D O S Y A / İç Soruşturmalar
İç Soruşturmalara Bir Bakış
Yazı: İdil GÜRDİL, KPMG Türkiye Danışmanlık
Bölümü Şirket Ortağı – Suistimal Önleme ve
İnceleme Hizmetleri Lideri
Sinan Çamlık, KPMG Türkiye Danışmanlık
Bölümü Müdürü - Suistimal Önleme ve
İnceleme Hizmetleri
D
12
ünyanın önde gelen çelik kasa üreti-
cilerinden HTX Safe Boxes’ın Uyum
Yöneticisi Lindsey Grandersund’a,
HTX Safe Boxes’ın Hindistan Ofisinde
gerçekleşen bir suiistimal şüphesine ilişkin bir
bildirim gelir. Söz konusu çağrıda, fabrikanın
ana hammaddesi olan çelik ihalesine fesat
karıştırıldığı bildirilmekte ve şirketin Hindis-
tan’daki iştirakinde görev yapan pek çok üst
düzey yöneticinin bu durumu bildiği ve çeşitli
nedenlerle buna göz yumduğu belirtilmektedir.
Şirketin Uyum Yöneticisi olarak Lindsey nasıl
hareket etmeli? İlk kime haber vermeli?
Global firmaların çoğunda bir suiistimal vaka-
sı ile karşılaşıldığında yapılması gerekenler ve
öncelikli olarak alınacak önlemler yazılı kurallar
ile belirlenmiş durumdadır. Şirketler öncelikle
suiistimali kendi iç kaynaklarıyla mı, dışarıdan
sağlayacakları bağımsız bir suiistimal inceleme
danışmanıyla mı, yoksa hem iç kaynaklarının
hem de bağımsız danışmanın bir arada kulla-
nımıyla mı araştıracaklarının kararını vermeli-
dirler. Her durumda soruşturmanın sonunda
hukuki bir sürecin işletilmesi gerekliliği doğa-
bileceği için, soruşturmanın mutlaka en ba-
şından itibaren konunun uzmanı bir avukatlık
firmasıyla birlikte çalışılması gerekmektedir.
İç kaynaklarla yapılan bir suiistimal soruştur-
ması sırasında ortaya çıkacak beklenmedik
durumlar, suiistimalin kapsamını anlamak ve
bu durumlara yanıt vermek için harcanan ça-
bayı artıracaktır. Her ne kadar her vaka birbi-
rinden farklı olsa da bütün şirketler bir noktada
aşağıdaki iki kararı vermek zorunda kalacaktır:
n Bağımsız bir suiistimal inceleme danışma-
nından hizmet almayı ne zaman düşünmeli-
yim?
n Suiistimalin yasal mercilere bildirimi gereki-
yor mu?
Soruşturmanın iç kaynaklarla yürütülmesi
şirket için çeşitli avantajlar sağlasa da bera-
berinde ciddi riskleri de getirmektedir ve iç
kaynaklarla yapılan soruşturmaların tarafsızlığı
SORUŞTURMALARIN
BAŞLANGIÇ
AŞAMASINDA, ILGILI
KONU HAKKINDA
MÜMKÜN OLDUĞU
KADAR DETAYLI
VE KAPSAMLI
BILGI EDINILMESI,
SORUŞTURMANIN
ILERLEYEN
AŞAMALARINDA
SÜRECI ETKILEMESI
NEDENIYLE SON
DERECE ÖNEMLIDIR.
konusunda soru işaretleri doğabilir. Ayrıca ba-
ğımsız uzmanlar farklı şirketlerde çok sayıda
suiistimal vakası soruşturdukları için daha et-
kin, tarafsız ve önyargısız bir soruşturma ya-
pabilirler. Ancak gerek iç kaynaklarla gerekse
bağımsız bir suiistimal inceleme danışmanıyla
gerçekleştirilsin, soruşturmalar sırasında mut-
laka göz önünde tutulması gereken çok önem-
li hususlar vardır. Öncelikle, çeşitli uzmanlık
alanlarından gelen profesyonelleri doğru za-
manda soruşturmaya dahil etmek gerekmek-
tedir. Örneğin avukatlar, adli bilişim uzmanları,
insan kaynakları yöneticileri vb. Soruşturma
sırasında kaynak kullanımı doğru planlan-
malı, teknolojinin ve insan kaynağının etkin
kullanımı sağlanmalıdır. Hazırlanacak detaylı
proje planıyla üst yönetimin beklentileri doğru
bir şekilde yönetilmeli, gerektikçe proje planı
güncellenmelidir. Soruşturma kapsamı doğru
belirlenerek, süreç boyunca hem şirket içinde,
hem şirket dışında, hem de gerektiğinde ka-
muyla gerçekleştirilecek iletişim iyi yönetilme-
lidir. Ve tabii yeni yürürlüğe giren kanunlarla
günümüzde önemi daha da artan veri güven-
liği, kişisel hak ve özgürlükler gibi konuların
güvence altına alındığından emin olunmalıdır.
Soruşturmaların başlangıç aşamasında, ilgili
konu hakkında mümkün olduğu kadar detay-
lı ve kapsamlı bilgi edinilmesi, soruşturmanın
ilerleyen aşamalarında süreci etkilemesi nede-
niyle son derece önemlidir. Bu aşamada, ince-
leme kapsamındaki olay hakkında bilgi edin-
mek amacıyla sürece müdahil olduğu düşü-
nülen kişilerle ön görüşmelerin gerçekleştiril-
mesi ve olayın çözümüne yarayacak belgelerin