”EFG:n kautta löytyi suosikiksi BackApp-tuoli, sekä StandUp-matto,
joita tilattiin tavanomaisempien työtuolien lisäksi.”
Sitkeys palkittiin
Lisäksi tarvittiin johtokouruja, pistorasioita, läpiviennin paikat, läppäritelineitä, tietyllä kankaalla olevat sermit… Andrade kiittelee EFG:n väkeä
turnauskestävyydestä ja detaljitietoisuudesta. ”Esimerkiksi hankintavaiheessa useampi toimittaja ilmoitti, ettei pyydetty normaalia korkeampi
sermi onnistuisi, mutta niin vain homma hoitui lopulta EFG:n kautta”,
Andrade toteaa.
”Toiveena nimittäin oli, että sermi ulottuisi silmien yläpuolelle, jotta
keskittyminen ei häiriintyisi toimistossa tapahtuvaan liikkumiseen.”
Työpisteet tulivat EFG;n kautta ja neuvottelukalusteet sekä hiljaisen
tilan kalusteet ovat suomalaisen Innon käsialaa. Muuton jälkeen suurimmalla käytöllä ovat olleet talon ”vähän epämuodollisemmat tilat” pyöreine
pöytineen ja keinutuoleineen.
”Monitilatoimiston hengen mukaisesti 108 työpöydän lisäksi meillä on
kolmisenkymmentä erilaista yhteiskäytössä olevaa työtilaa. Jokaisella on
oma nimetty työpiste, sillä muuton omista huoneista ajateltiin jo olevan
riittävän iso muutos”, kuvailee Andrade.
Minimoi häiriötekijät
Risto Harjanne kertoo, että projektissa kiinnitettiin paljon huomiota työolosuhteiden rauhallisuuteen ja mietittiin tarkkaan, miten hallita monitoimitilassa työpisteelle lähiympäristöstä tuleva puheensorina ja muu taustahäly.
”Vakioimme työpisteet, mikä mahdollistaa hyvän muuntojouston.
Samalla tietotyön ergonomiaan panostettiin: aika moni työskentelee nyt
osin seisten, osin satulatuolilla istuen ja osin istuen perinteisellä työtuolilla”, hän kuvailee.
Toimitusjohtaja myöntää, että koska useimmilla oli lähtökohtana pitkäaikainen työskentely yhden hengen työhuoneessa, herätti siirtyminen
avoimeen monitoimitilaan – ymmärrettävästi – paljon epäluuloja.
”Pidimme lukuisia info- ja keskustelutilaisuuksia, teimme toistuvia henkilöstökyselyjä ja vierailimme useissa moderneissa monitoimitilakohteissa. Pikkuhiljaa henkilöstön valtavirta näki uuden ratkaisun olevan
nykytilaa parempi. Muuttoa edeltävänä syksynä kaikki jo odottivat innolla
muuttoa”, Harjanne kertoo.
Tuntuu omalta
Nyt kun uusissa tiloissa on oltu kohta jo lähes vuosi voi sanoa, että henkilöstö on ”hyvin tyytyväinen” uusiin tiloihin ja kalustusratkaisuihin, Harjanne
toteaa. Helmikuussa 2016 toteutettiin myös laaja henkilöstökysely, jossa
vertailuryhmänä oli useampia yrityksiä. Niina Andraden mukaan tulokset olivat tilojen suhteen keskiarvon yläpuolella, mikä oli sikäli yllätys, että
väen ei oltu arvattu ”kotiutuneen” aivan niin nopeasti:
”Muutosta oli kuitenkin tuossa kohtaa kulunut vasta kolme kuukautta,
joten tuloksista ei odotettu – tai itse en osannut odottaa – noin hyviä.”
Niina Andrade toteaa, että tällaisessa projektissa on niin monta liikkuvaa osaa ja toimijaa, että ilman kovan luokan ammattilaisia urakasta
ei olisi kunnialla selvitty. Tiloja esimerkiksi tarkastusmitattiin useampaan
otteeseen tilausvaiheessa ja näin vältyttiin useammaltakin ajatusvirheeltä.
”Lisäksi EFG:n osalta täytyy kyllä sanoa, että mieletöntä palvelua.
Aika montaa yksityiskohtaa nimittäin hinkattiin melko pitkään, mutta joustavuutta löytyi”, Andrade kehaisee. Lisäksi toimitukset olivat ajallaan,
työnjälki oli siistiä ja jäljet korjattiin mallikkaasti.
Tee kotiläksyt huolella
EFG:n toimitusjohtaja Tapio Heikkilä toteaa, että projektissa käytiin paljon
keskusteluja mm. ergonomiaan ja työpisteiden akustiikkaan liittyen, jotta
kokonaiskonseptista saatiin mahdollisimman toimiva. Tämä näkyy hänen
mukaansa myös lopputuloksessa:
”Kerrankin oli riittävästi aikaa auttaa projektiryhmää löytämään heille
parhaat ratkaisut”, Heikkilä kiittelee.
EFG:n projektitiimi oli poikkeuksellisen paljon tekemisissä Helen
Sähköverkko Oy:n organisaation eri tasojen kanssa ja keskusteluyhteys
myös muihin projektin tekijöihin oli erittäin toimiva.
Heleniläiset arvioivat, että yritys on nyt astunut kelpo harppauksen
kohti paikasta riippumatonta työskentelyä: ”Hyvistä ICT-ratkaisuista johtuen tietotyö onnistuu hyvin myös kaikkialla toimitiloissa perustyöpisteen
ulkopuolellakin”, toteaa Harjanne.
”Lisäksi monitilatoimisto mahdollistaa spontaanit vuorovaikutustilanteet ja on selkeästi lisännyt yhteisöllisyyttä.”
Fiilis katossa
Esimerkiksi yhteinen, avoin taukotila on jo muodostunut ”koko yhtiön olohuoneeksi.” Modernilla esitystekniikalla varustetussa taukotilassa voi
kätevästi järjestää myös lyhyitä infoja tai vastaavia tilaisuuksia rennossa
ilmapiirissä.
”Meillä on nyt myös aurinkoinen terassi, joka on kesän kahvitauoilla
ollut kovassa käytössä”, lisää Andrade. n
Helen Sähköverkko Oy:n asettamat tavoitteet projektille:
• Toiminnan tehokkuuden ja tuottavuuden parantaminen:
prosessit tehostuvat, uudet työnteon mallit käyttöön,
muuntojouston hyödyntäminen
• Yhteisen yrityskulttuurin vahvistaminen
• Sisäisen tiedonkulun parantaminen
• Ajanmukaiset, viihtyisät työskentelytilat
• Yksiköiden välisen yhteistyön parantaminen
Tavoitteiden toteutuminen (9 kk muuton jälkeen):
• Tiedonkulku toimii monitoimitilassa selvästi paremmin
• Ei enää toimintaa haittaavaa fyysistä ja henkistä ”etäisyyttä”
eri toimipisteiden henkilöiden välillä
• Yksikköjen välinen vuoropuhelu lisääntynyt työpistesijoitukset
tukevat prosesseja
• Työpisteiden ergonomiset ratkaisut onnistuneita
• Henkilöstöltä tulee paljon positiivista palautetta
• Siirtyminen lähes paperittomaan työskentelyyn tapahtui
huomaamatta
• Edellytykset tehokkuuden/tuottavuuden jatkuvalle
parantamiselle ovat olemassa
3–4 / 16
prointerior 49