Problematyka zespołu archiwalnego w podręcznikach archiwalnych
27
rozważań Konarskiego, czyli definicja zespołu archiwalnego (fonds), jako „zamkniętej, zwartej, organicznej” całości dokumentacji registratury danego urzędu. Zespół tworzy więc registratura (rozumiana jako organ urzędu, w którym
przechowuje się i porządkuje bieżące akta, jako akta tam przechowywane oraz
jako lokal), a nie ustrojowo odrębny aktotwórca. Przeciwieństwem zespołu jest
zasób archiwalny, czyli ówczesne określenie zbioru/kolekcji (collection) – dokumentacji niepowiązanej kancelaryjnie, powstałej w wyniku gromadzenia pod
jakimś kątem, np. treści (mapy) lub charakteru (zbiór autografów)26. Zespół
jest całością zamkniętą – po jego skompletowaniu niemożliwy jest jakikolwiek
dopływ, w przeciwieństwie do zbioru, który można uzupełniać bez końca.
Wokół tych pojęć i ich zależności skupia się refleksja Konarskiego i to właśnie
zespołowi archiwalnemu poświęcił on w całości dwa rozdziały podręcznika:
Zespół archiwalny jako wytwór działalności urzędu27 (rozdział II) oraz Zespół jako
obiekt archiwalny28 (rozdział III). Analizując pojęcie zespołu, Konarski wyróżnił trzy jego najważniejsze cechy: związek kancelaryjny między jego częściami
składowymi, związek organiczny z urzędem, z którego pochodzi, oraz związek geograficzny z terytorium, którego zespół dotyczy. Wyraźnie też podkreślił, że zespół jest wytworem oficjalnej działalności urzędu (czyli wszelkie
prywatne materiały, które tam się znalazły, często przez niedbalstwo urzędników, nie przynależą do zespołu), jest także ograniczony w czasie i przestrzeni.
Związek zespołu z urzędem jest jego najistotniejszą cechą, gdyż każda zmiana
funkcjonowania urzędu znajduje odbicie w jego spuściźnie aktowej. Konarski
wyróżniał poza tym w swej analizie cechy kancelaryjne i archiwalne zespołu.
Ważną cechą zespołu jest indywidualizm – w konsekwencji nie ma
dwóch identycznych zespołów i, co za tym idzie, sposób postępowania z każdym z nich musi być indywidualny. Archiwista został przyrównany przez
Konarskiego do biologa, badającego organizmy żywe: tak samo badany jest
zespół z jego stanem, składem i organizacją.
Sporą część rozważań nad kwestią zespołowości poświęcił autor problemom sukcesji, które były częstym przedmiotem dyskusji archiwistów
w II Rzeczypospolitej. Sukcesje stanowią odbicie życia urzędu, jego skomplikowanych często losów, podziałów, likwidacji, przejęć funkcji i kompetencji,
a co za tym idzie – przejęć akt. Likwidacje urzędu i związana z tym sukcesja
akt może mieć rozmaite formy, wśród których Konarski wymienił: likwidację urzędu bez powstania urzędu sukcesyjnego, likwidacja przez włączenie
do już istniejącego urzędu, likwidacja kilku urzędów i sukcesja na rzecz jednego istniejącego lub nowo powstałego. Wszystkie te okoliczności mogą powodować niebezpieczeństwo podziału akt, z czym archiwista styka się nadzwyczaj często.
26 Tamże,
s. 8-10.
s. 15-30.
28 Tamże, s. 31-54.
27 Tamże,