AUTOMNE 2015_NO.6 - Page 38

PRATIQUE CLINIQUE [ SUITE ] GÉRER SON TEMPS ET SES PRIORITÉS DANS UN CONTEXTE DE TURBULENCE Une fois la prise de conscience réalisée, il devient alors plus facile d’être ouvert à de nouvelle stratégies de gestion du temps et des priorités! Il existe une multitude d’ouvrages et de stratégies pour aider à mieux s’organiser au quotidien. Une stratégie qui conviendra parfaitement à une collègue pourrait ne pas vous convenir du tout. Il faut donc explorer de nouvelles stratégies, en sortant un peu de sa zone de confort. Essayez, tout en demeurant ouvert à la nouveauté, et vous pourriez être agréablement surpris. Par contre, si la méthode ne fonctionne pas pour vous, pas de panique, on passe à une autre, tout simplement! 1. Distinguer les problèmes des réalités Plus facile à dire qu’à faire, mais il n’en demeure pas moins que pour réussir à retrouver un certain équilibre dans la turbulence, il faut clairement distinguer si vous avez affaire à un problème (sur lequel vous avez un certain contrôle - et qui méritera que vous vous attardiez à la recherche de solutions) ou à une réalité (sur laquelle vous n’avez aucun contrôle - à laquelle vous devriez plutôt chercher à vous adapter). Les gens qui vivent le moins de stress dans la turbulence sont ceux qui réussissent à lâcher-prise face à de nouvelles réalités et qui se concentrent sur les situations sur lesquelles ils ont un certain contrôle. 2. Se réserver du temps pour prioriser et se fixer des objectifs Plutôt tentant de foncer tête baissée lorsqu’on se sent submergé par les dossiers, mais au contraire, rien n’est plus efficace que de prendre un court temps d’arrêt pour revoir ses priorités et se fixer des objectifs SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et définis dans le temps) en y allant à court terme pour commencer et en révisant régulièrement la situation. 3. Cartographier la répartition de son temps et corriger le tir au besoin Le 34e président des États-Unis d'Amérique, Dwight D. Eisenhower, aurait un jour déclaré : «Ce qui est important est rarement urgent, et ce qui est urgent, rarement important». De cette 38 approche serait issue la matrice suivante qui est fort utile pour revoir et déterminer précisément où l’on doit investir son énergie pour obtenir le maximum de résultats. En utilisant cette matrice, l’exercice consiste à répartir la gestion de ses activités quotidiennes, représentatives de son horaire habituel, dans un de ces quatre cadrans et en quantifiant le temps consacré pour chaque tâche où : • Les tâches principales sont celles liées à sa fonction et à ses objectifs professionnels; • Les crises sont celles liées à des urgences ou à des problèmes pressants de clients ou de collaborateurs, nécessitant une attention immédiate; • Les tâches secondaires sont toutes ces tâches qu’on doit accomplir (telles que lire des courriels, écouter ses messages téléphoniques, lire les nouvelles sur un intranet) mais qui ne sont pas directement liées à nos tâches principales, de même que les interruptions, les commandes de dernière minute, ou des tâches connexes, comme réparer le photocopieur (à moins d’être le réparateur!), etc. • Les tâches inutiles ou agréables (mais sans valeur ajoutée), comme par exemple un collègue qui vient discuter de sa fin de semaine pendant 30 minutes à chaque lundi matin, le travail minutieux de l’animation d’une présentation Power Point, Erg-go! REVUE DES ERGOTHÉRAPEUTES DU QUÉBEC AUTOMNE 2015_NO.6 offrir du soutien informatique à une collègue « parce que vous êtes tellement bonne avec Outlook », etc. Bref, toutes ces activités qui vous prennent des minutes précieuses en cours d’une journée sans véritable valeur ajoutée. Une fois l’exercice complété, l’objectif sera évidemment de maximiser le temps consacré aux tâches principales en : • Réduisant au maximum le temps consacré aux tâches inutiles; • Limitant le temps consacré aux tâches secondaires (parfois en déléguant ou en convenant d’une organisation différente du travail avec ses collègues); • Planifiant davantage et en se donnant des échéanciers réalistes pour éviter les crises prévisibles et en se réservant un certain temps hebdomadairement pour traiter les véritables urgences sans se mettre dans l’embarras pour d’autres dossiers. En d’autres mots, c’est se réserver du temps pour les urgences en fonction de ce qui est raisonnable dans votre réalité… Et tant mieux si ce temps n’est pas consacré au traitement de véritables urgences, cela vous laissera plus de temps pour ce qui est important! 4. Se discipliner pour limiter les interruptions Tout n’est pas toujours une urgence! Et ce n’est pas parce qu’un collaborateur a besoin de vous immédiatement que ça doit nécessairement devenir une urgence pour vous. Vous réserver quelques heures par semaine, sans distraction, pour pouvoir faire avancer un de vos projets, ce n’est pas un luxe, c’est bien souvent une nécessité. À cet égard, privilégiez de courtes périodes (20 minutes) de travail productif, entrecoupées de brèves pauses (cinq minutes) plutôt que trois heures continues, sans interruption, où votre capacité d’attention et votre productivité iront assurément en diminuant. 5. Apprendre à dire non Ici, ce n’est pas un encouragement à l’insubordination, mais comp &V