Business First January 2018 January Business First Magazine pref

GDPR I m pl e m e nt ati o n St e p s f or t h e G D P R I n o ur l a st t hr e e arti cl e s, w e s et o ut h o w a b u si n e s s o u g ht t o a p pr o a c h it s pr e p ar ati o n f or t h e i n c o mi n g G e n er al D at a Pr ot e cti o n R e g ul ati o n (t h e “ G D P R ”) ((i) d at a a u dit; (ii) g a p a n al y si s; a n d (iii) i m pl e m e nt ati o n – i n c a s e y o u mi s s e d t h e m), a n d w al k e d t hr o u g h t h e fir st t w o st a g e s i n d et ail. R or y C a m p b ell t h e n t o o k a m or e d et ail e d l o o k at t h e diff er e nt o bli g ati o n s i m p o s e d o n a ‘ d at a c o ntr oll er’ a n d a ‘ d at a pr o c e s s or’. I n t hi s, t h e l a st of o ur arti cl e s o n t h e G D P R, K at e y Di x o n, Di r e ct o r at F o r d e C a m p b ell L L C l o o k s at t h e fi n al, i m pl e m e nt ati o n st a g e a n d s h ar e s s o m e of t h e q u e sti o n s s h e h a s e n c o u nt er e d fr o m w or ki n g t hr o u g h t h e i m pl e m e nt ati o n pr o c e s s wit h h er cli e nt s. C h a n gi n g C ult u r e W h e n w e st a rt e d p u bli s hi n g t hi s s e ri e s of a rti cl e s, m o st b u si n e s s e s w e t al k e d t o s e e m e d w o ef ull y u n p r e p a r e d f o r G D P R a n d h a d n’t y et g r a s p e d t h e i m p o rt a n c e of st a rti n g a p r o c e s s n o w if t h e y w e r e t o b e r e a d y f o r d at a p r ot e cti o n l a w’ s s e c o n d c o mi n g ( M a y 2 0 1 8). T h e G D P R d o e s n ot off e r a li st of w h at i s ri g ht o r w r o n g, b ut a s k s e a c h b u si n e s s t o l o o k d e e p i n si d e it s elf t o r e a c h it s o w n c o n cl u si o n s a b o ut h o w t o c o m pl y a p r o c e s s w hi c h t a k e s ti m e, h o n e st y a n d c o m m u ni c ati o n. It c a m e a s q uit e a s h o c k t o a l ot of o u r cli e nt s t h at a l a w i s c o mi n g i nt o f o r c e w hi c h i s a c hi n gl y a rti c ul at e o n t h e fi n a n ci al p e n alti e s t h at m a y b e i m p o s e d if y o u b r e a c h it, b ut r at h e r m o r e v a g u e o n t h e s p e cifi c s of e x a ctl y h o w t o c o m pl y. O v e r t h e m o nt h s t h at h a v e f oll o w e d, w e h a v e s e e n a di s c e r n a bl e s hift t o w a r d s a w a r e n e s s i n t h e b u si n e s s w o rl d at l e a st a s f a r a s t h e l e g al s a r e c o n c e r n e d. I n c r e a si n gl y, w e h a v e h a d cli e nt s a s ki n g u s t o r e vi e w ‘ d at a a d d e n d u m s’ p r e s e nt e d b y t h ei r c u st o m e r s, st r et c hi n g o v e r (i n o n e c a s e) fi v e p a g e s, wit h 1 7 s e p a r at e p r o vi si o n s, i n cl u di n g e xt e n si v e ri g ht s of a u dit of b u si n e s s p r a cti c e s, o n e r o u s n otifi c ati o n o bli g ati o n s f o r s u s p e ct e d d at a b r e a c h e s a n d f e r o ci o u s i n d e m niti e s f o r l o s s e s r e s ulti n g f r o m m att e r s w ell o ut si d e t h e s c o p e of t h e s e r vi c e s a g r e e d. T h e k e y q u e sti o n f r o m o u r cli e nt s i s h o w d o w e p u s h b a c k wit h o ut o u r c u st o m e r s w al ki n g a w a y ? A n d t h e a n s w e r m a k e s u r e y o u k n o w w h at y o u r o bli g ati o n s a r e, t h e n y o u c a n s e p a r at e t h e st at ut o r y r e q ui r e m e nt s f r o m t h e p u r el y c o m m e r ci al d e ci si o n s. Ho w To Keep Up T h e o nl y w a y y o u’ r e g oi n g t o d o t hi s, i s t o st a rt at st a g e o n e wit h y o u r d at a a u dit. Sit d o w n wit h a p e n a n d p a p e r a n d st a rt li sti n g t h e g r o u p s of p e o pl e (t h e “ d at a s u bj e ct s”) a b o ut w h o m y o u h ol d “ p e r s o n al d at a” ( d at a b y w hi c h a n i n di vi d u al c a n b e i d e ntifi e d). 