ALET ÇANTASI
36
SORMADAN ALAMAM Yazılı politikalara , özellikle gerçek hayata dair senaryoları tasvir eden çok sayıda soru ve cevapların dahil edilmesi oldukça yararlı olacaktır ; zira bu öğrenme araçları , çalışanların ilgili politikanın parametrelerini daha iyi anlamalarına yardım edebilir . Hediye ve ağırlama politikalarına uyumun takip altında tutulması , politikanın uygulanmasında tutarlılığın sağlanması için önem taşır ve bu da bu alanda hakkaniyet algısının oluşturulmasına yardım eder . Kurumlar , yazılı politikanın oluşturulmasına , revizyonlarının gözetimi ve politikanın çeşitli parametrelerine karar verme sorumluluğunu kime verecekleri konularına dikkat etmelidirler . Bu sorumluluk , bir etik kuruluna veya kıdemli bir liderlik ekibine verilebilir . Belirli hediye ve ağırlamalar için ön onay taleplerini değerlendirme ve politikanın istisnalarını yönetme sorumluluğunu üstlenecek bir kişiyi görevlendirmek özellikle önemlidir . Şirketler , bu sorumluluğu etik ve uyum departmanına , diğer departman veya birimlere veya yöneticilere verebilirler . Çoğu kurum , çalışanların belirli hediye ve ağırlamalar için ön onay almasına ( veya daha sonra onay almasına ) ve hediye ve ağırlama politikaları ile ilgili istisna talebinde bulunulmasına yönelik süreçler oluşturmuştur . Merkezi bir onay sistemi oluşturulması , bu tür kararların alınmasında bağımsızlığa belirli bir düzeyde katkıda bulunabilir ve karar alımında tutarlılığı artırabilir ; bu da bu alanda hakkaniyet duygusunun gelişmesini perçinleyebilir . Diğer taraftan , özellikle çokuluslu kurumlarda , denetçilere veya diğer yerel yönetime onay ve istisnalarla ilgili karar verme yetkisinin verilmesi , hediye ve ağırlama politikalarının yerel kanun ve adetlere göre yorumlanmasını sağlar . Çoğu kurum , çıkar çatışmaları veya rüşvet veya kamu görevlileri ile iş yapma gibi diğer alanlardaki eğitimlerin yanı sıra hediye ve ağırlama politikaları ile ilgili de eğitim vermektedir . Kurumlar hediye ve ağırlama eğitimlerini genel davranış kuralları eğitimi ile de birleştirebilirler . Yazılı politikalarda olduğu gibi , gerçek hayattan alınmış senaryoların hediye ve ağırlama eğitimlerine dâhil edilmesi oldukça yararlı olabilir . Şirketlerin , hediye ağırlama politikalarına ilişkin gerçekleştirdikleri risk değerlendirmesi kapsamında , belirli dönemlerde eğitimleri tekrarlamaları yerinde olacaktır . Uyumla ilgili tüm alanlarda olduğu gibi , kurumların hediye ve ağırlama politikalarına uyumunun dönemsel olarak denetlenmesi de önemli bir husustur . Seyahat ve eğlence masraf raporlarının ve şirket kredi kartı hesap özetlerinin gözden geçirilmesi , bu alanda fazlasıyla yararlı olacaktır .
ÇOĞU KURUM , ÇIKAR ÇATIŞMALARI , RÜŞVET VEYA KAMU GÖREVLILERI ILE IŞ YAPMA GIBI DIĞER ALANLARDAKI EĞITIMLERIN YANI SIRA HEDIYE VE AĞIRLAMA POLITIKALARI ILE ILGILI DE EĞITIM VERMEKTEDIR .
Kurumlar , masraf eğilim değerlendirmelerinden de faydalanabilirler ; bu şekilde çalışan harcamalarındaki önemli artışları yakalayabilirler .
YAZ DEFTERE Çoğu kurum , konu ile ilgili bir usulsüzlüğün oluşmadığından emin olmak için , belirlenen değerin üzerindeki hediye ve ağırlamaları kaydetmek üzere kayıt defterleri kullanmaktadır . Bir hediye ve ağırlama kayıt defterine , genellikle hem üçüncü taraflara verilen ve teklif edilen hem de kurum tarafından alınan ve kabul edilen tüm hediyeler kaydedilir . Kurumun , personelin karşı karşıya kalabileceği ve ortaya çıkması muhtemel baskının farkında olması için geri çevrilen hediyeler ve ağırlamalar da not edilir . Bu uygulama , sürecin açık ve şeffaf olmasına ve tahrifat suçlamalarından kaçınılmasına yardım eder . Uyumla ilgili tüm alanlarda olduğu gibi , hediye ve ağırlama politikalarının tutarlı bir şekilde uygulanabiliyor olması da büyük bir öneme sahiptir . Çoğu kurum uyum ihlallerine ilişkin uygulanacak disiplin işlemlerini yöneticilerin kararına bırakırken , etik ve uyum departmanının geçmişte yaşanan ihlallerde ne tür disiplin işlemleri uygulandığına dair tecrübe veya bilgi sahibi yöneticileri görevlendirmesi yardımcı olacaktır . Hediye ve ağırlamaların kişisel niteliği göz önünde bulundurulduğunda , uygulamaların tutarlı olması özellikle önem taşır . Kurumlar , hediye ve ağırlamalara ilişkin risk değerlendirmesi yaparken ve uyum kontrolleri tasarlarken , üçüncü tarafların sebep olduğu riskleri ve uygun üçüncü taraf uyum çabalarını da göz önünde bulundurmalıdır . Ayrıca , şirket adına yapılan işlemlerde , distribütör , acente gibi üçüncü kişi temsilcilerin şirket adına bizzat hediye sunmaları söz konusu olduğundan , şirketler , hediye ve ağırlama politikalarını veya diğer duyuruları , ayrı bir politika olarak veya şirketin üçüncü taraf davranış kurallarının bir parçası olarak tedarikçilere ve diğer üçüncü taraflara da dağıtabilir ve onlardan bunlara uyacaklarına dair imzalı taahhütname alabilir . 4