ARCHIVO DE CONTROL ESCOLAR
El archivo de control escolar, está
conformado por todos aquellos registros
finales de calificaciones y grupos abiertos.
La documentación de los alumnos llámese:
ficha de inscripción, fotografías,
identificaciones oficiales, quedan
resguardadas en el área administrativa,
con la finalidad de llevar un control de los
pagos emitidos por los cursos, del cual
requiere de otro tratamiento.
PROCEDIMIENTO PARA RESGUARDO DE
DOCUMENTOS GRUPOS ABIERTOS.
1. En el sistema web de control
escolar, se procede a dar de alta el
curso del idioma, integrantes y
nombre del profesor que impartirá
el mismo.
2. Se imprime la lista oficial de cursos
en tres tantos, la primera, se integra
al expediente del profesor, la
segunda se resguarda en control
escolar con la rúbrica del profesor, y
la tercera hora, se turna al área
administrativa para la elaboración
de tarjetones de pago.
La lista que se archiva en control escolar,
además de tener la evidencia de que el
profesor recibió el expediente del curso,
sirve para tener el control de fechas de
término de cada uno estos, así como
generar reportes mensuales estadísticos por
género y llevar un seguimiento del número
de matrícula.
Estas listas se archivan por orden
cronológico, es decir; están separados por
meses y a su vez por fechas desde el más
antiguo al más reciente.
PROCEDIMIENTO PARA RESGUARDO DE
DOCUMENTOS GRUPOS ABIERTOS.
Para el resguardo de documentos, en el
área de control escolar, se debe contar con
las siguientes características:
El documento (reporte final de
calificaciones), debe ser original, sin
tachaduras, enmendaduras
además de estar libres de
adhesivos, clips y/o grapas.
Deberá estar en el formato
establecido por la Dirección de
Organización y Desarrollo
Administrativo (DODA).
Rubricado por la Subdirección Académica y Administrativa.
Una vez que este documento llega a control escolar, se procede a la captura de calificaciones en el sistema web de control escolar y posteriormente se archiva.
Los reportes de calificaciones se archivan por idiomas y niveles, los cursos a su vez cuentan con un número consecutivo que se les asigna cuando se da de alta el curso, de tal forma que facilita su búsqueda y por lo tanto recuperación de la información.
¿DÓNDE SE ARCHIVAN LOS DOCUMENTOS?
La ubicación física de los documentos, se cuenta con un espacio reservado para su resguardo. Las cajas y los legajos son agrupaciones por niveles y su número consecutivo en forma de paquetes, ubicados en las estanterías para ofrecer mayor protección a los documentos y resistencia a los agentes nocivos.
Antes de introducir un documento en su correspondiente caja, se procede a identificarlo a fin de saber cuál es su ubicación física.
¿POR QUÉ GESTIÓN DOCUMENTAL?
La gestión documental es el conjunto de tecnologías, normas y técnicas que permiten a la empresa administrar su flujo de documentos a lo largo del ciclo de vida de los mismos, ya sea bien mediante técnicas manuales o aplicando tecnologías que permiten alcanzar cotas más altas de rendimiento, funcionalidad y eficiencia
escolar y posteriormente se archiva.
En el caso de control escolar, se está trabajando en tener una cultura de cero papel, de tal suerte que trabajemos a través de la tecnología que además permita acceder rápidamente a cualquier documento.