290
Sympozja, zjazdy, konferencje, sprawozdania naukowe
udzielali pisemnych wyjaśnień. W roku sprawozdawczym przeprowadzono
2 214 zarejestrowanych konsultacji, w tym 27 pisemnych.
Zaobserwowano zwiększenie zakresu stosowania przepisów kancelaryjnych
i archiwalnych. Zjawisko to odnotowywane jest już po raz kolejny. W przypadku
państwowych jednostek organizacyjnych przestrzegane są one w około 90% nad
zorowanych jednostek organizacyjnych. O wiele gorzej wygląda to w samorzą
dzie i podporządkowanych mu jednostkach organizacyjnych. Poważnym proble
mem jest stosowanie jednolitego rzeczowego wykazu akt w urzędach. Nadal (na
szczęście w coraz mniejszej liczbie zakładów pracy) występują kłopoty w prze
strzeganiu prawidłowości przekazywania akt z komórek organizacyjnych do ar
chiwów zakładowych.
Nadzór archiwalny to także monitorowanie procesu selekcji dokumen
tacji w archiwach zakładowych i składnicach akt. W roku sprawozdaw
czym rozpatrzono 758 wniosków na brakowanie dokumentacji niearchiwal
nej o łącznym metrażu 23 509 mb. Wszystkie wnioski dotyczyły brakowania
dokumentacji zapisanej na nośniku tradycyjnym. Nie odnotowano znaczących
problemów z prawidłowym procesem brakowania dokumentacji niearchiwal
nej. Dokumentacja brakowania, w zdecydowanej większości przypadków, spo
rządzana była prawidłowo. W odniesieniu do niektórych spraw wnioski o wy
brakowanie dokumentacji rozpatrywane były przez Komisję Archiwalnej Oceny
Dokumentacji, która na bieżąco podejmowała odpowiednie decyzje. Podczas wy
dawania zgody na brakowanie bardzo często wyłączano od brakowania doku
mentację do ekspertyzy archiwalnej, w wyniku której przekwalifikowano ją do
materiałów archiwalnych.
W ramach obowiązków służbowych pracownicy Archiwum Państwowego
w Poznaniu sprawujący nadzór nad archiwami zakładowymi prowadzą we
wnętrzne szkolenia w nadzorowanych jednostkach z zakresu stosowania
przepisów kancelaryjno-archiwalnych. Wymienieni pracownicy prowadzą
ponadto kursy archiwalne I i II stopnia (organizowane w ramach Ośrodka
Szkoleniowego ZDZ), przeznaczone zarówno dla pracowników kancelarii,
jak i archiwów zakładowych. W kursach takich biorą ponadto udział pracow
nicy składnic akt. Wiele szkoleń jest też organizowanych w związku z wpro
wadzaniem w życie normatywów kancelaryjnych i archiwalnych.
Wśród ciekawszych prac realizowanych przez oddział do spraw archiwów
zakładowych odnotować należy (w ramach działań w odniesieniu do niepań
stwowego zasobu archiwalnego) przeprowadzenie na zaproszenie przedsta
wiciela Komisji Historycznej Zarządu Wojewódzkiego Ochotniczych Straży
Pożarnych w Starym Mieście szkolenia dla tzw. kronikarzy OSP. Celem wy
stąpienia pracownika Archiwum w Poznaniu było poinformowanie o mate
riałach do dziejów straży pożarnych znajdujących się w zasobie Archiwum
oraz wyjaśnienie stanu prawnego dokumentacji OSP oraz konieczności i za
sadności gromadzenia i właściwego zabezpieczenia materiałów archiwal
nych w organizacjach OSP.