Office magazine Office magazine 10, Октябрь 2016 | Page 33
в
ЭТИКА
о ф и с е
СОХРАНЯЙТЕ
ЕДИНЫЙ СТИЛЬ
ОФОРМЛЕНИЯ
ПИСЬМА
•• Отправляя письма, старайтесь придерживаться рабочего времени, не отсылать
их ночью и в выходные/праздничные дни.
Всегда есть риск, что получатель откроет
письмо сразу, но, выйдя на работу, попросту забудет про него.
•• Если вы прикрепляете к письму файлы,
обязательно перечислите их в конце
письма.
•• Очень важно никогда не удалять деловую переписку. Официальное письмо –
это документ. И вы никогда не предугадаете, когда и зачем вам может
пригодиться эта история переписки.
•• Поле «кому» заполняйте в последнюю очередь, чтобы письмо случайно
не улетело в незавершенном виде.
КАК ЗАВЕРШИТЬ
•• Отвечать на письмо – основа этики и хорошего тона. Согласно принятым в деловой среде
правилам, на письменный запрос отвечают
в течение 10 дней, на электронные письма/
факс – в течение 48 часов без учета выходных/
праздничных дней. Отвечая, всегда нажимайте
«ответить», чтобы не нарушать историю переписки. И не забывайте нажать «ответить всем»,
если в копии несколько собеседников.
O F F I C E
M A G A Z I N E
№ 1 0
029
Подпись стандартно состоит из 4–6 строк:
имя, фамилия, должность, название компании, телефон, электронный адрес, сайт,
логотип. Хороший тон подразумевает одну
классическую фразу перед контактными
данными: «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями». Избегайте креативных вариантов наподобие «В надежде
на сотрудничество», «Искренне ваша»,
«Всегда на связи».
И самый важный совет, который я однажды прочла: прочитайте пару десятков
писем, получаемых вами от разных людей
и компаний. Обратите внимание на то,
что лично у вас вызывает вопрос или негодование, и постарайтесь в своих письмах не использовать такие выражения/
форматирования и нюансы.
Результативного вам общения!
О К Т Я Б Р Ь
2 0 1 6