Metodyka i problemy opracowania archiwaliów rodzinnych
119
rować się kilkoma zasadami: przede wszystkim zachowaniem proweniencji części składowych archiwum, porządku chronologicznego (przy kolejności zespołów, jednostek w obrębie zespołu, materiałów wewnątrz jednostek),
wreszcie gradacji, przy równoległych chronologicznie grupach materiałów48.
Według Ryszewskiego, systematyzacja jednostek archiwalnych w obrębie
poszczególnych serii winna być zgodna z charakterem danej grupy. Dla niektórych serii będzie to układ rzeczowy, dla jednorodnych tematycznie chronologiczny bądź alfabetyczny. Przykładowo materiały prawno-majątkowe
można porządkować według dóbr i majątków, a w ich obrębie według przedmiotu lub ich formy. Akta dotyczące zarządu administracyjnego dóbr, ich rachunkowości i gospodarki systematyzujemy według funkcji lub majątków,
ewentualnie według działów gospodarowania. Korespondencja jest układana według nadawców49.
W trakcie systematyzacji dokonuje się brakowania, ewentualnie wydzielenia akt obcych. Dopuszcza się wyłącznie brakowanie akt z XX w. i to ograniczone do kolejnych egzemplarzy danych materiałów (powyżej czterech)
i destruktów, ewentualnie w uzasadnionych wypadkach innej dokumentacji. Z wielką ostrożnością należy także wydzielać materiały niezwiązane z danym archiwum podworskim, ograniczając się do jednostek lub ich części,
które mają określone miejsce w innym archiwum. Ostatnim etapem porządkowania są prace techniczne: zakładanie teczek względnie kopert i obwolut,
sygnowanie, paginowanie50.
Inwentaryzacja zespołów rodzinno-majątkowych odbywa się zgodnie
z obowiązującymi przepisami metodycznymi, z uwzględnieniem jednak ich
specyfiki. Zalecana jest najpierw inwentaryzacja kartkowa, najczęściej w formie roboczej (z zastosowaniem sygnatury roboczej), połączona z klasyfikacją.
Podczas wypełniania poszczególnych rubryk inwentarza należy położyć nacisk na charakterystykę zawartości jednostki. Zgodnie z wytycznymi z 1983 r.
w rubryce przeznaczonej na tę informację należy wpisać słowo/słowa kluczowe, następnie tytuł oryginalny/uzupełniony/skrócony lub (w przypadku
jego braku) regest, objaśniający treść jednostki w nawiązaniu do słowa kluczowego, po nim informację o typach materiałów występujących w jednostce.
Dodatkowe elementy opisu to postać archiwaliów (oryginał, kopia, brulion)
i język. Znajdujące się w zespołach specjalne formy archiwaliów inwentaryzuje się zgodnie z zasadami dla nich obowiązującymi (dokumenty pergaminowe i papierowe, dokumentacja nieaktowa)51.
48 Tamże,
s. 489-490.
s. 119.
50 Wskazówki metodyczne do opracowywania archiwów podworskich, s. 491.
51 Tamże, s. 491-493.
49 Archiwistyka,