INmagazine Sayı 6 (Nisan, Mayıs, Haziran)

3 İhbar/Danışma Hattının Tanıtımı Sağlanmalıdır: Şirketlerde bir ihbar/danışma hattının olması, çalışanların bunu hiçbir endişe duymadan ve rahatlıkla kullanacağı anlamına gelmeyecektir. Bu tür çekinceleri ortadan kaldırabilmek için yalnızca ihbar/danışma hattını tanıtmak ile kalmayıp, bunun değerini, amacını ve kurumun buna bağlılığını da ortaya koymak gereklidir. Şirketler tüm çalışanlarını etik dışı ve yasal olmayan eylemler hakkında da bilgilendirmelidir. İhbar/danışma hattının, posterlerle, kartlarla, eğitimle ve hatta YouTube videoları ile tanıtılması, ihbar/ danışma hattına önem verilmesini sağlayacaktır. Şirketlerde çalışanların dört nesli kapsadığı düşünüldüğünde, ihbar/danışma hattının tanıtılması için birçok iletişim aracının bileşik bir şekilde kullanılması gerektiği açıktır. 4 İhbar/Danışma Hattının Kullananlara Tam Bir Koruma Sağlanmalıdır: Çalışanlar, ihbarda bulundukları için misilleme, intikam veya tacize maruz kalacaklarını düşünüyorlarsa ihbar mekanizması iyi işlemiyor demektir. Dolayısıyla, danışma/ihbar hattı üzerinden veya doğrudan komuta zinciri veya etik ve uyum departmanı üzerinden endişelerini ihbar etmek isteyen çalışanlara güven vermek için mutlaka bir misilleme yapmama/intikam almama politikası oluşturulmalıdır. İhbarın gizli veya anonim olması arasında bir anlam farklılığı bulunmaktadır. Anonimlik, olay veya konuyu ihbar eden kişinin kimliğinin korunması anlamına gelmektedir. Gizlilik ise ihbar edilen bilginin korunması anlamına gelir. İlk şikayetten, dağıtıma, üst mercilere bildirme ve sonuçlandırmaya kadar olan veri akışı sistemini oluşturmak, ihbar/danışma hattını kurarken önceliklerden biri olmalıdır. NELER İHBAR EDİLEBİLİR? Aşağıdaki etik dışı veya yasal olmayan davranışlar ihbar ve danışma hattının konusu olabilirler: Yolsuzluk, Rüşvet, l İnsan hakları ihlali, l Kaçak işçi çalıştırma, l Sosyal ve mali hakları sağlamadan işçi çalıştırma, l Vergi kaçakçılığı, l Taciz, şiddet, dayak, l Hissedarların (shareholders) haklarının ihlali, l Paydaşların (stakeholders) haklarının ihlali, l Organizasyon içinde çalışanlara yönelik kötü muameleler (psikolojik şiddet, bullying vb.) l l 5 Veri Saklama ve Veri Akışı Sistemleri Kurulmalıdır: İhbar/danışma hattından alınan şikayetlerin saklanması için en temel kural, saklama politikasını, kuruluşunuz tarafından alınan veya geliştirilen benzer bilgiler için yansıtan saklama/yo k etme politikasıdır. Danışma/ihbar hattı verileri için veri saklama gereksiniminin ne kadar sürmesi gerektiğini her şirket kendi kurum kültürü çerçevesinde belirlemelidir. Şirketin içinde ihbar/danışma hattı bildirimlerini ilk alacak ve gözden geçirecek kişilerin belirlenmesi çok önemlidir. Bununla aynı öneme sahip olan bir diğer unsur da, ihbar edilmiş konuları işaret eden veya üst mercilere bildirmeyi gerektiren kriterlerin, değerlerin ve göstergelerin bir standardının oluşturulmasıdır. İhbar /danışma hattı şikâyetlerinizin sınıflandırılmasından sorumlu bireylerin seçimi, eğitimi ve bu kişilerle işbirliği belki de hattı uygulamaya geçirme sürecindeki en önemli faaliyetlerinden biridir. Şikayetlerin çözümlenmesi ve olayın bir karara bağlanması için bir takım adımları veya kılavuzları belirlemek gerekir. Bunlardan ilki, ihbar edilen bilginin incelenmesi için, bu bilginin alınma tarihinden itibaren bir süre belirlemektir. Bundan sonraki adım, ihbar edilen olay veya konular arasında öncelik belirlemek olacaktır. İhbar edilen konunun sonuçlandırılmasının takibi, yalnızca olayın kapatılıp kapatılmadığının kontrolü olmamalı, ayrıca nasıl çözüldüğünü de içermelidir. 6 İhbar/Danışma Hattının Kullanılması Teşvik Edilmelidir: Taciz, mobbing, müşteri dolandırıcılığı veya fiyat belirleme gibi faaliyetlere tanık olan çalışanların bunu yönetime veya şirketin danışma/ihbar hattına bildirmeleri gerekmektedir. Ancak çoğu kişinin herhangi bir suiistimale tanık olduğunda bunu misilleme korkuları veya bir şeyin yapılmayacağına dair inançlarından dolayı ihbar etmedikleri bilinmektedir. Oysa bu vakaları gündeme getirenler, muhtemelen zarara yol açacak suiistimali ortaya çıkararak gerek işverenlerine, gerek ise genel olarak topluma büyük yarar sağlayabilirler. Dolayısıyla, çalışanlara erişmek ve onları ihbar etmeye teşvik etmek son derece önemlidir. Danışmaihbar mekanizmaları için en önemli tartışmalardan biri de kurumların ihbarcılara ödül vermesinin doğru olup olmadığıdır. İhbarcıların ödüllendirilmesinin arkasında yatan düşünce, şirketlerin, çalışanlarının etik ve uyum ihlallerine karşı tetikte olmalarına ve doğru olmayan bir şey gördüklerinde bunu gündeme getirmelerine teşvik edilmek istemeleridir. Bu noktada asıl korkulan husus, böyle bir ödüllendirme sistemini çalışanların morali üzerinde belirgin bir olumsuz etkiye sahip olması, bir kelle avcısı imajı yaratmasıdır. Çalışanların devamlı olarak onları birilerinin izlediğini düşünmeleri ve kendilerini kimin izlediğini anlayabilmek için sürekli tetikte olmaları, şirketlerin yaratmaya çalıştığı ekip ruhu anlayışını zedeleyebilir. Aynı pozisyonlara yükselmeyi bekleyenlerin birbirleri aleyhine kanıt aramaları ve ilk fırsatta da bu kanıtları kullanmaya çalışmaları şirketlerin faydasına olmayabilir. Böyle bir güvensizlik ortamında şirket çalışanları birbirleri ile önemli bilgileri paylaşmayabilirler. Bu tür tehlikeler yüzünden şirket kültürünün böyle bir ödül sistemini destekleyip desteklemeyeceğini veya sistemin bir ödül avı haline gelip muhtemelen bütün programı baltalama riskinin olup olmadığının kesin olarak öğrenilmesi gerekir. 35

INmagazine Sayı 6 (Nisan, Mayıs, Haziran) | Page 37