HR viesti 2/2018 - Page 37

NÄKÖKULMA Krister Juselius toimitusjohtaja JotBar Solutions www.jotbar.fi MITTAATKO AIKAA VAI TULOKSIA? Työpaikoilla kaivataan tarkempaa otetta työn suunnitteluun laisia töitä, jotka nykyään hoituvat esimerkiksi kotoa tai ja ajankäyttöön. JotBarin kokemusten mukaan esimerkiksi mökiltä käsin. Etätyössä on paremmin suojassa keskeytyksiltä tuotannollisessa toiminnassa on paljon asioita, joita on mah- ja flow-tilaan pääsee helpommin. dollista tehostaa työajanseurannan automaation avulla, usein yhdistelemällä ja rohkeasti kokeilemalla. Lisäksi vielä löytyy niitäkin taloja, joissa ajankäytön suh- Etätyössä pitää kuitenkin muistaa tavoiteasetanta. Täytyy olla selkeä tähtäin: mitä etätyöpäivän aikana halutaan saa- vuttaa? Etäpäivää viettävä asiantuntija tai esimies kyllä osaa teen ollaan yhä Excelin varassa. Työn suunnittelun digitaali- johtaa itse itseään, kun pitää tavoitteen kirkkaana mieles- set työkalut muuttavat kuitenkin kenttää nopeasti mutta var- sään ja esimerkiksi jaksottaa tauot tukemaan tuota tavoitetta. masti. Seuraava askel on automatisoida kaikki ne prosessin vaiheet, jotka ylipäänsä on mahdollista automatisoida. Mitä tämä merkitsee käytännössä? No, vaikkapa kun teh- taaseen tulee tilaus, järjestelmä etsii työlle tekijät, jotka kuit- taavat tilauksen vastaanotetuksi omalta osaltaan. Tilaus vie- dään automaattisesti työajanseurantaan. Tästä eteenpäin työ rullaa eteenpäin systeemin sisällä siten, että kaikki turhat rönsyt on poistettu. Kustakin työ­ suorituksesta ja hyväksytystä välivaiheesta lähtee tieto systee- Toinen etätyöhön liittyvä asia on läpinäkyvyys. Kun orga- nisaatiossa kaikilla on jonkinlainen näkymä siihen, missä porukka on – ja mitä tekemässä – ei synny väärinkäsityksiä ja turhia puheita. Ajankäyttöön liittyen on olemassa paljon apuvälineitä, joiden kautta voidaan selvittää, missä väki liikkuu – GPS-seu- rannasta sähköisiin kalentereihin ja työntekoprofiileihin. Seu- rannan idea ei ole hankaloittaa elämää, vaan helpottaa sitä. Esimerkki: jos työntekoprofiiliin on merkitty, että aamulla miin. Kunnes tilaus on hoidettu ja palkanmaksujärjestelmään- töihin mennään klo 8–8.30 välisenä aikana ja pois lähde- kin ilmestyy merkintä. tään klo 16–16.30, järjestelmä leimaa työntekijän sisään ja Systeemin hienous piilee siinä, että moni asia sujuu kuin ulos automaattisesti aina, kun hän pysyy tuon raamin sisällä. itsestään. Esimiesten ja työntekijöiden pitää reagoida vain Työntekijän täytyy leimata itsensä sisään/ulos ainoastaan, poikkeustilanteiden kohdalla – muuten riittää, että tehdään jos profiilista poiketaan. asianmukaiset kuittaukset prosessin eri vaiheissa. Lopputulos: Toisinaan digitaaliset työkalut mainitaan yksinomaan kutakin tilausta kohti käytetty aika vähenee, hommat sujuvat tehokkuusnäkövinkkelistä, ikään kuin tehokkuus olisi se ja tuottavuus paranee. ainoa iso juttu digityökaluissa. Me olemme huomanneet, Mutta entä mitä tapahtuu tehtaan ulkopuolella? Miten että tehokkuuden lisäksi nämä työkalut nostavat roimasti digitaalisuus muuttaa tietotyöläisen arkea, jos ajatellaan myös kahta muuta asiaa: ihmisten työviihtyvyyttä ja vaikkapa etätyötä? – Kokemustemme mukaan on paljon sel- työmotivaatiota. n 2/2018 HR viesti 37