De nombreuses réunions d’évêques ont eu lieu autour de l’idée d’un Concile panorthodoxe. C’est dans les années 1950 et 1960 que se précise cette idée d’une réunion d’un concile panorthodoxe ; elle fait son chemin vers la réalisation. Entre le 24 septembre et le 1 octobre 1961 se réunit à Rhodes, la 1ère conférence panorthodoxe qui sera suivie dans le même lieu de deux autres conférences (26-29 septembre 1963 et 1-15
novembre 1964). Une quatrième conférence aura lieu à Chambésy (Suisse) du 8 au 15 juin 1968. Du 16 au 28 juillet 1971, se réunit une commission interorthodoxe préparatoire et du 21 au 28 novembre 1976 se réunit à Chambésy la première Conférence préconciliaire qui sera suivie de deux conférences en 1982 et 1986. Des réunion sur des thèmes particuliers se sont déroulé à Chambésy qui est devenu le lieu de préparation d’un concile panorthodoxe : 1977 sur la question de la célébration commune de Pâques, 1995 sur les critères de l’organisation de la diaspora orthodoxe- Il faudra attendre 2009 (7-13 juin pour qu’une conférence panorthodoxe préconcilaire soit réunie à Chambésy. Du 6 au 9 juin 2014 se réunit au Phanar (siège du Patriarcat de Constantinople à Istanbul) une Synaxe (réunion des responsables des églises orthodoxes autocéphales) pour préparer le concile panorthodoxe ; une seconde Synaxe s’est réunie à Chambésy du 22 au 28 janvier 2016 où fut décidé la tenue du 16 au 27 juin du concile panorthodoxe en Crète. Tout au long de ce processus
furent rédigés des textes préparatoires qui seront la base du concile panorthodoxe.
La structure et le fonctionnement du concile panorthodoxe
Les Primats sont membres ex officio du Concile. Pour les autres membres du Concile, il faut avoir été désigné par les hiérarques (Primats) des Eglises orthodoxes6 ; ils accompagnent leur Primat. Dans la délégation d’une Eglise autocéphale, le Primat est accompagné par deux hiérarques du Patriarcat. Le nombre a été défini en 2014 au Sommet des Primats des Eglises autocéphales. Les délégations peuvent être accompagnées de conseillers (au maximum six) et d’assistants (au maximum trois). Les conseillers peuvent participer aux séances plénières sans droit de parole ni de vote et ils assistent aux travaux du Secrétariat du Concile ou aux Commissions conciliaires avec droit à la parole et doivent exercer les tâches qui leur sont assignées. Comme, on peut le constater la participation au concile est définie dans les détails
ayant été fixés dès 2014. Ces aspects étaient des préalables à la convocation du Concile.
La présidence du Concile est exercée par le Patriarche œcuménique.
Les « saints Dyptiques » (ordre de préséance entre les Primats) définissent la place des Primats des autres Eglises Orthodoxes. Les autres participants sont placés dans le même ordre. Le rôle du Président est d’ouvrir et de clore les travaux du concile, de planifier les travaux et de régler les procédures avec les Primats, donner son approbation au programme de la vie liturgique du concile et de diriger les débats ; il coordonne le travail du secrétariat du concile. Le secrétariat du Concile est composé d’un hiérarque de chaque délégation, du secrétaire pour la préparation du saint et grand Concile qui supervise le travail du secrétariat. Ils sont assistés dans leur travail par des conseillers ad hoc. Il doit constituer les dossiers, faire les procès-verbaux des travaux, superviser les travaux de traduction, assurer le bon fonctionnement du système d’interprétation simultanée des débats du Concile dans les langues officielles, être l’infrastructure d’information à l’opinion publique du déroulement des travaux, informer correctement les Observateurs officiels des autres Églises ou confessions chrétiennes, en leur fournissant les dossiers afférents sur les thèmes à l’ordre du jour du Concile.
Les travaux du concile débutent et se concluent par la célébration de la divine Liturgie panorthodoxe, présidée par le Patriarche œcuménique ; Des observateurs des autres Églises et des Confessions chrétiennes, ainsi que ceux d’autres organisations chrétiennes, peuvent assister aux sessions d’ouverture et de clôture du Concile sans droit de parole et de vote.
Les délibérations du Concile seront enregistrées et devront être éditées par les soins d’un Comité Panorthodoxe spécial du Secrétariat du Concile, désigné par une décision des Primats de toutes les Églises orthodoxes autocéphales, afin de produire les procès-verbaux dans les langues officielles qui seront communiqués à toutes les Églises orthodoxes autocéphales. Sur décision du Président, avec l’assentiment des autres Primats des Églises orthodoxes, est créé un Comité composé de quatorze membres parmi les membres du Concile, un de chaque Église orthodoxe autocéphale, accompagnés de conseillers spéciaux, qui informera les médias sur les travaux en cours du Concile, en contactant ceux-ci régulièrement.
Seuls les journalistes accrédités de manière appropriée par le secrétariat pour la préparation du Saint et Grand Concile peuvent assister aux sessions d’ouverture et de clôture du Concile.