state is onakkuraat, onvolledig en word te laat
voorberei, wat veroorsaak dat hierdie state
nie meer relevant is en gebruik kan word vir
besluitneming nie. Vir eienaars wat afhanklik is
van hul kleinsake-ondernemings vir ‘n stabiele
bron van inkomste, is dit nie ‘n geskikte
situasie om in te wees nie.
Dit is ‘n absolute vereiste om akkurate en
opgedateerde finansiële state te hê vir die
bedryf van ‘n suksesvolle besigheid. Ons stel
die volgende wenke voor om u finansiële
verslagdoeningsproses te verbeter:
• Akkurate en volledige inligting: Maak seker
dat u behoorlike rekord hou van alle kostes
wat direk met u besigheid verband hou en
dat u verder ook op ‘n maandelikse basis
hierdie uitgawes monitor. As ‘n uitgawe
aansienlik fluktueer kan dit ‘n rooi vlag
wees wat problematies is. Geen besigheid
kan floreer as inkomstes en uitgawes nie
opgeteken word nie.
• Korrekte stelsels: U moet stelsels in
plek hê wat alle bank-, kontant- en
skuldtransaksies (d.w.s. debiteure en
krediteure) akkuraat beheer en aanteken.
Maak seker dat u stawende dokumentasie
het vir elke transaksie en liasseer hierdie
dokumentasie in presiese volgorde.
• Skei besigheid en persoonlike finansies
: Probeer om u besigheid heeltemal
afsonderlik van u persoonlike lewe te
hou. Om persoonlike uitgawes te dek met
besigheidspaargeld en andersom, kan
rampspoedig wees vir u besigheid en/of u
persoonlike finansiële stabiliteit. Bly binne
besigheids- en persoonlike begrotings.
As ‘n persoonlike transaksie onder u
besigheidsrekords moet wees, maak seker
dat u rekenmeester en/of u boekhouer
maklik tussen die twee kan onderskei ten
einde akkurate verslae te kan verskaf.
• Bou ‘n kontantreserwe op en vermy
onnodige uitgawes : Nie al u finansiële
planne kan opgelos word met lenings.
Banke het baie streng leningsvereistes
vir klein ondernemings, wat dit moeilik
maak om ‘n lening te bekom. Begroot ten
einde kontantreserwes te op te bou en
hou by die begroting wat u opgestel het.
Wees bewus van gebiede waar u geld kan
bespaar. Geen besigheid het luukshede
nodig wat hulle nie kan bekostig nie.
Bestuur die besigheid se kostes deur dit
maandeliks met u begroting te vergelyk
en volg regstellende stappe wanneer die
begroting oorskry word.
• Verantwoordbaarheid: Vir elke lyn op
u finansiële state moet daar slegs een
persoon aanspreeklik wees. U moet
toesien dat daar voldoende kontrole is
om werknemers aanspreeklik te hou,
veral diegene wat verantwoordelik
is vir kontanttransaksies, toegang
het tot bankrekeninge en die nodige
toestemming het om joernale te skryf.
• Sperdatums: Dring daarop aan om u
finansiële verslae teen ‘n sekere datum te
ontvang. Stel ‘n spesifieke sluitingsdatum
vas aan die einde van elke maand en
verseker dat u betyds die nodige inligting
aan u rekenmeester en/of boekhouer
deurgee, sodat hulle die sperdatums kan
nakom. Dring aan op akkurate finansiële
state wat aangebied word op ‘n manier
wat u sal help met besluitneming. Maak
ook seker dat u dit betyds ontvang.
Enigiets minder as dit verminder u
vermoë om effektiewe besluite te neem
en kan u besigheid belemmer.
Uiteindelik kan u rekenmeester en/of
boekhouer slegs finansiële state produseer
volgens die akkuraatheid van die inligting wat
u verskaf. U besigheidsverslae is alleenlik u
verantwoordelikheid. U rekenmeester en/
of boekhouer vul slegs ’n ondersteunende
rol om te help met die voorbereiding van
u finansiële state en om aan u leiding te
verskaf vir die suksesvolle bestuur van u
onderneming.
Kontak u naaste BVSA-tak indien u hulp verlang met die skep van ‘n stelsel
of die verbetering van ‘n huidige stelsel ten einde verslae te ontvang
wat vir u besigheid tot voordeel kan strek.
AgriKultuur |AgriCulture
67