Foto: Naidine Markova
[contraseña]
Por Mónica Mistretta
[
Deje de perder el
tiempo
Las juntas son inevitables, pero la mayoría
resultan improductivas. ¿Cómo mejorarlas?
En la oficina hay muchas formas de perder el tiempo.
Una de las más cotizadas es la junta. Según diversas
encuestas, entre 30 y 49% de los empleados coinciden
en que son el mejor medio para desperdiciar la vida.
¿Cuántas veces ha salido usted de una junta deseando
que le devuelvan las horas invertidas?
De acuerdo con Harvard Business Review, los ejecutivos senior dedican más de 65% de su tiempo en reuniones con sus equipos de trabajo.
Seguramente usted es de los que preferiría evitar la
“juntitis”, pero no puede porque tiene que supervisar el
trabajo de los encargados de las distintas unidades funcionales para informarse sobre el avance de los proyectos. ¿Cierto? Pues muy mal, porque una junta no es el
medio ideal de seguimiento. Para eso hay wikis, Google
Apps, aplicaciones para Project Management y demás.
Una junta es, en esencia, una conversación, una oportunidad para discutir sobre los problemas y corregirlos.
A pesar de los avances en comunicación y tecnología,
todavía es un reto conducir una reunión efectiva; más
aún, si la junta es virtual y los participantes están en distintos lugares. Desde el delay en la comunicación hasta
dificultades en el uso de las herramientas, las juntas virtuales pueden ser frustrantes. A eso hay que añadir que
en la actualidad los usuarios se conectan desde sus propios dispositivos móviles —no desde una PC—, y quieren usar las aplicaciones de colaboración que les gustan.
]
La demanda de los usuarios de herramientas colaborativas, como las conferencias web, está creciendo exponencialmente. El software y servicios de conferencias
en línea se pronostica que crecerá a una tasa anual compuesta de 9.8% de 2012 a 2017, hasta alcanzar $2,880
millones de dólares en el 2017.
Hay tres factores que contribuyen a esto: la continua
transformación del lugar de trabajo, que obliga a la movilidad; el rápido cambio tecnológico, y la necesidad de
mejorar la productividad
A su vez, el Bring-Your-Own-App está llevando a la
proliferación de aplicaciones impulsadas por los usuarios. Tanto su equipo IT como los ejecutivos de áreas de
negocio deben tener una visión muy clara y un plan para
facilitar una colaboración más efectiva, o se arriesgan a
que los usuarios tengan una multiplicidad de opciones a
pesar de la política corporativa.
Las conferencias web siguen evolucionando de reuniones online a plataformas sociales y colaborativas. Asimismo,
la adopción es motivada por una transición de comunicaciones solo de audio a una colaboración más rica.
Ahora bien, las herramientas de colaboración no garantizan una junta productiva. Para eso existen infinidad de técnicas que sesudos expertos se han encargado
de desarrollar. Utilizadas y administradas eficazmente,
las juntas son un valioso recurso para la generación de
ideas y planes de ejecución.
Mónica Mistretta es periodista y