Benjamin Franklin ha sido uno de los principales líderes de la historia jugando un papel muy relevante en la fundación de los Estados Unidos y como inventor del pararrayos, lentes bifocales, entre otros. Pero, además de esto, es reconocido por sus hábitos productivos y su método para llevarlo a cabo.
Según recoge en su autobiografía, en torno a 1728 (22 años), se propuso alcanzar la perfección moral. Elaboró una lista de 13 virtudes intentando trabajar con una cada semana. Al final del día evaluaba los errores cometidos en cada una de ellas intentando no cometer ningún error en la virtud en la que estaba trabajando esa semana.
Al igual que hacía Benjamin Franklin, o la propuesta de Steven Covey (Los 7 Hábitos de la gente altamente efectiva), considero que cultivar un conjunto de buenas prácticas con disciplina es clave para nuestro éxito y tranquilidad mental.
Sin embargo, para el común de los mortales, entre los que me incluyo, se hace muy difícil llevar a la práctica los hábitos de S. Covey o las virtudes de Franklin, a no ser que sientas un problema grave en esas líneas o que dediques tu vida a ello.
En mi experiencia es mucho más sencillo y efectivo seguir un conjunto de principios o reglas que guíen cómo actuar en el día a día de manera lo más tangible posible, como propone la metodología de productividad y gestión del tiempo GTD (Getting Things Done).
Llevo aplicando la metodología de gestión del tiempo GTD desde 2007 y en este largo camino he cometido muchos errores. El problema reside en que la primera vez que lees el libro (Organízate con Eficacia. David Allen) te quedas con un subconjunto de "principios" o "reglas" que no tienen por qué ser las más importantes. De hecho mis errores de principiante consistieron en enfocarme en un subconjunto equivocado.
Con el tiempo, años en mi caso, y en base de cometer errores y corregirlos, vas detectando poco a poco qué es lo importante y qué es lo menos importante.
Si nos planteamos el objetivo de ser líderes más productivos y equilibrados, es decir, usar el tiempo que tenemos de manera más sensata de modo que experimentemos buenas sensaciones, hay un conjunto de reglas que considero cruciales, algunas de GTD y otra, la última regla de este artículo que, aunque entra en la filosofía GTD, no se trata de manera explícita y con el suficiente peso en la misma.
En los talleres que imparto me gusta llamarlas las reglas de oro de la productividad y, en mi opinión, aunque en la metodología de productividad GTD se proponen muchas más pautas, estás son las mínimas a cumplir para empezar a obtener beneficios.
Regla De Oro 1: Apuntar Todo
Tu cerebro sólo puede gestionar unas 7-10 tareas pendientes sin saturarse. Esto es debido a que el trabajo pendiente se gestiona con la memoria a corto plazo que es extremadamente limitada.
Así la primera regla de oro consiste en:
Apuntar todas las cosas que te supongan una preocupación o que creas que puedes olvidar en una lista de tareas y sacarlas de tu cabeza.
Esto te ayudará a eliminar gran parte del estrés derivado del trabajo siempre y cuando confíes en que la lista contiene todo lo necesario. Todos hacemos listas de vez en cuando, el punto clave aquí es que si quieres conseguir no recordar mentalmente las cosas que tienes/quieres hacer, es muy importante que la lista sea completa (incluyendo cosas profesionales y personales) y esté actualizada (ver regla 3).
Para usarla sólo tienes que leerla a diario e ir haciendo las tareas en el orden que tu mente te dicte. No es necesario priorizar, ni poner fechas (que no sean inamovibles).
También debes complementar la lista con un calendario para incluir única y exclusivamente tus citas.
Si quieres conocer esta regla en más detalle puedes ver: La productividad consiste en vaciar tu cabeza.
LaS 4 REGLAS DE ORO
DE LA PRODUCTIVIDAD
LIDERAZGO EN ACCION