16 w w w. b u si n e s sfir st o nli n e. c o. u k T hi s m a y s e e m a d a u nti n g t a s k, b ut f o r m o st of o u r cli e nt s, e v e n m o r e d at a h e a v y b u si n e s s e s s u c h a s m a r k eti n g a g e n ci e s o r H R o ut s o u r ci n g c o m p a ni e s t h e y r a r el y e x c e e d a r o u n d fi v e c at e g o ri e s: 1. t h ei r o w n e m pl o y e e s; 2. cli e nt c o nt a ct s a n d cli e nt st aff; 3. p ot e nti al cli e nt c o nt a ct s; 4. cli e nt s’ c u st o m e r s; 5. s u p pli e r / p r of e s si o n al c o nt a ct s. P ut a fi nit e n u m b e r o n it a n d it b e c o m e s m o r e m a n a g e a bl e a n d at t h e v e r y l e a st i s a g o o d st a rti n g p oi nt t o a d d t o a s y o u g o t h r o u g h t h e p r o c e s s. I n o r d e r t o w o r k o ut y o u r o bli g ati o n s, y o u’ll n e e d t o d e ci d e w h et h e r, i n r e s p e ct of e a c h g r o u p of d at a s u bj e ct, y o u a r e a “ c o nt r oll e r” ( y o u c h o o s e w h at d at a i s c oll e ct e d a n d h o w it i s u s e d) o r a “ p r o c e s s o r” ( y o u a r e c oll e cti n g o r h a n dli n g t h e d at a o n b e h alf of s o m e o n e el s e u s u all y y o u r cli e nt). W hil e t h e di sti n cti o n m a y s e e m cl e a r, it’ s n ot al w a y s s o o b vi o u s a n d i s w o rt h t a ki n g s o m e ti m e o v e r, p a rti c ul a rl y i n c a s e s w h e r e y o u u s e d at a s et s f o r diff e ri n g p u r p o s e s. I m pl e m e nt ati o n T h e p u r p o s e of t hi s a rti cl e i s t o h el p wit h t h e fi n al st e p i m pl e m e nt ati o n. O n e w a y t o d o t hi s mi g ht b e f o r u s t o s et o ut a li st of t hi n g s w hi c h y o u p r o b a bl y n e e d t o d o. H o w e v e r, si n c e t h e r e i s n o o n e si z efit s all r e s p o n s e t o t hi s, w e t h o u g ht it mi g ht b e m o r e i n st r u cti v e i n st e a d t o s et o ut t h e f o u r m o st c o m m o n q u e ri e s w e h a v e b e e n a s k e d b y o u r cli e nt s all of w hi c h r el at e t o a p r a cti c al i s s u e of i m pl e m e nt ati o n t h at t h e y h a v e b e e n d e ali n g wit h. O u r r e s p o n s e s will h o p ef ull y p r o vi d e a u s ef ul st e e r t o h el p y o u t o d e ci d e if y o u n e e d t o a d d t h e m t o y o u r t o d o li st. 1. D o I n e e d t o u p d at e m y c u st o m e r c o nt r a ct s t o b e l e g all y c o m pli a nt ? If ( e v e n a s m all) p a rt of y o u r s e r vi c e s i n v ol v e s p r o c e s si n g p e r s o n al d at a o n y o u r c u st o m e r’ s b e h alf, y o u will m o st li k el y n e e d t o u p d at e y o u r c u st o m e r c o nt r a ct s. T hi s i s b e c a u s e a c o nt r oll e r will b e i n b r e a c h of t h e G D P R if it u s e s a p r o c e s s o r wit h o ut a w ritt e n c o nt r a ct i n pl a c e g o v e r ni n g t h e m a n a g e m e nt of p e r s o n al d at a b et w e e n t h e p a rti e s. T hi s i s o n e of t h e f e w a r e a s i n w hi c h t h e G D P R i s f ai rl y c at e g o ri c al, d e s c ri bi n g (i n A rti cl e 2 8) e a c h p r o vi si o n t o b e i n cl u d e d ( m o r e d et ails i n R o r y’s a rti cl e of l ast m o nt h) . N o p r o bl e m f o r n e w c u st o m e r s pl e a s e u p d at e o u r st a n d a r d t e r m s b ut w h at a b o ut e xi sti n g c u st o m e r s, d o w e h a v e t o e nt e r i nt o a n e w a g r e e m e nt ? T h e r e a r e diff e r e nt w a y s t o d o t hi s, a n d t h e b e st a p p r o a c h will d e p e n d o n t h e w o r di n g of t h e e xi sti n g a g r e e m e nt. F o r m o st c o nt r a ct s t h e e a si e st t hi n g will b e t o e nt e r i nt o a ‘ D at a M a n a g e m e nt V a ri ati o n A g r e e m e nt’, w hi c h v a ri e s, b y m ut u al c o n s e nt, t h e t e r m s of t h e e xi sti n g c o nt r a ct b ut d o e s n’t aff e ct t h e v ali dit y ( o r t e r m) of t h e o ri gi n al a g r e e m e nt T h e t h o r n i n t h e si d e f o r p r o c e s s o r s i s w h et h e r t a ki n g o n t h e s e a d diti o n al o bli g ati o n s will h a v e a k n o c k o n eff e ct o n c o st s, a n d w h et h e r t h at n e e d s t o b e r e p r e s e nt e d i n t h e p ri c e.

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