CHAPITRE 6 : QUE FAIRE APRÈS AVOIR REÇU LA
SUBVENTION
La seule exception est si le donateur demande à rester
anonyme. Dans ce cas, le publiez JAMAIS son nom et ne
mentionnez le nom de la subvention à personne en dehors de
votre organisation. Dans votre rapport annuel et vos bilans
comptables, vous pourrez indiquer le donateur comme «
anonyme », sans jamais citer son nom. Dans les conversations
avec des personnes externes à votre organisation, vous pouvez
indiquer un « donateur anonyme ».
Félicitations ! Et maintenant ?
Remerciez TOUJOURS vos donateurs ! Lorsque vous êtes
informé de votre sélection, envoyez un e-mail ou appelez le
donateur pour le remercier. Une note ou carte personnelle
signée par le directeur exécutif est un geste apprécié.
Lorsque vous recevez les documents officiels, assurez-vous
de bien les vérifier, et prenez note de toute spécification de
rapport. Conservez un dossier avec l'ensemble des documents
de la fondation, et placez les dates d'envoi de rapport sur votre
calendrier. Vers la fin ou après la période de subvention, vous
devrez envoyer un rapport d'avancée et/ou un rapport financier
à la fondation, détaillant ce que vous avez accompli et la
manière dont vous avez dépensé les fonds alloués. Assurez-vous
de préparer cela longtemps à l'avance !
Maintenir votre relation avec
la fondation
Obtenir une subvention n'est que le début de votre relation
avec la fondation. La pire erreur à faire (à part de ne pas
remercier le donateur) consiste à l'oublier jusqu'à l'échéance de
remise du rapport final. Vous voulez continuer à cultiver une
relation positive avec la fondation, pour leur donner envie de
vous subventionner à nouveau !
Certaines fondations vous enverront deux originaux d'une
lettre d'attribution et vous demanderont de les signer, d'en
renvoyer un exemplaire et de conserver l'autre dans vos
archives. D'autres vous enverront simplement une lettre
et le chèque de votre subvention, ou vous demanderont
vos coordonnées bancaires. Renvoyez tous les documents
nécessaires (signés par le responsable au sein de l'organisation,
généralement le directeur exécutif ), immédiatement. Conservez
une copie de la lettre et du chèque dans vos archives : ces
informations sont importantes pour votre comptabilité.
Donnez à votre responsable de programme des nouvelles
régulières de vos progrès, ne les laissez pas vous oublier,
mais ne communiquez pas trop fréquemment (une
fréquence hebdomadaire peut être trop, trimestrielle est
raisonnable). Lorsque vous avez de bonnes nouvelles ou
des développements importants à signaler, informez-le
immédiatement. Ne les prenez pas par surprise à la fin de
la période de subvention.
Envoyez une lettre de remerciement formelle à en-tête de votre
organisation à la fondation lorsque vous recevez le paiement.
Assurez-vous d'inclure dans la lettre le titre du projet, le
montant de la subvention attribuée par la fondation, la période
de subvention et un bref résumé du projet (en une expression
ou une phrase).
Inscrivez le responsable de programme de la fondation
sur votre liste de diffusion/bulletin d'information, si vous
en possédez un, afin qu'il reçoive des communications
régulières de la part de votre organisation.
Organisez des réunions quelques fois par an pour discuter
des progrès sur votre subvention. Celles-ci peuvent
être menées par téléphone, mais il est recommandé de
participer à des réunions en personne. Si vous prévoyez
un déplacement dans la ville où se trouve la fondation,
demandez si vous pouvez visiter le bureau de la fondation
et rencontrer le responsable du programme. Vous pouvez
aussi inviter le responsable à vous rendre visite s'il prévoit
de voyager dans votre région.
N'oubliez pas de remercier vos donateurs. Ne les remerciez
pas seulement personnellement, listez-les également comme
donateurs sur votre site web ou votre profil en ligne, dans
le rapport annuel de votre organisation, lors de vos levées
de fonds ou autres évènements publics, ainsi que dans vos
publications (particulièrement si l'argent de la subvention a
contribué à la création de ce matériel). Certaines fondations
incluent des informations sur la manière dont elles souhaitent
être remerciées dans leur lettre d'attribution et dans l'accord de
subvention, ou sur leur site web.
Invitez la fondation à visiter votre organisation ou votre
projet pendant la période de subvention. Si vous prévoyez
d'organiser des évènements publics, invitez-les à y
participer, même s'il est improbable qu'ils viennent.
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