Súkromné archívy na Slovensku
133
V roku 2004 bolo v obchodnom registri v Slovenskej republike registrovaných asi 3200 firiem s predmetom činnosti súvisiacim s úschovou záznamov.
V súčasnosti má takýto predmet podnikania okolo 500 – 700 firiem, z ktorých
aktívne vykonáva túto činnosť asi 40. Dnes už môžeme konštatovať, že mnohé tak ako rýchlo vznikli, rýchlo aj zanikli a spolu s nimi niekedy u nich uložené záznamy...
Na Slovensku podnikanie v oblasti spravovania písomnosti iných organizácií je voľnou živnosťou. Nie je viazané na povolenie Ministerstva vnútra SR. Ich činnosť je kontrolovaná štátnymi archívmi podľa územnej príslušnosti.
Po viacerých rokoch hľadania sa spomenutých firiem môžeme skonštatovať, že v súčasnosti by sme ich mohli rozdeliť podľa činnosti nasledovne:
1. Spoločnosti so zahraničnou účasťou– cielene sa venujú správe písomných dokumentov a ich uloženiu. K svojej činnosti využívajú patričné softwarové vybavenie (napr. nemecká softvérová spoločnosť HABEL) a sú aj iniciátormi takejto činnosti. Okrem toho sa venujú aj iným činnostiam, ktoré
podporujú správu registratúry. Niekedy je to aj opačne – správa registratúry
je doplnkovou činnosťou iných služieb pre spotrebiteľov.
2. Slovenské firmy, resp. spoločnosti, ktorých hlavná náplň je správa
a úschova registratúrnych záznamov. Títo sa seriózne venujú písomnostiam
mnohých firiem a organizácií, majú kvalitné materiálne a personálne vybavenie.
3. Jednotlivci, ktorí spravujú písomnosti jednej firmy. Spravidla ide o horšie materiálne a personálne zabezpeče nie. Zdĺhavé je vybavovanie požiadaviek obyvateľov.
4. Fyzické osoby, ktoré zabezpečujú samotný výkon odbornej správy záznamov, ktoré sú uložené u pôvodcu. Pôvodca si písomnosti ukladá vo svojom registratúrnom stredisku.
Náplňou činnosti všetkých uvedených skupín je vytváranie príslušných
smerníc na spravovanie písomností (registratúrny plán, registratúrny poriadok), zabezpečenie pravidelného vyraďovania a kvalifikovanej manipulácie
s písomnosťami. Okrem fyzických osôb, ostatné spomenuté subjekty zabezpečujú vhodné priestory, vyškolený personál, snažia sa o dobrú dostupnosť
informácií. Pracovníci zabraňujú neorganizovanému vyraďovaniu písomnej
agendy. Spoločnosti so zahraničnou účasťou a slovenské firmy vykonávajú
v spomenutej oblasti bohatú školiacu činnosť. Správa registratúry sa postupne vo firmách zlepšuje aj vďaka tomu, že jednou z podmienok na získanie
certifikátu kvality ISO je zabezpečenie rešpektovania zákonných noriem týkajúcich sa správy písomností. Firmy sprostredkúvajú kontakt s príslušným
štátnym archívom a zabezpečujú odovzdanie archívnych dokumentov po vyraďovacom konaní v určenej lehote do štátneho archívu.