NÄKÖKULMA
Perttu Seppänen
Tuotepäällikkö, Mepco Oy
[email protected]
www.mepco.fi
Kirjoittaja pohtii keinoja, joilla palkkahallinnon prosessit voidaan hoitaa
optimaalisesti. Palkanlaskenta katsotaan yhä useammin kuuluvan osaksi
henkilöstöhallintoa, joka voi järjestää palkkapalvelut useallakin erilaisella tavalla.
PALKKAPALVELUJA VOI TUOTTAA
MONELLA TAVALLA – SOPIVIN
VAIHTOEHTO RIIPPUU YRITYKSESTÄ
JA OLOSUHTEISTA
Palkanmaksu on yksi työnantajan keskeisimmistä velvoitteis-
lakisääteisen palkanlaskennan. Kehitys, jossa palkkahallinto
ta työntekijää kohtaan. Se kuuluu asioihin, jotka yhdistävät ja
on siirtynyt enemmän henkilöstöhallinnon puolelle, näkyy
koskevat kaikkia työnantajia. Palkkahallinnon toteutus voi kui-
myös ohjelmistoissa. Nykyaikaiset järjestelmät ovat osa koko-
tenkin vaihdella yrityksestä toiseen.
naisvaltaisia HRM-ratkaisuja, eikä niiden käyttö rajoitu pelk-
Perinteisesti palkanlaskenta on ollut osa yrityksen talous-
kään palkanlaskentaan. Ohjelmiston hankinta on pitkäaikai-
hallintoa, ja se on myös hoidettu samalla tavoin. Nykyisin
nen investointi. Hankintapäätöksessä kannattaa kiinnittää huo-
palkkahallinto mielletään yhä useammin henkilöstöhallinnon
miota järjestelmän ikään ja elinkaaren vaiheeseen, palkanlas-
osaksi. Näin taloushalllinnon toimintatavat eivät enää sido
kentaa täydentävään toiminnallisuuteen sekä kehityksen jatku-
palkkahallintoa.
vuuteen myös tulevaisuudessa.
Ulkoistettu palkkapalvelu tarjoaa monia etuja
Ulkoistettu palkkapalvelu ja oma ohjelmisto
Palveluntuottajien nopea kartoitus osoittaa, että palkkapalve-
kasvattavat suosiotaan
lujen ulkoistamista tarjoavia yrityksiä löytyy melkoinen määrä.
Perinteisten toimintamallien rinnalla suosiotaan kasvattaa ul-
Palveluyritysten sanoma on selvä: kun ulkoistat palkkahallin-
koistuksen ja oman järjestelmän yhdistelmä. Mallissa yritys
non, vapaudut lakisääteisten velvollisuuksien seurannasta, pal-
hankkii ohjelmistotoimittajalta palkka/HRM-järjestelmän ja
kanlaskijoiden koulutuksista sekä henkilöiden poissaoloihin liit-
hankkii omaa ohjelmistoa käyttävän palkanlaskijan palveluna.
tyvistä riskeistä. Lisäksi saat tueksesi joustavan, kustannuste-
Oma ohjelmisto antaa yritykselle vapauden kehittää
hokkaan ja yrityksen johtamista tukevan kumppanin. Oman
palkka- ja henkilöstöhallinnon prosesseja yhdessä järjestelmä-
energiasi voit keskittää ydinosaamisten kehittämiseen.
toimittajan kanssa. Samaan aikaan palkanlaskennan sijaisuus-
Edut ovat selviä – ei ihme, että noin kolmannes pk-yrityk-
ja joustavuusongelmat, koulutuspaineet sekä palkanlaskennan
sistä onkin etsinyt kumppanin palkkapalvelujen tuottamiseen.
muutosten seuranta hoituvat palkkapalvelun tuottajan toimesta.
Oma palkkahallinto palvelee omaa henkilöstöä
taan myös sen tuoman vapauden takia. Oman järjestelmän
Ulkoistuksen hyödyistä huolimatta suurin osa yrityksistä kokee,
ansiosta yritys voi itse määritellä, mitä osia palkka- ja hr-toi-
että palkkahallinto kannattaa hoitaa oman henkilökunnan ja
minnoistaan se haluaa ulkoistaa. Palveluntuottajan kanssa voi-
omien järjestelmien avulla. Oma palkkahallinto nähdään koko
daan sopia ketterästi prosesseja ja ohjelmiston ylläpitoa kos-
henkilöstöä tukevana palveluna.
kevasta työnjaosta. Toimintatapa parantaa yrityksen valmiuk-
Yritykset ovat valmiita investoimaan ohjelmiston hankin-
Palkkahallinnon ulkoistus ei poista tarvetta omalle, asiaan
sia reagoida nopeasti muutoksiin. Palkkapalvelun tuottajan
perehtyneelle yhteyshenkilölle. Erilaisten tapausten tulkinta jää
vaihtaminen tai palvelujen siirtäminen oman henkilökunnan
usein yritykselle. Ulkoistus ei vapauta yritystä kokonaan palk-
hoidettavaksi ei edellytä tietojen siirtämistä järjestelmästä toi-
kahallintoa koskevista tehtävistä. Palkanlaskenta kannattaakin
seen.
hoitaa itse, mikäli tarjolla on henkilöresursseja, joilla on tarvittavaa osaamista ja mielenkiintoa.
Palkkapalvelun tuottamiseen tarvitaan aina jokin ohjelmisto. Markkinoilla on useita järjestelmiä, joilla voi hoitaa
44 HR viesti 4/2014
Milloin olet käynyt läpi yrityksesi palkkahallinnon prosessit
ja järjestelmät? Toimintamalleja ja ohjelmistoja koskevat mahdollisuudet kannattaa selvittää, ennen kuin haasteet kasvavat
ongelmiksi asti.