186
Recenzje i omówienia
samo aktualne są pojęcia i terminy przyjęte w latach dwudziestych i trzydziestych XX w., czyli: zespół archiwalny, jego rodzaje i struktura.
Rozdział II: Rozwój metodyki opracowania w okresie „dojrzałości” polskiej ar
chiwistyki w świetle przepisów archiwalnych – przynosi analizę przepisów według kryterium rzeczowego zagadnień: etapy opracowania, pojęcie zespołu,
zakres prac porządkowych, inwentaryzacja, wstęp do inwentarza, pozostałe
pomoce archiwalne. Jako że część ta poświęcona jest przeglądowi przepisów
metodycznych, trochę dziwi umieszczenie tu podrozdziału pt. Opis archiwa
liów w systemach informatycznych, który daleko wykracza poza ramy przeglądu przepisów, tym bardziej, że w odniesieniu do baz danych jest ich bardzo niewiele. Wynika to oczywiście z faktu, że tak naprawdę w archiwach
obowiązkowe (czyli wprowadzone przepisem) są bazy: SEZAM/ZoSIA
(System Ewidencji Zasobu Archiwalnego i Zintegrowany System Informacji
Archiwalnej) i PRADZIAD (Program Rejestracji Akt Metrykalnych i Stanu
Cywilnego). Pozostałe, łącznie z popularną bazą IZA (Inwentarze Zespołów
Archiwalnych) służącą do inwentaryzacji, której zresztą poświęcono kilka
stron opisu w omawianej książce, nie są obligatoryjne. Jedynym rzeczywistym legislacyjnym dorobkiem archiwów państwowych do 2010 r. w zakresie
tworzenia i użytkowania baz danych jest Decyzja nr 4 Naczelnego Dyrektora
Archiwów Państwowych z 1 lutego 2005 r. w sprawie struktury i zawartości
baz danych tworzonych i użytkowanych w archiwach państwowych (uchylona w 2008 r.). Tak więc archiwa, mimo dość intensywnej informatyzacji
w okresie opisywanym przez Kwiatkowską, nie posiadały (i nie posiadają do
dziś) nowoczesnych przepisów, które dopasowałyby zalecenia o tworzeniu
pomocy archiwalnych do aktualnie wykorzystywanych narzędzi technologicznych: dość powiedzieć, że przepisy dotyczące sporządzania inwentarzy
archiwalnych pochodzą z lat 1960 i 1984. Tak więc wspomniany tu podrozdział o opisie archiwaliów w systemach informatycznych, stanowiący część
rozważań o przepisach metodycznych, ogranicza się tak naprawdę (ze względów wskazanych wyżej) do opisu funkcjonowania baz danych, a nie ich umocowania w przepisach. Dość szczegółowo omówiono więc funkcjonalności
bazy IZA, wraz z opisem zawartości poszczególnych pól pogrupowanych
w zakładki oraz wyszukiwarki; brakuje tu natomiast opisu generowanych
z bazy raportów, czyli przede wszystkim wydruku inwentarza książkowego, co jest przecież kluczową funkcją baz danych w archiwach, gdyż cały czas
obowiązują papierowe pomoce archiwalne.
Autorka słusznie podkreśla, że dotychczasowe, „przedkomputerowe” zasady i metody opracowania zachowały aktualność, a stosowanie systemów
informatycznych tylko usprawnia pracę archiwisty (za którego nikt przecież
nie wybierze metody porządkowania) i zwiększa efektywność wyszukiwania informacji.
Za niekorzystne oraz sprzeczne z dotychczasowym dorobkiem metodycznym i postępującą standaryzacją Kwiatkowska uznała wprowadzenie