INmagazine Zirve Özel | Page 13

İÇ SORUŞTURMA EKİBİ KİMLERDEN OLUŞMALI? Şirket, iç soruşturmaları iç kaynaklar ile yapa- bileceği gibi iddianın kapsamı ve özelliklerin- den dolayı dışardan uzmanlar ile de çalışabilir. Örneğin; ortaya atılan iddianın muhasebe ka- yıtlarında yapılan bir manipülasyon veya ticari rüşvet ile alakalı olması durumunda bir adli muhasebeci, gizli verilerin çalınması ile ilgili olması durumunda ise bir bilgisayar forensic uzmanı ekibe dahil edilebilir. Dışardan uzman kullanmanın en önemli ge- rekçelerinden biri de, uyum dışı davranışı yaptığı iddia edilen kişi veya kişilere ilişkin yapılacak soruşturmanın tarafsız bir gözle ve bağımsız olarak yapılması gerekliliğidir. Örne- ğin bir şirket genel müdürünün tedarikçiden komisyon alarak şahsi bir menfaat sağladığına dair bir iddianın, şirketin iç denetim uzmanları tarafından soruşturulması oldukça güç olabi- lir, iç denetçi tarafsız kalma konusunda zorla- nabilir. Bu nedenle tarafsızlığı ve bağımsızlığı zedeleyecek durumların, iç soruşturma ekibi kurulmadan önce dikkatlice değerlendirilmesi iç soruşturmanın başarısı açısından önemlidir. İç soruşturmaya konu olan iddianın içeriği ve konu olan taraflar dikkate alındığında soruş- turma ekibinde aşağıdaki uzmanlar yer alabi- lir: l Şirket iç hukuk müşaviri ve dış avukatı l İnsan kaynakları uzmanı l Bilgi işlem ve bilgi güvenliği uzmanları l Adli muhasebeci l Güvenlik görevlileri l İç denetçi l Özellikli konularda görevlendirilebilecek uz- manlar SORUŞTURMANIN TAMAMLANDIĞI YERDE HER ZAMAN GELİŞMEYE AÇIK ALANLAR VARDIR. AKILLI YÖNETİCİLER İYİ SORULAR SORARAK PROBLEMLERİN KÖK SEBEPLERİNİ ANLAR VE BUNA GÖRE İÇ KONTROL SİSTEMLERİNİ GELİŞTİREREK BU KEYİFSİZ SÜRECİ BİR FIRSATA ÇEVİRİRLER. SORUŞTURMA YÜRÜTÜRKEN KULLANABILECEĞINIZ BIR CHECKLIST n İç soruşturmalara ilişkin politika ve prosedürler hazır mı? n Doğru soruşturma ekibi kuruldu mu? n Kanıtlar belirlendi mi? (çalışanlar ile görüşmeler, kağıt dokümanlar, elektronik veriler) n Kanıtlar muhafaza edildi mi? n Kanunlara uygun ve etkin sorgulama teknikleri kullanıldı mı? n Hakkında soruşturma yapılanlara titiz davranıldı mı, hakları korundu mu? n Sorgulama sürecinde tutarlı davranıldı mı? n Sorgulamanın her süreci açık ve tam bir şekilde belgelendi mi? İYİ BİR İÇ SORUŞTURMA ŞİRKETE KAZANDIRIR; KÖTÜSÜ İSE MALİYETLİDİR İç soruşturma süreci şirket çalışanlarının sık karşılaşmadığı sıkıcı ve keyifsiz bir süreç. Peki bu süreç sadece soruşturmanın sonunda “ihlal gerçekleşmiş mi, gerçekleşmemiş mi” sorusu ile sınırlandırılabilir mi? Tabii ki hayır. İyi bir iç soruşturma kapsamında şirket çok soru sorar ve muhtemelen de ders alabileceği birçok zayıf ve gelişmeye açık alanlar ile karşılaşır. İyi yürütülen bir soruşturma şirketin maddi varlıklarını koruması yanında, iç yönergeleri- nin geliştirilmesini de sağlayabilir. Örneğin; iyi yürütülen bir soruşturma sonucunda çalınan bir paranın kaynağı tespit edilebilir, sorumlu- ları bulunur ve zararlar tazmin edilebilir; veya işten çıkarılan bir çalışanın açtığı davaya karşı savunma daha etkin geliştirilebilir ve bir daha benzer bir uyumsuz eylemin tekrarlanmaması için yönerge ve kontrollerde ilerleme sağlana- bilir. İç soruşturmaların iyi bir şekilde yürü- tülmesinin belki de en önemli faydası, şirket çalışanlarının kanunlara ve şirket politikaları- na uygun davranmaması durumunda, şirketin bu davranışlara tolerans göstermeyeceği ve en etkin şekilde cezalandıracağı mesajını tüm şirkete vermesidir. İyi yönetilen iç soruşturma- lar çalışanın şirkete güven ve memnuniyetini artırırken, tersi durumlar ise güveni zedeler. SON SÖZLER İç soruşturma süreci, içinde birçok hassas dengenin olduğu sıkıntılı ve zor bir süreç. Ancak yukarıda bahsedilen konular ve bu makalenin kapsamından dolayı bahsedeme- diğimiz daha birçok faktör anlaşılabilirse, iç soruşturmalar hızlı, detaylı ve kanunlara uy- gun bir şekilde yürütülebilir. Burada anaht ar kelimeler “planlama ve hazırlık”tır. Şirketin iç soruşturmalara ilişkin politika ve prosedürleri- nin olması, muhtemel bir soruşturmada kriz anlarını asgari seviyeye indirebilir ve sürecin daha rahat yürümesine yardımcı olabilir. TEİD olarak, etik ve uyum programlarının şir- ketlerin ajandalarında üst sıralara yükseldiği bu dönemde, bu sürecin en önemli noktala- rından biri olan iç soruşturmalara ilişkin özel bir dosya açıyoruz. Bu dosyamızda uzmanlık- larından dolayı iç soruşturmalara farklı açılar- dan bakan birçok değerli uzmandan makale aldık. Kendilerine bu kritik konuda TEİD’e sağladıkları katkıdan dolayı teşekkür ediyoruz. Okurlarımızın konuya oldukça geniş bir pers- pektiften bakan bu makaleleri ilgi ile okuya- caklarından ve faydalanacaklarından eminim. 11