REVISTA DIRECCIÓN DE PROYECTOS PMI PANAMÁ DICIEMBRE 2016 - Page 36

El estándar del PMI define 16 procesos para gestionar el Portafolio y los agrupa en procesos de Definición o Planificación, procesos de Alineamiento, y procesos de Autorización y Control (columnas del gráfico de arriba). Cada proceso pertenece además a un Área de Conocimiento (filas del gráfico de arriba). El PMI define cinco áreas: Gestión Estratégica, Gestión de Gobierno, Gestión de Rendimiento, Gestión de Comunicación y Gestión de Riesgo. Está claro que cada organización puede utilizar otro estándar para el manejo de su cartera de proyectos, o puede adaptar el estándar del PMI, implementando solo los procesos que crea conveniente o cambiarlos por otros. No es propósito del presente artículo explicar los procesos del estándar del PMI, sólo vamos a resaltar los siguientes puntos que serán desarrollados más adelante:

Categorización de los Proyectos: esta actividad normalmente como se muestra en el gráfico se realiza durante el proceso de Definición o Planificación, es decir, generalmente en forma anual, coincidente con el plan estratégico, o a través de revisiones periódicas posteriores.

Valoración de los Proyectos: cada componente de la cartera debe identificar el valor de negocio que aporta. Durante la fase de Alineamiento, los procesos de Optimización y de Gestión de Valor de la Cartera descriptos por el PMI, brindan ejemplos de algunas herramientas para este propósito.

La PMO en el manejo del Portafolio o Cartera

El concepto de una oficina de PMO se puede referir a una oficina de proyectos, programas, o a la gestión de la cartera y es compatible con funciones de proyectos, programas, o de carteras respectivamente. La PMO es la entidad que define y mantiene las normas procesales y de gestión relacionadas con el proyecto, programa o gestión de carteras.

En un nivel básico, la PMO puede manejar la comunicación en forma de informes de estado.

La PMO generalmente está involucrada en el control y ejecución de proyectos, tales como la facilitación, la gestión de procesos, y la aplicación de metodologías de apoyo, etc;, sin embargo en algunas organizaciones, cae dentro de sus funciones asignadas, proporcionar orientación o gestión sobre la práctica de la cartera de proyectos de la organización.

Dependiendo de la estructura organizativa, la PMO funciona en un nivel de toda la empresa, o como una de las muchas oficinas de gestión departamental que gestionan proyectos de diferentes departamentos o divisiones dentro de una organización (ejemplo TI). Ya sea a nivel empresa o departamental una PMO puede apoyar la gestión de la cartera de las siguientes maneras:

• Manejo de los componentes de la cartera, facilitando la categorización, priorización y la asignación de recursos en alineación con la estrategia y objetivos de la organización

• Desarrollo y mantenimiento de cartera, programa y marcos y metodologías de proyectos

• Proporcionar información y presentación de informes o métricas para el proceso de gobierno de la cartera

• Negociación y coordinación de recursos entre los diversos componentes de la cartera

• Ayudar con la identificación de riesgos y el desarrollo de estrategias de riesgos y problemas relacionados con los componentes de la cartera

• Coordinación de la comunicación entre los componentes de la cartera;

Vigilancia del cumplimiento de las políticas

• Proporcionar la gestión del conocimiento incluyendo lecciones aprendidas;

• Elaboración y ejecución de capacitación y orientación de los recursos humanos en las habilidades de gestión de carteras, herramientas y técnicas.