REVISTA DIRECCIÓN DE PROYECTOS PMI PANAMÁ DICIEMBRE 2016 - Page 38

El órgano encargado de gestionar el Portafolio o cartera (que como dijimos podría ser la PMO), se ocupará durante la etapa de Planificación de la alineación estratégica de los componentes, su priorización, y categorización (además de determinar los reportes y el análisis de Riesgos). En la práctica por lo general las actividades que realiza una PMO en este ámbito se resumen en:

Paso 1. Distinguir dentro de los componentes del Portafolio de TI que tipo de trabajo debería categorizarse como proyecto y cual no (actividades diarias de operaciones o servicios no seguirán un enfoque de gestión de proyectos)

Paso 2. Categorización de cada proyecto, normalmente en base a su objetivo principal. Este punto se desarrollará más adelante

Paso 3. Clasificación y Priorización. Clasificación de cada proyecto basado en una combinación de su complejidad y riesgo, de manera de poder determinar el grado de rigurosidad en el uso de procesos de gestión. La priorización se basará no sólo en la clasificación sino además en la categorización del proyecto, dado que según su categoría asignada, implicará un proyecto estratégico o de altos ingresos, o un proyecto de mantenimiento o rutinario

Paso 4. Determinar los elementos que serán utilizados en la metodología de gestión de proyectos conforme al grado de clasificación y categorización otorgado en los pasos anteriores

Clasificación de Proyectos

Es muy común que los proyectos que componen la cartera de TI o aquellos que se vayan adicionando a la misma, primero sean clasificados considerando su complejidad y el modelo de evaluación de riesgos, el cual califica los factores que definen la complejidad y los riesgos de un proyecto. Una matriz de clasificación utiliza esta información para determinar la clasificación de nivel de un proyecto en simple, medio o complejo. Cada organización utilizará distintos criterios para analizar el grado de complejidad y/o riesgo del proyecto.

La matriz de clasificación evalúa el nivel de complejidad y por ende de riesgo de cada proyecto e indica los procesos, formularios y herramientas más adecuados que deberían ser utilizados durante la gestión de los mismos. El nivel de rigurosidad en cuanto a la administración del proyecto, o incluso que tipo de metodología será la recomendada para utilizar, quedará determinada también por el puntaje obtenido por cada proyecto durante su clasificación.

El proceso de clasificación también es utilizado para evaluar cualquier iniciativa presentada a o por TI y evaluar si corresponde clasificarla como un proyecto a agregar a la cartera o simplemente es una tarea. Para que una iniciativa sea aprobada, se convierta en proyecto e ingrese al inventario de proyectos debe cumplir con algunos criterios de aceptación. Por ejemplo: no puede ser una tarea, actividad de mantenimiento, soporte, servicio o emprendimiento de baja complejidad que pueden ser ejecutado en un breve lapso por pocos recursos. Los proyectos deberían ser emprendimientos estratégicos más complejos, apuntar a los objetivos de la empresa y generar valor en lo posible cuantificado.