementación Gestión del portafolio e informes.

Hoy, nos vamos a centrar, en las necesidades para conseguir el éxito en la implementación del primer módulo, y otro día, hablaremos sobre el segundo.

Una duda que se nos plantea, cuando empezamos a pensar en una implementación, es, ¿Cuánto tiempo va a durar?, la respuesta no es sencilla, todo dependerá del alcance al que queramos llegar, y ese alcance, lo definiremos en la toma de requisitos.

Para implementar la Gestión de proyectos, recursos e informes, tenemos que tener en cuenta los siguientes requisitos (no vamos a entrar en la parte técnica, solo en la parte funcional)

• Seguridad para los usuarios

• Gestión de recursos

• Campos empresariales

• Indicadores gráficos

• Tablas de consulta o búsqueda

• Vistas

• PDPs (Páginas de proyecto)

• EPTs (Tipos de proyecto)

• Colaboración en sitio de proyecto

• Documentación en sitio de proyecto

• Informes

La toma de requisitos será igual, para una implementación con pocos usuarios a nivel local, que, para otra con muchísimos usuarios a nivel multinacional, la diferencia estará en la cantidad y desglose de información que necesitemos en cada uno de los requisitos.

Seguridad para los usuarios:

Quizá, este sea uno de los requisitos más complicados, ya que viene relacionado con los diferentes perfiles de usuarios, y esto está asociado, con lo que puede hacer y ver cada uno de esos usuarios en la herramienta.

En una gestión de proyectos, podemos tener los siguientes perfiles:

• Administrador

• Gerente del portafolio

• Visor del portafolio

• Gerente de proyecto

• Gerente de recursos

• Jefe de equipo

• Miembro de equipo

Gestión de recursos:

Los recursos pueden ser de 3 tipos:

Trabajo se utiliza para personas y maquinaria, en las que nos interesa tener un control del tiempo trabajado. Ejemplos: un técnico o una máquina de una fábrica.

Material se utiliza para los suministros consumibles, en los que nos interesa saber el número de unidades. Ejemplos: un ordenador o unos lapiceros.

Costo se utiliza para costos independientes, que tenemos que asignar a las tareas. Ejemplos: una comida en un restaurante o un pasaje de avión.

Si queremos que un usuario sea recurso de tipo Trabajo, tenemos que asignarle el perfil Miembro de equipo.

Campos empresariales:

En una gestión de proyectos hay muchos campos disponibles, pero la base está en cinco:

Comienzo se utiliza para indicar la fecha de comienzo de una tarea o proyecto.

Fin se utiliza para indicar la fecha de finalización de una tarea o proyecto.

Duración se utiliza para indicar el tiempo laboral, que trascurre desde el Comienzo hasta el Fin, de una tarea o proyecto.

Trabajo se utiliza para indicar el tiempo que los recursos invierten en una tarea o proyecto.

Costo se utiliza para indicar el dinero que cuesta un recurso, tarea o proyecto.

A parte de todos los campos disponibles por defecto, podemos configurar otros campos empresariales.

Indicadores gráficos:

Son un tipo de campo especial, que configuramos con una fórmula, para que al cambiar de valor se represente gráficamente, con diferentes indicadores o colores. Se les suele llamar Semáforos, por los colores Rojo, Amarillo y Verde.

Tablas de consulta o búsqueda:

Se utilizan para configurar una relación de valores, que se despliegan en algunos campos empresariales.

Vistas:

Se utilizan para mostrar la información de proyectos, tareas, recursos o asignaciones.

Las configuramos en base a los campos empresariales que se quieran visualizar, y se pueden ordenar o agrupara por los campos que deseemos.

PDPs (Páginas de proyecto):

Se utilizan para mostrar o editar, en formato de ficha, información de los diferentes campos empresariales del proyecto.

EPTs (Tipos de proyecto):

Se utilizan para crear los diferentes tipos de proyecto, y viene asociados con el flujo de trabajo, el cronograma y el sitio de colaboración.

Colaboración en sitio del proyecto:

A cada proyecto se le puede asociar un sitio de colaboración, para que el equipo del proyecto pueda colaborar, y todos tengan un punto de encuentro para ese proyecto, pudiendo asociarlo con problemas, riesgos, entregables, calendario, reuniones, y todo lo que se nos ocurra que pueda estar en un sitio web.

Documentación en sitio del proyecto:

Es un añadido dentro del sitio del proyecto, para almacenar toda la documentación.

Informes:

Toda la información de proyectos, tareas, recursos y asignaciones, se puede exportar fácilmente fuera de la herramienta, para mostrar información en otras herramientas.

Y, para terminar, un consejo final:

“Conviene realizar varias sesiones de toma de requisitos, para dejar muy bien definido el alcance del proyecto.”