Estudiante de Ciencias de la información Documental.
Begonia A. Percastre Rivera
Instrumentos de descripción
Como usuarios de un archivo siempre tenemos la expectativa de encontrar una guía, un inventario o algún elemento de consulta que nos permita ubicarnos con mayor facilidad dentro de la enorme masa documental. Por un lado para precisar en nuestra búsqueda, y por otro para ahorrar tiempo.
Para ello considero necesario antes que nada esclarecer y/o reafirmar cuáles son los elementos de descripción archivística, de los que se echa mano también como archivista para brindar un fácil acceso a los usuarios.
Pero antes de mencionar los instrumentos de descripción archivística, debemos preguntarnos ¿Qué es la descripción? Así, Schellenberg define la descripción archivística como el conjunto de actividades desarrolladas por el archivero con la finalidad de elaborar instrumentos de investigación que faciliten el acceso a los fondos documentales, en cualquiera de sus niveles.
Por su parte Antonia Heredia la define como; la parte de la tarea archivística que engloba las diversas y variadas actividades desplegadas por el archivero para elaborar los instrumentos que facilitan el acceso a los fondos.
Así, vemos que ambos autores coinciden, al decir que la finalidad de la descripción radica en elaborar instrumentos que faciliten el acceso a los fondos documentales. Es por ello que tanto para el archivista, por ser parte esencial de su trabajo y deber, como para el usuario, por verse directamente beneficiado al hacer uso de estos instrumentos, la descripción documental, y más específicamente, los instrumentos de descripción documental cobran especial importancia.
Una vez que tenemos presente lo que la descripción archivística significa, pasaremos a mencionar y explicar brevemente las características de cada uno de los instrumentos de descripción archivística, no sin antes aclarar que la descripción puede realizarse de acuerdo a diversos niveles (fondos, secciones, series, expedientes y unidades documentales).
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Cada uno de estos instrumentos está especializado en un nivel de descripción en algunos casos con un tipo de archivo, así, su relación quedaría de la siguiente manera:
Guías fondo documental archivo histórico
“Las guías son instrumentos que describen una serie, una sección, un fondo de archivo o un archivo en su totalidad, y brindan una visión global del tipo de documentación a la que se hace referencia” (Merizanda Ramírez; 2004: 157).
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