DOSYA / İç Soruşturmalar |
|||
10 |
uzmanların , iddianın gerçekliğine ilişkin ön çalışma yaparak ( veri analizi veya background check gibi ) muhtemel iç soruşturma için yeterli gerekçelerin olup olmadığına dair bir değerlendirme yapması uygun olacaktır . Bu ön çalışmanın da ilgili çalışanların kişisel haklarının zedelenme ihtimaline karşı titizlikle yapılması gerekir . İç soruşturmalarda kişisel hakların korunması kritik bir öneme sahiptir . Bu nedenle yeterli ve makul gerekçe ortaya konmadan iç soruşturma başlatılmamalıdır .
KRİZ OLMADAN KRİZ PLANININ HAZIRLANMASI : YAPILANDIRILMIŞ BİR İÇ SORUŞTURMA SÜRECİ Kriz gerçekleşmeden önce iç soruşturmaya ilişkin plan ve sürecin yapılandırılması kritik bir öneme sahiptir . Bunun önemli olmasının sebebi ; örneğin şirketin parasının bir çalışan tarafından bankadan çalındığı bir durumda , artık suiistimal eylemi gerçekleşmiştir veya gerçekleşiyordur . Bu noktada şirketten beklenen , yönetiminin harekete geçmesidir . Acele ile verilen kararlar genelde kötü kararlardır . Dolayısıyla , harekete geçmeden önce soruşturmayı yapacak olan takımın toplanıp , soruşturmada izlenecek yönteme ilişkin planı oluşturması beklenir . Bu aşamada ihtiyaç duyulan , basit bir eylem planının oluşturulması ve süreç ilerleyip ve daha fazla bilgiye sahip oldukça bu planın güncellenmesidir . Planın , soruşturma kapsamının ve türünün , soruşturulan konuya bağlı olarak değişebileceği düşüncesi ile hazırlanması daha uygun olacaktır . Böyle bir planda olması gereken temel unsurlar aşağıdaki gibidir : n Soruşturmanın lideri kim olacak ? İnsan kaynakları direktörü , hukuk müşaviri gibi . n Dışardan uzman kullanacak mı ? Eğer kullanacak ise güvenilebilecek uzmanların listesi kriz gerçekleşmeden hazırlanmalıdır . Bu listeye , dışardan avukat , adli muhasebeci , bilgisayar forensic uzmanı , sektör uzmanı gibi uzmanlar eklenir . Bu çalışma gerçek kriz çıktığında şirket yönetimini çok önemli bir kargaşadan kurtarır . n Soruşturma ekibinde kim olacak ? Bu ekip insan kaynaklarından , bilgi işlemden , hukuk bölümünden , mali işlerden ve operasyondan yöneticileri içerebilir . Soruşturma takımının soruşturma yapılmadan önce belirlenmesi kriz anında zaman kazandırır .
|
MAKUL , PROFESYONEL EĞİTİM ALMIŞ VE İHTİYATLI BİR KİŞİ , ELDEKİ TÜM VERİLER İLE , UYGUN OLMAYAN BİR DAVRANIŞA İLİŞKİN İDDİANIN GERÇEK OLABİLECEĞİ İLE İLGİLİ YETERLİ BİR HÜKÜM ORTAYA KOYMADAN , İÇ SORUŞTURMA YAPILMAMALIDIR . |
n Bilgi işlem sistemi ve verinin nasıl saklandığı ile bu verilerin korunmasına ilişkin politikalar anlaşılmalıdır . n Şirket çalışanlarının telefonlarının ve e-postalarının gözetimine ilişkin politikalar incelenmeli ve güncellenmelidir . Şirket yönetimi , çalışanların bu politikaları anladığından ve imzaladığından emin olmalıdır .
NASIL BİR İÇ SORUŞTURMA ? Soruşturma yapmaya karar verildikten sonra süreç başlar . Soruşturmanın metodolojik ve yapılandırılmış bir şekilde yapılması kritik öneme sahiptir . Şirketlerin kurumsal değerleri ve itibarı ancak soruşturmaların hassas ve doğru şekilde yapılması ile korunabilir . İç soruşturma kapsamındaki konuların genelde rutin olamayan konular olması , bu süreci doğal olarak zorlaştırmaktadır . Soruşturmalar maliyetli , zaman alıcı , şirket içi tahribat yaratabilecek bir süreç olabileceği gibi , eğer gizlilik ve titizlik içinde iyi yönetilmez ise beklenmeyen karmaşıklığa ve hukuki problemlere ve hatta çalışan memnuniyetsizliğine neden olabilecek bir potansiyele sahiptir . İç soruşturma sürecinin yürütülmesi , soruşturmaya neden olan uyumsuzluk iddiası ve taraflarına bağlı olarak farklı özellikler gösterebilir . Soruşturmanın yapılma nedeninden ve içerdiği farklı özelliklerden bağımsız olarak , bir soruşturmanın etkinliği ve güvenilirliği o soruşturmanın zamanlı , doğru , adil , tarafsız ve titizlikle yapılmasına bağlıdır . İç soruşturmaların ana amacı uyum dışı davranışa ilişkin iddianın gerçek olup olmadığının ortaya çıkarılmasıdır . Ancak iyi bir soruşturma bu amacı gerçekleştirirken masum çalışanı ile ilişkisini bozmamalı veya herhangi bir çalışanın itibarını gereksiz yere zedelememelidir . İç soruşturmalara bu geniş çerçeveden bakmak , iyi planlamayı , tutarlılığı , analitik yaklaşımı , duyarlılığı ve sürecin tüm evrelerinin hukuka uygun bir şekilde yürütülmesini gerekli kılar . İç soruşturmalar genellikle yazılı ve kaydedilmiş kanıtların toplanmasını ve incelenmesini , şüpheli çalışanların ve görgü tanıklarının sorgulanmasını ve bilgisayarlar ile ve bilgisayar ağlarının incelenmesini içerir . Süreç ayrıca şirket yöneticileri , insan kaynakları uzmanları ve hukuk müşavirleri ile de görüşmeleri gerekli kılabilir . Süreçte rol alacak kişiler ile alınacak aksiyonlar , sadece eldeki özel durum tarafından gerekli görüldüğü ölçüde belirlenir .
|