DcH håndbogen DcH Håndbogen 2019 4 - Page 47

Orientering nr. 12 Hovedbestyrelsen 2018 Mailpolitik i DcH Modtager Gør dig klart, hvem mailen skal sendes til og hvem der eventuelt skal på som modtager af en kopi (cc). Begræns antallet af modtagere så meget som overhovedet muligt: ”Har mailens ind- hold interesse for modtagerne? Indhold Skriv et klart ”emne” i denne linje, som tydeligt fortæller, hvad mailen handler om. Husk at ændre emne, hvis det er en fortløbende korrespondance, der har skiftet emne. Skriv aldrig noget i en mail, som du ikke ønsker at blive konfronteret med senere, måske år senere. Eller hvis mailen printes ud, og efterfølgende udleveres til personer med interesse i at skade/såre dig eller den organisation du repræsenterer. Eller nogle af dig, i mailen, omtalte personer. Brug ikke ”slangudtryk”, da du ikke kan være sikker på, at alle modtagere tolker disse ens. Afsendelse Anmod kun om kvittering for modtaget og/eller læst mail, hvis det virkeligt er nødvendigt for dig at vide, om og hvornår modtageren har modtaget og/eller læst din mail. Sørg for at funkti- onen: ”Anmod altid om kvittering” ikke er aktiveret. Inden afsendelse af mail, brug stavekontrol. Det sikrer mod misforståelser opstået pga. stave- fejl, og giver en mere præsentabel mail. Modtagelse og svar på mail Vis afsenderen den respekt, som han/hun føler, vedkommende har krav på. Hvis du ikke kan svare fuldt ud, så send en besked om, at der kommer et svar senere. Eller ring og sig, at du har modtaget mailen og vil svare senere. Ved besvarelse af mails skal du kontrollere om dit svar har relevans for alle, der står som mod- tagere af mailen, eller om det også her, er muligt at begrænse antallet af modtagere. Der kan f.eks. længere nede i mailen, hvis den har været videresendt flere gange, stå noget der absolut ikke skal sendes videre til dine modtagere af mailen. Når du modtager en mail med en irriterende tone, så undlad at falde for fristelsen til at svare på samme måde. Svar aldrig på en mail, når du er vred eller følelsesladet. Modtager du en mail, hvor du er nævnt i øverste linje som modtager, skal du, og de andre der eventuelt er nævnt, tage stilling til mailen og svare inden for kort tid, hvis du ønsker medindfly- delse. Modtager du en mail, hvor du er nævnt i næste linje ”cc” er mailen ment som en orientering til dig, og der forventes derfor ikke, at du besvarer mailen. Forsøg altid at svare på en mail så hurtigt som muligt. Eventuelt med beskeden: ”Tak for din mail, jeg vender snarest tilbage med et svar”. Svarfrister Internt i DcH bør det tilstræbes, at der svares på mails inden for en uge. Er der ikke svaret inden for en uge, kan afsender antage din accept af mailens indhold. Giv besked til dem du ofte har mailkorrespondance med, hvis du er væk fra din PC i længere tid. Anvend eventuelt autosvar i dit mailprogram, hvis du i en periode ikke kan besvare mails, f.eks. med: ”Tak for din mail, grundet travlhed, kan jeg dog ikke svare de næste 7 dage”. Svar på henvendelser til landsudvalgene og HB skal, minimum som kvittering for modtagelsen, ske inden for en uge. Forretningsgang og forsigtighed Brug ikke mail til at diskutere fortrolige emner. 46 2019.4 Landsforeningen Danmarks civile Hundeførerforening