REI WEALTH MONTHLY issue39 - Page 15

THE ESSENTIALS OF A 1031 EXCHANGE  ROBERT G. HETSLER The Role of the Qualified Intermediary The role of the Qualified Intermediary (QI) is essential to completing a successful 1031 exchange. In fact, IRS  rules  require  that  you  use  one  in  most  circumstances.  And  while  the  exchange  process  itself  is  relatively  straightforward  (once  you  understand  the  basic  rules),  the  QI  plays  an  indispensable  part  in  almost  every  exchange. The QI Holds Exchange Funds Since  the  investor  cannot  have  actual  or  constructive  receipt  of  sale  proceeds  from  the  relinquished  property  (or even be allowed to benefit from the exchanged funds  in  any  way  during  the  transaction),  the  QI  will  be  the  fiduciary  who  holds  onto  the  sale  proceeds  until  closing  on  the  replacement  property  occurs.  Given  the  large  sums  involved  in  1031  exchanges,  this  is  a  critical  role  which makes choosing your QI a very important decision. The QI Prepares Exchange Documents Proper documentation is essential to a successful exchange. Investors will require an Exchange Agreement,  Assignments of Purchase and Sale Agreements and other documents relevant to the exchange. The QI should  be the individual preparing these documents and ensuring their validity. Also, since the QI is the entity to whom  the investor provides notice of the potential replacement documents, he or she should also offer the investor  blank  Replacement  Property  Identification  Notice  forms  (or  something  similar)  so  that  the  45­day  notice  deadline can be met. The QI Advises on Rule Compliance One  of  the  key  elements  of  any  successful  exchange  is  ensuring  that  the  investor  meets  the  stringent  timeframes  set  forth  by  the  IRS.  The  first  is  to  identify  replacement  property  within  45  days  of  selling  the  relinquished  property.  The  second  is  to  close  on  the  replacement  property  within  180  days  of  selling  the  relinquished property. The QI plays a vital role in this regard, in that he or she will keep the investor on track  and manage the deadlines to ensure none are missed. As an expert in 1031 exchanges, a good QI will also  offer advice and guidance on the other rules surrounding these transactions.