proresto 1+2/2017 - Page 56

JOUSTAVUUTTA JÄHMEISIIN JÄRJESTELMIIN DIGITAALISUUS JA UUDENLAINEN ASIAKASLÄHTÖISYYS TUOVAT MONIPUOLISUUTTA HOTELLIEN VARAUSJÄRJESTELMIIN TEKSTI: SAMI J. ANTEROINEN Digitaalisuus on tätä päivää myös hotellibisneksessä – mistä yhtenä esimerkkinä erilaiset varausjärjestelmät. Parhaimmillaan hotellin varausjärjestelmä on tehokkaasti skaalautuva, eli järjestelmää voidaan laajentaa hotellin toimintojen mukaisesti. Hotellin ei tällöin myöskään tarvitse ottaa käyttöön sellaisia toimintoja, joita ei välttämättä tarvitse. HYVÄ ESIMERKKI skaalautuvuuden tärkeydestä on kokoustilatoiminnot, joihin voi liittyä esimerkiksi tarjoiluja ja muita lisäpalveluja pelkän tilanvuokrauksen lisäksi. Hotellin varausjärjestelmän tulee olla myös yhdistettävissä ulkopuolisiin järjestelmiin kuten esimerkiksi nettisivuilla oleviin varausmoottoreihin, hinnoitteluohjelmistoihin, kirjanpidon järjestelmiin… Hoist Group on yksi hotellijärjestelmien pioneereista: ensimmäisen hotellijärjestelmän kehitystyö aloitettiin jo liki 30 vuotta sitten. ”Nykyinen HotSoft 8 -järjestelmä on lanseerattu vuonna 2012 ja tämän jälkeen on järjestelmää aktiivisesti kehitetty eteenpäin toimintoja laajentaen ja monipuolistaen”, kertoo Antti Käppi Hoist Groupin myynnistä. ”Uusia päivityksiä julkaisemme neljä kertaa vuodessa ja näissä tuodaan käyttöön uusia toiminnallisuuksia.” HotSoft 8 koostuu täysin integroiduista moduuleista ja tarjoaa ominaisuuksia, jotka tukevat kaikenlaisia yrityksiä retkeilymajoista hotelliketjuihin. Järjestelmä sopii hyvin myös vain kokouksia tarjoaville yrityksille. Jatkuvaa kehitystyötä Antti Käpin mukaan varausjärjestelmää tulee jatkuvasti kehittää, koska maailmakaan ei pysy paikoillaan: tämän päivän ”kuuma uutuus” on pian eilisen uutisia. ”Etenkin hinnoittelu- ja varauskanavamahdollisuudet ovat monipuolistuneet viime vuosina ja tulossa on yhä enemmän mobiileja ratkaisuja, jotka tuovat lisäarvoa niin asiakkaalle kuin yrityksellekin.” Kaukana ovat ne päivät jolloin hotellin pääasiallisina varauskanavina toimivat lankapuhelin ja telefax-laite. ”Nykyisin on tärkeää, että varaukset pystytään ottamaan vastaan niistä kanavista, missä asiakkaatkin liikkuvat”, Käppi huomauttaa. ”Älypuhelin on muuttanut maailmaa, sosiaalinen media on myös hyvin tärkeä viestintäväline ja tulevaisuuden mahdollisuudet siellä ovat edelleen suuret.” Platform-bisnestä Käppi näkee, että hyvän varausjärjestelmän täytyy mahdollistaa hotelliyritykselle hyvä toiminta-alusta yrityksen operaatioille. ”Parhaimmillaan mm. asiakasrekisteri, markkinointi ja varaukset voidaan toteuttaa yhdellä järjestelmällä”, hän toteaa. ”Tämä tuo selkeyttä toimintoihin ja mahdollistaa hyvän raportoinnin eteenpäin, jolloin toiminnanohjaus on helppoa.” Hoist Groupilla on tarjota myös HotSoft Online -varausmoottori, jonka avulla voi hallita kaikkia toimintoja kuten hinnoittelua, lisämyyntituotteita ja rajoituksia HotSoft 8:ssa. Tiedot päivittyvät automaattisesti varausjärjestelmästä yrityksen verkkosivuille. HotSoft Onlinea käyttämällä hotellivieraalla on pääsy ‘My page’ -sivulle, jossa hän voi hallinnoida varauksiaan. HotSoft Online skaalautuu moniin eri laitteisiin kuten älypuhelimiin, tabletteihin tai tietokoneisiin. Pilvipalveluna, kiitos! Toimialalla trendinä on, että tilojenvarausjärjestelmä toimitetaan yhä useammin pilvipalveluna ja paikallisia asennuksia tehdään vähemmän. ”Pilvipalvelun myötä asiakkaan ei tarvitse investoida kalliisiin palvelinratkaisuihin – eikä myöskään murehtia päivityksistä ja varmuuskopioinneista”, huomauttaa Käppi. ”Yksinkertaisesti työasema ja internet-yhteys riittää palvelun käyttämiseen ja ylläpidosta vastaa järjestelmätoimittaja. Tämä vapauttaa esimerkiksi hotellin resurssit käytettäväksi varsinaisen loppuasiakkaan palvelukokonaisuuteen.” Kun asiakas käyttää HotSoft 8:a pilvipalveluna, tämä voi hyödyntää koko hotellille tarkoitettua tilojenvarausjärjestelmää ilman raskaita investointeja laitteisiin ja ohjelmistoihin. Pilvipalvelun yleistymisen lisäksi muutoksen tuulet puhaltavat laajemminkin: järjestelmät integroituvat yhä monipuolisemmin muiden ohjelmistojen kanssa ja varaukset voidaan tehdä yhä useampia kanavia hyödyntäen. ”Muunneltavuus kasvaa ja palveluntarjoajan tulee pystyä vastaamaan nopeasti muuttuviin trendeihin”, summaa Käppi. Ketterästi haasteiden kimppuun Käppi toteaa varausjärjestelmän kehitystyön olevan monisyinen prosessi, johon vaikuttaa monta asiaa. ”Hoist Group on kuitenkin omavarainen kehitystyön suhteen ja riittävän ketterä, että tarvittavia – esimerkiksi asiakaspalautteeseen perustuvia – uusia toiminnallisuuksia saadaan tarvittaessa nopeastikin ulos. Pilvipalvelun myötä kehityskaari on nopeutunut huomattavasti”, toteaa Käppi. 56 proresto 1–2/2017