Office magazine Office magazine 10, Октябрь 2016 | Page 32

в ЭТИКА о ф и с е Н ЕДОП УСТ И МО: П Р И М Е Р. Данную конструкцию ВАЖНО согласовать в ближайшее время. – Слова, написанные заглавными буквами, принято считать повышением тона, поэтому категорически нет. ПОЛ ЕЗН Ы Е СОВЕТ Ы И  Н ЕГЛ АСН Ы Е П РА ВИ Л А : •• Трижды проверяйте название компании, должность и ФИО получателя. •• Избегайте в деловой переписке эмоциональной окраски и излишней вежливости. Даже если вы негодуете или преисполнены благодарности, ваше письмо должно быть «хладнокровным». •• Не пишите русскими буквами английские термины (айти, дивиди, вип, спешиал, сос и т. д.). П Р И М Е Р. Примите меры!!! – Восклицательный знак и повелительное наклонение – враги официального письма. П Р И М Е Р. Мы погуглили, посовещались и, чем черт не шутит, решили выбрать Вашу компанию. – Интернет-сленг, разговорная речь, смайлики, народные выражения, анекдоты, афоризмы, пословицы, метафоры и прочие эмоциональные украшения оставьте для неформальных писем друз ьям. •• Перед отправкой три раза проверьте письмо на ошибки и опечатки. Это всегда можно сделать в печатной программе, грамотность – это ваша деловая репутация и составляющая часть профессионализма. •• Никогда не пишите ничего личного даже своим друзьям. Их рабочая почта может быть доступна человеку, которому эта информация не предназначается. •• Обязательно указывайте тему письма. В идеале по шаблону: название компании, цель письма. П Р И М Е Р. Мы отправили Вам ПРК, РМ и КП неделю назад и до сих пор не получили ответа. – Аббревиатуры и сокращения должны быть понятны не только вам, но и адресату, поэтому лучше их не использовать. П Р И М Е Р. P. S. Также мы ждем от Вас ответ на предыдущее предложение. – Постскриптум в деловой переписке недопустим. ОТВЕЧАТЬ НА ПИСЬМО – ОСНОВА ЭТИКИ И ХОРОШЕГО ТОНА П Р И М Е Р. Вы не выполнили обещание и не отгрузили первую партию бумаги. – Использование страдательного залога более предпочтительно. Подобное предложение лучше сформулировать так: «Обещание по отгрузке первой партии бумаги не было выполнено». O F F I C E M A G A Z I N E № 1 0 028 О К Т Я Б Р Ь 2 0 1 6