REI Wealth Magazine Issue #52 - Page 97

O ne of the biggest pitfalls you can make is  to hire a contractor without a check­off list.  If you fail to interview, prescreen, and  check the contractor’s references, or set up  the proper working relationship through the six critical  documents needed to protect you and your investors  when rehabbing, you could be facing serious problems.      I will share with you one of my most trying  experiences when doing a rehab out of state in Atlanta,  Georgia.  I hired a contractor on the recommendation of  a new project manager without properly doing my  research and homework. As a result, the job turned into  a disaster with a nine-month time over­run.  This  contractor under­bid all the other contractors we were  interviewing, and we awarded them the job.  We put  together a contract, scope of work, Insurance  indemnification, and payment schedule.  Sounds good  so far. Well, here is what happened.      The contractor kept asking for more money than  what was on the agreed payment schedule, and after 3  months I had paid the contractor 80% of the entire  budget with only 25% of the work done.  The contractor  started falling behind with one excuse after another,  claiming problem after problem. After each inspection,  they would ask for more money to fix the new  problems.  After I asked for all the paid receipts, the  contractor ignored me.  They wouldn’t return my phone  calls, or emails, I knew the contractor was going to skip  out on the job with the money!          The contractor was gone with over $63,000 of rehab  money with only 25% of the work done!  I was  screwed!  So let’s go over the pitfalls so you don’t make  these mistakes. All the signs were there. I should have  known! THERE ARE SIX CRITICAL DOCUMENTS YOU NEED  TO HAVE THE CONTRACTOR SIGN IMMEDIATELY,  BEFORE ANY PAYMENTS ARE MADE:  1. Independent Contractor Agreement (Make sure it is reviewed by an attorney.) 2. Final Scope of Work (Line­item by line­item, with part numbers) 3. Payment Schedule with 25% hold­back for last payment 4. W­9 IRS Form 5. Insurance Indemnification Form, with you as a loss payee, and Workers’ Compensation Insurance 6. Final and Unconditional Lien Waiver LET'S AVOID PITFALLS: 1. All changes must be in writing and signed by both parties. 2. Before any payments are made require copies of receipts. 3. Make sure you have a Release­of­Lien signed before making the final payment. 4. DO NOT get involved running errands for the contractor. 5. If the contractor runs into problems and asks for more money, make them turn in change orders listing materials and labor. 6. If the contractor takes on another job, and your project starts slowing down, make sure you put in a penalty on a per diem basis. 7. Make sure the contractor shows up daily to the job site.   Unfortunately, no matter how experienced you are, and  how many rehabs you have done,  even a contractor you  have been using can turn on you and make you and your  project miserable.         Use the 6 critical documents I have listed, and make sure  you use written Change Orders. Sign off on everything.        Hope this article helps you to avoid the pitfalls that  can be very costly. Gary Massari CEO of REI Fortunes,   Bruce Kellogg, Real Estate Consultant 97