234
Sympozja, zjazdy, konferencje, sprawozdania naukowe
ustalenie zakresu przestrzegania zasad określonych w instrukcjach kancelaryjnych dotyczących gromadzenia dokumentacji, jej oznaczania, przekazywania do archiwum zakładowego, a także sprawdzenie stanu kompletności
materiałów archiwalnych. Podczas każdej kontroli dokonywano weryfikacji
danych na temat ilości materiałów archiwalnych, podlegających przekazaniu do Archiwum Państwowego (tzw. nawis archiwalny). Zwracano również
uwagę na zakres stosowania systemów elektronicznych do zarządzania dokumentacją, jej obiegu bądź usprawnienia obsługi klienta oraz ustalano sposób archiwizowania danych zapisanych na elektronicznych nośnikach.
Przeważająca większość jednostek kontrolowanych wykonała w 2014 r.
przynajmniej część zaleceń pokontrolnych. Do rzadkości należy zaliczyć
przypadki takich jednostek, które nie zrealizowały żadnego zalecenia pokontrolnego. Przyczyny opóźnień w realizacji zaleceń pozostają w zasadzie
od lat niezmienne: nieprzestrzeganie przepisów kancelaryjno-archiwalnych
przez pracowników kontrolowanych jednostek w zakresie terminowego
i zgodnego z tymi przepisami przekazywania dokumentacji do archiwów zakładowych; pracochłonne porządkowanie akt pozostających w stanie nieuporządkowanym w archiwach zakładowych przy ograniczonej obsadzie etatowej (np. w samorządowych jednostkach organizacyjnych liczba etatów do
ogółu osób odpowiedzialnych za stan i prowadzenie archiwów wynosi niespełna 15 proc.), w tym związanych z koniecznością przygotowania materiałów archiwalnych do przekazania do zasobu Archiwum Państwowego; brak
lub ograniczone środki finansowe na przeprowadzenie zabiegów konserwatorskich materiałów archiwalnych; brak możliwości wygospodarowania na
potrzeby archiwum zakładowego lokali spełniających obowiązujące wymogi.
Jednostki kontrolowane nie zawsze też wypełniały zalecenia dotyczące obowiązku przesyłania zaktualizowanej ewidencji przejętych do zasobu archiwów zakładowych materiałów archiwalnych. Część jednostek nie odpowiadała w ogóle na zalecenia lub nie respektowała wyznaczonego terminu ich
realizacji – w takich przypadkach Archiwum wysyłało monity. Nadal najłatwiej wyegzekwować zalecenia dotyczące wyposażenia archiwów w niezbędny (najczęściej drobny) sprzęt. Problemem, zasygnalizowanym już powyżej,
jest b &