5945 Ya sabemos que, si queremos conseguir el éxito, en la implementación de una herramienta para gestionar nuestra PMO, tenemos que hacerlo poco a poco, y adaptándolo a nuestra madurez en gestión de proyectos, y para ello, lo deberemos desglosar en dos módulos: • Módulo 1: Implementación Gestión de proyectos, recursos e informes. • Módulo 2: Implementación Gestión del portafolio e informes. Hoy, nos vamos a centrar, en las necesidades para conseguir el éxito en la implementación del primer módulo, y otro día, hablaremos sobre el segundo. Una duda que se nos plantea, cuando empezamos a pensar en una implementación, es, ¿Cuánto tiempo va a durar?, la respuesta no es sencilla, todo dependerá del alcance al que queramos llegar, y ese alcance, lo definiremos en la toma de requisitos. Para implementar la Gestión de proyectos, recursos e informes, tenemos que tener en cuenta los siguientes requisitos (no vamos a entrar en la parte técnica, solo en la parte funcional) • Seguridad para los usuarios • Gestión de recursos • Campos empresariales • Indicadores gráficos • Tablas de consulta o búsqueda • Vistas • PDPs (Páginas de proyecto) • EPTs (Tipos de proyecto) • Colaboración en sitio de proyecto • Documentación en sitio de proyecto • Informes La toma de requisitos será igual, para una implementación con pocos usuarios a nivel local, que, para otra con muchísimos usuarios a nivel multinacional, la diferencia estará en la cantidad y desglose de información que necesitemos en cada uno de los requisitos. Seguridad para los usuarios: Quizá, este sea uno de los requisitos más complicados, ya que viene relacionado con los diferentes perfiles de usuarios, y esto está asociado, con lo que puede hacer y ver cada uno de esos usuarios en la herramienta. En una gestión de proyectos, podemos tener los siguientes perfiles: • Administrador • Gerente del portafolio • Visor del portafolio • Gerente de proyecto • Gerente de recursos • Jefe de equipo • Miembro de equipo Gestión de recursos: Los recursos pueden ser de 3 tipos: • Trabajo se utiliza para personas y maquinaria, en las que nos interesa tener un control del tiempo trabajado. Ejemplos: un técnico o una máquina de una fábrica. • Material se utiliza para los suministros consumibles, en los que nos interesa saber el número de unidades. Ejemplos: un ordenador o unos lapiceros. • Costo se utiliza para costos independientes, que tenemos que asignar a las tareas. Ejemplos: una comida en un restaurante o un pasaje de avión. Si queremos que un usuario sea recurso de tipo Trabajo, tenemos que asignarle el perfil Miembro de equipo. Campos empresariales: En una gestión de proyectos hay muchos campos disponibles, pero la base está en cinco: • Comienzo se utiliza para indicar la fecha de comienzo de una tarea o proyecto. • Fin se utiliza para indicar la fecha de finalización de una tarea o proyecto. • Duración se utiliza para indicar el tiempo laboral, que trascurre desde el Comienzo hasta el Fin, de una tarea o proyecto. • Trabajo se utiliza para indicar el tiempo que los recursos invierten en una tarea o proyecto. • Costo se utiliza para indicar el dinero que cuesta un recurso, tarea o proyecto. A parte de todos los campos disponibles por defecto, podemos configurar otros campos empresariales. Indicadores gráficos: Son un tipo de campo especial, que configuramos con una fórmula, para que al cambiar de valor se represente gráficamente, con diferentes indicadores o colores. Se les suele llamar Semáforos, por los colores Rojo, Amarillo y Verde. Tablas de consulta o búsqueda: Se utilizan para configurar una relación de valores, que se despliegan en algunos campos empresariales. Vistas: Se utilizan para mostrar la información de proyectos, tareas, recursos o asignaciones. Las configuramos en base a los campos empresariales que se quieran visualizar, y se pueden ordenar o agrupara por los campos que deseemos. PDPs (Páginas de proyecto): Se utilizan para mostrar o editar, en formato de ficha, información de los diferentes campos empresariales del proyecto. EPTs (Tipos de proyecto): Se utilizan para crear los diferentes tipos de proyecto, y viene asociados con el flujo de trabajo, el cronograma y el sitio de colaboración. Colaboración en sitio del proyecto: A cada proyecto se le puede asociar un sitio de colaboración, para que el equipo del proyecto pueda colaborar, y todos tengan un punto de encuentro para ese proyecto, pudiendo asociarlo con problemas, riesgos, entregables, calendario, reuniones, y todo lo que se nos ocurra que pueda estar en un sitio web. Documentación en sitio del proyecto: Es un añadido dentro del sitio del proyecto, para almacenar toda la documentación. Informes: Toda la información de proyectos, tareas, recursos y asignaciones, se puede exportar fácilmente fuera de la herramienta, para mostrar información en otras herramientas. Y, para terminar, un consejo final: “Conviene realizar varias sesiones de toma de requisitos, para dejar muy bien definido el alcance del proyecto.”