Office magazine Office magazine 10, Октябрь 2016 | Page 32
в
ЭТИКА
о ф и с е
Н ЕДОП УСТ И МО:
П Р И М Е Р. Данную конструкцию
ВАЖНО согласовать в ближайшее
время.
– Слова, написанные заглавными
буквами, принято считать
повышением тона, поэтому
категорически нет.
ПОЛ ЕЗН Ы Е СОВЕТ Ы
И Н ЕГЛ АСН Ы Е П РА ВИ Л А :
•• Трижды проверяйте название компании,
должность и ФИО получателя.
•• Избегайте в деловой переписке эмоциональной окраски и излишней вежливости. Даже если вы негодуете или преисполнены благодарности, ваше письмо
должно быть «хладнокровным».
•• Не пишите русскими буквами английские термины (айти, дивиди, вип, спешиал, сос и т. д.).
П Р И М Е Р. Примите меры!!!
– Восклицательный знак
и повелительное наклонение –
враги официального письма.
П Р И М Е Р. Мы погуглили,
посовещались и, чем черт
не шутит, решили выбрать
Вашу компанию.
– Интернет-сленг, разговорная
речь, смайлики, народные
выражения, анекдоты, афоризмы,
пословицы, метафоры и прочие
эмоциональные украшения
оставьте для неформальных писем
друз ьям.
•• Перед отправкой три раза проверьте письмо на ошибки и опечатки. Это всегда можно сделать в печатной
программе, грамотность – это ваша деловая репутация и составляющая часть профессионализма.
•• Никогда не пишите ничего личного даже своим друзьям. Их рабочая почта может быть доступна человеку, которому эта информация не предназначается.
•• Обязательно указывайте тему письма. В идеале по шаблону: название компании, цель письма.
П Р И М Е Р. Мы отправили Вам ПРК,
РМ и КП неделю назад и до сих пор
не получили ответа.
– Аббревиатуры и сокращения
должны быть понятны не только
вам, но и адресату, поэтому лучше
их не использовать.
П Р И М Е Р. P. S. Также мы ждем
от Вас ответ на предыдущее
предложение.
– Постскриптум в деловой
переписке недопустим.
ОТВЕЧАТЬ
НА ПИСЬМО –
ОСНОВА ЭТИКИ
И ХОРОШЕГО
ТОНА
П Р И М Е Р. Вы не выполнили
обещание и не отгрузили первую
партию бумаги.
– Использование страдательного
залога более предпочтительно.
Подобное предложение лучше
сформулировать так: «Обещание
по отгрузке первой партии бумаги
не было выполнено».
O F F I C E
M A G A Z I N E
№ 1 0
028
О К Т Я Б Р Ь
2 0 1 6