prointerior 2/2015 - Page 6

2/2015 Data tuli taloon MONITILATOIMISTON ANKKURINA on enenevässä määrin tieto. Uuden ajan toimistossa käyttäjät asetetaan valokeilaan ja suurennuslasin alle: eri järjestelmät ”louhivat” tietoa heidän tottumuksistaan ja mielihaluistaan ja räätälöivät pöydät, tuolit ja valaistuksen käyttäjälle sopivaksi. Esimerkiksi helmikuussa järjestetyillä Stockholm Furniture Fair -messuilla tämä digisuuntaus tuli hyvin selväksi. Monitilatoimistoihin siirtyneitä tai sitä suunnittelevia yrityksiä kiinnostavat tietenkin käyttöasteet, mutta myös tuottavuus – tyytyväinen työntekijä kokee ”työn imua” ja on tuottavampi. Hukkaneliöitä ei kukaan firman talousvastaava erityisesti rakasta. Työpöytien, neuvotteluhuoneiden ja muiden tilojen käytön analysointi helpottaa ymmärtämään, kuinka tiloja todellisuudessa käytetään. Analyysi auttaa tunnistamaan säästökohteita ja kerätyn tiedon pohjalta työtilat voidaan mitoittaa oikein. Varsinkin isoissa yrityksissä käyttöasteita kannattaa seurata yhtäjaksoisesti, jotta jatkuvasti muuttuviin tilatarpeisiin voidaan tarttua ripeästi. Homman voi hoitaa huomaamattomilla, langattomilla sensoreilla, jotka kiinnitetään kalusteisiin. Data paljastaa armotta, kuinka moni työpöytä, neuvottelutila, puhelinkoppi tai säilytyskaappi on todella käytössä. Tutkittaessa toimitilojen todellisia käyttöasteita on nimittäin huomattu, että yrityksissä on taipumus kuvitella esimerkiksi työpisteiden olevan ahkerammassa käytössä kuin mitä ne todellisuudessa ovat. Jos työpisteet ovat käytössä vain harvakseen, kannattaa kysyä, voisiko niistä ainakin osittain luopua ja muuttaa tiloja esimerkiksi kohtaamiskäyttöön? Data ei kuitenkaan juuri lämmitä, ellei se ole mahdollisimman reaaliaikaista. Varsinkin isossa yrityksessä ajantasainen käyttäjätieto palvelee myös eräänlaisena viestintäjärjestelmänä – jos kerran ihmisillä ei ole enää kiinteitä työpisteitä, on välttämätöntä tarjota työntekijöille reaaliaikaisesti päivittyvä näkymä vapaista työpisteistä, neuvottelutiloista tai puhelinkopeista. Monitilatoimiston myötä ei enää ole itsestään selvää sekään, mistä kollegat löytyvät. Tarvitaan toimivia järjestelmiä ja käytäntöjä, jotta ihmiset löytävät toisensa. Samalla tulee kysyä, millaisia erilaisia tilavyöhykkeitä ja työpisteitä yksin ja yhdessä tehtävälle työlle tarvitaan? Yksi tärkeä kysymys on toimistojen julkisen vyöhykkeen monikäyttöisyyden lisääminen: ovatko kahviloiden tai ravintoloiden tilat soveltuvia pienille kokouksille ruokailuaikojen ulkopuolella ja voiko aulatiloissa järjestää satunnaisesti tapahtumia? Monitilan läpinäkyvyys on tärkeää, koska sen avulla voidaan lisätä mahdollisuuksia yhteyksien luomiseen ja ylläpitämiseen. Ääritapauksessa läpinäkyvyys voi kuitenkin vähentää yksityisyyden tunnetta, joten se tarvitsee vastapainokseen suojaavaa, hiljaista tilaa. Enemmän ja enemmän puhutaan myös strategisisista sosiaalisista tiloista ja paikoista: arkipäivän innovaatioita etsitään erilaisten törmäyttämisten kautta. Fiksusti suunnitellut ja toteutetut sosiaaliset tilat ohjaavat ihmisiä kohtamaan, sovitusti tai sattumalta, muodollisesti tai epämuodollisesti. Tässä yhteydessä kannattaa pohtia ihmisten luonnollisten kulkureittien varrella olevia ”saarekkeita”: toisaalta ne ovat erilaisia kokouskeskuksia, mutta toisaalta suunniteltuja alueita kokous- ja neuvotteluhuoneiden läheisyydessä, hissien edustoilla, tauko ѥ