PRATIQUE CLINIQUE [ SUITE ]
GÉRER SON TEMPS ET SES PRIORITÉS DANS UN CONTEXTE DE TURBULENCE
Une fois la prise de conscience réalisée, il devient
alors plus facile d’être ouvert à de nouvelle stratégies de gestion du temps et des priorités! Il existe
une multitude d’ouvrages et de stratégies pour
aider à mieux s’organiser au quotidien. Une stratégie qui conviendra parfaitement à une collègue
pourrait ne pas vous convenir du tout. Il faut donc
explorer de nouvelles stratégies, en sortant un
peu de sa zone de confort. Essayez, tout en
demeurant ouvert à la nouveauté, et vous pourriez être agréablement surpris. Par contre, si la
méthode ne fonctionne pas pour vous, pas de
panique, on passe à une autre, tout simplement!
1. Distinguer les problèmes des réalités
Plus facile à dire qu’à faire, mais il n’en demeure
pas moins que pour réussir à retrouver un certain
équilibre dans la turbulence, il faut clairement
distinguer si vous avez affaire à un problème (sur
lequel vous avez un certain contrôle - et qui méritera que vous vous attardiez à la recherche de
solutions) ou à une réalité (sur laquelle vous
n’avez aucun contrôle - à laquelle vous devriez
plutôt chercher à vous adapter). Les gens qui
vivent le moins de stress dans la turbulence sont
ceux qui réussissent à lâcher-prise face à de nouvelles réalités et qui se concentrent sur les situations sur lesquelles ils ont un certain contrôle.
2. Se réserver du temps pour prioriser et se fixer
des objectifs
Plutôt tentant de foncer tête baissée lorsqu’on se
sent submergé par les dossiers, mais au contraire,
rien n’est plus efficace que de prendre un court
temps d’arrêt pour revoir ses priorités et se fixer
des objectifs SMART (spécifiques, mesurables,
atteignables, réalistes et définis dans le temps) en
y allant à court terme pour commencer et en révisant régulièrement la situation.
3. Cartographier la répartition de son temps et
corriger le tir au besoin
Le 34e président des États-Unis d'Amérique,
Dwight D. Eisenhower, aurait un jour déclaré : «Ce
qui est important est rarement urgent, et ce qui
est urgent, rarement important». De cette
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approche serait issue la matrice suivante qui est
fort utile pour revoir et déterminer précisément
où l’on doit investir son énergie pour obtenir le
maximum de résultats.
En utilisant cette matrice, l’exercice consiste à
répartir la gestion de ses activités quotidiennes,
représentatives de son horaire habituel, dans un
de ces quatre cadrans et en quantifiant le temps
consacré pour chaque tâche où :
• Les tâches principales sont celles liées à sa fonction et à ses objectifs professionnels;
• Les crises sont celles liées à des urgences ou à
des problèmes pressants de clients ou de collaborateurs, nécessitant une attention immédiate;
• Les tâches secondaires sont toutes ces tâches
qu’on doit accomplir (telles que lire des courriels,
écouter ses messages téléphoniques, lire les nouvelles sur un intranet) mais qui ne sont pas directement liées à nos tâches principales, de même
que les interruptions, les commandes de dernière
minute, ou des tâches connexes, comme réparer
le photocopieur (à moins d’être le réparateur!),
etc.
• Les tâches inutiles ou agréables (mais sans
valeur ajoutée), comme par exemple un collègue
qui vient discuter de sa fin de semaine pendant 30
minutes à chaque lundi matin, le travail minutieux
de l’animation d’une présentation Power Point,
Erg-go! REVUE DES ERGOTHÉRAPEUTES DU QUÉBEC
AUTOMNE 2015_NO.6
offrir du soutien informatique à une collègue
« parce que vous êtes tellement bonne avec
Outlook », etc. Bref, toutes ces activités qui vous
prennent des minutes précieuses en cours d’une
journée sans véritable valeur ajoutée.
Une fois l’exercice complété, l’objectif sera
évidemment de maximiser le temps consacré aux
tâches principales en :
• Réduisant au maximum le temps consacré aux
tâches inutiles;
• Limitant le temps consacré aux tâches secondaires (parfois en déléguant ou en convenant
d’une organisation différente du travail avec ses
collègues);
• Planifiant davantage et en se donnant des
échéanciers réalistes pour éviter les crises prévisibles et en se réservant un certain temps hebdomadairement pour traiter les véritables urgences
sans se mettre dans l’embarras pour d’autres dossiers. En d’autres mots, c’est se réserver du temps
pour les urgences en fonction de ce qui est raisonnable dans votre réalité… Et tant mieux si ce
temps n’est pas consacré au traitement de véritables urgences, cela vous laissera plus de temps
pour ce qui est important!
4. Se discipliner pour limiter les interruptions
Tout n’est pas toujours une urgence! Et ce n’est
pas parce qu’un collaborateur a besoin de vous
immédiatement que ça doit nécessairement
devenir une urgence pour vous. Vous réserver
quelques heures par semaine, sans distraction,
pour pouvoir faire avancer un de vos projets, ce
n’est pas un luxe, c’est bien souvent une nécessité.
À cet égard, privilégiez de courtes périodes (20
minutes) de travail productif, entrecoupées de
brèves pauses (cinq minutes) plutôt que trois
heures continues, sans interruption, où votre
capacité d’attention et votre productivité iront
assurément en diminuant.
5. Apprendre à dire non
Ici, ce n’est pas un encouragement à l’insubordination, mais comp &V