prointerior 3+4/2016 - Page 11

KUVA: KINNARPS KINNARPS OY:N toimitusjohtaja Henrik Slotte toteaa, että työympäristöjä suunnitellaan yhä useammin monipaikkaisiksi. ”Tehtävien mukaiset tilat tarjoavat jokaiselle jotakin, on tiloja mm. keskittymiseen ja yhteistyöhön”, hän kuvailee. ”Osaltaan halutaan säästää neliöitä, mutta myöskin edistää keskustelua ja ideoiden syntymistä sekä antaa työntekijöille mahdollisuus valita sopiva tila. Hyvinvoinnin tiedetään parantavan tuottavuutta.” Slotten mukaan digiratkaisut tuovat arkea helpottavia järjestelmiä toimistoihin, jolloin esimerkiksi varataan tiloja tai kirjaudutaan vastaanotossa vieraaksi entistä kätevämmin. Uudenlaiset IoT-sovellukset hankkivat tietoa vaikkapa talon käyttöasteesta tai ihmisten liikehdinnästä. ”Myös ilmastointia tai peittoääntä voidaan säädellä tilassa olevan toiminnan ja ihmismäärän mukaisesti automatiikan avulla.” Kaksi tapaa tehdä monitila Monitilan voi Slotten mukaan toteuttaa kahdella tavalla – hyvin tai huonosti. Onnistuessaan ”multispace” on ideointia ja luovuutta sekä keskinäisiä kohtaamisia ruokkiva ratkaisu; huonosti suunniteltuna se voi haitata työntekoa, jos keskittymiseen sopivia paikkoja on liian vähän tai akustiikka on jätetty huomioimatta. Slotte muistuttaa, että melu on työntekoa eniten häiritsevä tekijä, joten ei ole mikään ihme, jos huonossa ääniympäristössä tuottavuus laskee ja ilmapiiri happanee silmissä. ”Onnistunut monitilatoimisto tarjoaa sopivasti valinnan varaa introvertille ja ekstrovertille sekä ymmärtää erilaiset keskittymisen tarpeet ja työn tekemisen tavat.” ”Toimistojen muodonmuutosta jarruttaa monin paikoin se seikka, että uusia työnteon tapoja ei osata tai uskalleta ottaa käyttöön. Etätyö koetaan ongelmallisena monessa yrityksessä”, uskoo Slotte. ”Hyvät verkkoyhteydet ja digitaaliset mahdollisuudet eivät yksin riitä, jos niitä ei osata tai uskalleta ottaa haltuun. Tarvitaan uudenlaista johtamista, jotta työ olisi se mitä tehdään, eikä se minne mennään”, hän linjaa. Kaikkea konttorilla ei myöskään ole pakko laittaa uuteen uskoon kerralla. Slotte muistuttaa, että on vallitsevan trendin mukaista yhdistellä uutta ja vanhaa. Kestävän kehityksen tuulten puhaltaessa myös sisustamisen saralla on mahdollista säilyttää toimivat kalusteet ja käyttää niitä uuden sisustuksen osana. ”Tilojen uudistus voidaan tehdä asiakkaan tarpeen mukaisesti vain tiettyihin toimiston osiin tai niin, että uutta työntekotapaa ja sisustusta pääsee kokeilemaan osassa tiloja ennen mahdollista laajempaa muutosta.” ” Monitilatoimistoissa motivaatio ja tekemisen taso on korkeimmillaan. Työympäristöjen evoluutio jatkuu. Työterveyslaitoksen mukaan työn tekemiseen liittyvät valintamahdollisuudet – sekä ajan että paikan suhteen – lisääntyvät sitä mukaa, kun tieto- ja viestintätekniikan uudet sovellukset valtaavat alaa. Termiviidakko on jo runsas (etätyö, eTyö, mobiili työ, monipaikkainen työ jne.) ja kasvaa yhä. Sähköisen tietoja viestintätekniikan keskeinen rooli työn tekemisessä on kiistämättä vahva muutoksen ajuri. Lisäksi on tyypillistä, että työskentely tapahtuu yhdessä tai useammassa paikassa ja on kestoltaan ja säännöllisyydeltään hyvin vaihteleva.  Kaikkia ei voi miellyttää Toimitusjohtaja Tapio Heikkilä EFG:stä toteaa – 27 vuoden toimialakokemuksella – ettei vielä ole törmännyt toimistoon, jota kaikki sen käyttäjät ainoastaan kehuisivat. Hänen mukaansa paras ratkaisu syntyy, kun huomioidaan sekä työtehtävät, joita toimistolla tulisi tehdä, että ihmiset jotka niitä tekevät. ”Valitettavan usein vähintään toinen näistä asioista unohtuu – ja harmittavan usein molemmat. Varmaa on ainoastaan se, että tulevaisuudessakin muutoksia tullaan tekemään ja yritykset pyrkivät löytämään itselleen parhaiten soveltuvia ratkaisuja.” ”Jatkossa lattiaan pultattujen työpisteiden merkitys vähenee entisestään ja erilaisten kohtaamistilojen merkitys kasvaa”, Heikkilä uskoo. Kun laitteet ja langattomat verkot mahdollistavat helpon paikanvaihdon työpäivän aikana, työtehtävä ei ole enää niin paikkasidonnainen kuin ennen. ”Iso osa tapaamisista tapahtuu jo verkon välityksellä, mikä vähentää matkustamiseen käytettyä aikaa ja kustannusta.” Raha ratkaisee Juuri tällä hetkellä moni organisaatio miettii muutosta ja raha näyttäisi olevan se kaikkein suurin motivaattori tässä. Heikkilä muistuttaa, että lähes kaikenlaiselle muutokselle on helppo laskea sen mukanaan tuomat säästöt. Muutos sen itsensä takia kannattaa Heikkilän mukaan vain harvoin. ”En näe, että toimistojen muodonmuutoksia tulisi tehdä joka yrityksessä vain sen takia, että se on mahdollista”, hän pohtii. Usein järkevä tapa on edetä pilottien kautta: näin käyttäjät pääsevät vaiheittain opettelemaan uusia toimintamalleja ja sitä kautta ottamaan kantaa mahdollisiin uusiin ratkaisuihin. 3–4 / 16  prointerior 11